Monitoimittajamalli vai yksi kokonaisratkaisu – miten valitsen hankintaratkaisuni toimittajan?

Hankintaprosessi on monivaiheinen kokonaisuus, mutta sitä uudistettaessa merkitystä on vain yhdellä asialla: vastaavatko tulokset odotuksiasi. Milloin kannattaa valita kokonaisratkaisu (all-in-one) ja milloin apu löytyy monitoimittajamallista eli eri palveluntarjoajien yhdistelmästä (best-in-breed)?

Hankintaprosessin uudistuksessa edessäsi on kaksi vaihtoehtoa: voit keskittyä joko kokonaisuuteen tai prosessin kehittämiseen osa-alueittain. Koska kysymys on liiketoimintakriittisestä asiasta, sinun tulee ensin osata perustella itsellesi, tarvitseeko organisaatiosi kokonaisratkaisun kilpailutuksesta maksamiseen, vai riittääkö keskittyminen esimerkiksi kilpailutuksesta sopimuksenhallintaan tai ostovaiheesta maksamiseen. Ja kannattaako kaikki tarvitsemasi palvelut hankkia yhdeltä vai useammalta toimittajalta. Kuten digitaalisten järjestelmien käyttöönotossa yleensäkin, huolellinen suunnittelu on tärkeää myös hankintaprosessia uudistettaessa.

Yksi kokonaisratkaisu

Kokonaisratkaisut tarjoavat laajan valikoiman ohjelmistoja hankintaprosessin eri vaiheisiin, esimerkiksi kilpailutuksesta sopimukseen ja ostoista maksamiseen. Kokonaisuuksista muodostuu kattava tietovarasto, jota voit hyödyntää liiketoimintatiedon hallintaan (Business Intelligence).

Kolikon kääntöpuolena saattaa olla yksittäisten hankintamoduulien laatu. Pääosa moduuleista toimii todennäköisesti lähes optimaalisella tasolla, mutta jotkut niistä saattavat olla ominaisuuksiltaan tai datankeruumahdollisuuksien kannalta puutteellisia.

Milloin minun kannattaa valita kokonaisratkaisu?

Mikäli organisaatiosi on digitaalisen siirtymävaiheensa alkutaipaleella, kokonaisratkaisu voi säästää kallista aikaa, koska pääset nykyaikaistamaan koko hankintaprosessin kerralla. Kokonaisratkaisu sopii myös keskitetyille organisaatioille, joiden toimintaympäristö ei ole kovin altis muutoksille. Organisaatio pystyy keskittymään hankintatoimen prosessien kehittämiseen ja osaamisen syventämiseen pitkällä aikavälillä, kun markkinoiden murros ei pakota jatkuviin toimittajavaihdoksiin.

Muutostarpeen edessä toimittajan vaihto on puolestaan joustavampaa kuin monitoimittajamallissa. Kokonaisratkaisun etuna on myös yhdenmukaiset toimittajasopimukset ja selkeämpi toimittajayhteistyö. On kuitenkin syytä ottaa huomioon, että yhden toimittajan kanssa saattaa joutua toimittajaloukkuun. Se tarkoittaa sitä, että on yhden toimittajan armoilla, mikä saattaa johtaa esim. hinnoittelussa toimittajan valta-asemaan.

Monitoimittajamallin yksittäiset hankintamoduulit

Monitoimittajamalli eli multisourcing on yleistynyt viime vuosina. Yksi tärkeimmistä syistä toimintojen ulkoistamisessa useille toimittajille on se, että näin saadaan aina paras mahdollinen toimittaja kullekin osa-alueelle (ns. best-in-breed sourcing).

Paras mahdollinen yksittäismoduuli on sellainen, joka tarjoaa tuottavimman ratkaisun hankintaprosessin tiettyyn vaiheeseen ja tarjoaa usein yksityiskohtaista ja monipuolista dataa.

Haasteita voi kuitenkin syntyä integroitaessa erillisistä sovelluksista tietoa muihin järjestelmiin – data ei välttämättä ole yhteensopivaa muiden järjestelmien kanssa, jolloin tieto pirstaloituu eri moduuleihin, eikä yhteneväistä tietoa saada hyödynnettyä hankintatoimen johtamisessa ja kehittämisessä. Haasteena on myös useiden toimittajien kanssa toimiessa yhteisten toimintamallien puute ja monen toimittajan hallinnointi.

Etuna monitoimittajamallissa on kuitenkin se, että voit valita sellaisen palveluntarjoajan, jolla on juuri kyseiseen toimintoon kehitettyjä laadukkaita, toimialakohtaisia ratkaisuja. Voit myös löytää kustannustehokkaamman vaihtoehdon valitsemalla pienempiä tai keskisuuria toimittajia.

Milloin minun kannattaa hyödyntää yksittäismoduuleja?

Yksittäismoduulit sopivat organisaatioille, jotka ovat jo ehtineet digitaalisessa muutoksessaan pidemmälle. Näissä organisaatioissa on luotu perusta jokaiselle hankintaprosessin vaiheelle sekä osataan hyödyntää kehittyneempiä työkaluja ja syvällisempää tietoa kilpailuetujen saavuttamiseksi. Lisäksi hajautetuissa organisaatioissa, jotka sijaitsevat useissa eri aikavyöhykkeissä ja paikoissa, voi olla helpompaa vastata markkinoiden, kumppaneiden ja toimittajien tarpeisiin yksittäisten moduulien avulla. Tällöin kokonaisratkaisusta voi olla jopa haittaa, sillä hankintaprosessi pakotetaan mukautumaan valittuun alustaan sen sijaan, että tehtäisiin eniten lisäarvoa tuottava yksittäinen uudistus.

Johtopäätös

Hankintaratkaisuja valitessa hyvä nyrkkisääntö on pyrkiä minimoimaan järjestelmien määrä häiritsemättä toimintojen tehokkuutta. Näin ollen sinun tulee punnita kunkin ratkaisun tarjoamat edut ottaen huomioon järjestelmän yhteensopivuuden olemassa olevan hankintadatasi kanssa. On myös syytä varmistaa, että yrityksen toimintapolitiikkaa noudatetaan. Arvioi huolellisesti myös kokonaisratkaisusta seuraavat tulokset.

Joissain tapauksissa sinulle voidaan tarjota ohjelmistopakettia, joka koostuu useista toisistaan riippumattomien kehittäjien rakentamista osista, jotka sitten myydään samalla tuotemerkillä. Suosittelemme valitsemaan sellaisen palveluntarjoajan, joka on kehittänyt omat yhtenäiset ratkaisunsa yhteistyössä asiakkaidensa kanssa, ja joka ymmärtää asiakkaan liiketoiminnan.

Ja lopuksi – varmista, että tulet saamaan tarvitsemasi tuen niin suunnittelussa, käyttöönotossa kuin koulutuksessa. Näin säästyt monelta murheelta.

Etkö tiedä mistä aloittaa? Tilaa nyt meiltä maksuton prosessikartoitus, jossa selvitetään yksinkertaisesti ja askel askeleelta sähköisten välineiden käyttöönotto juuri teidän organisaatiossanne!

Tutustu myös usein kysyttyihin kysymyksiin hankintojen digitalisointiin liittyen.