Poikkeustilanne on hankintatoimelle mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

Sekä julkisella että yksityisellä sektorilla työskennellyt hankintapäällikkö Petra Pantsar näyttää esimerkkiä siitä, kuinka hankintatiimi toimii tehokkaasti ja vastuullisesti myös poikkeustilanteessa. Lue Petran vinkit ja inspiroidu!

Poikkeustilanne on hankintatoimelle mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

1. Kuinka poikkeustilanne on vaikuttanut arkeesi, ja miltä muutos on tuntunut?

Hankintayksikkömme on siirtynyt muiden virastojemme tapaan etätöihin. Olen kiitollinen siitä, että asiani ovat tänään hyvin – talossa on elämää, lapset ovat kotona ja auttavat pitämään päivärytmistä huolta. Heillä ei ole ikävä päiväkotiin, vaan he ovat onnellisia saadessaan viettää enemmän aikaa äidin ja isän kanssa. Uskon tilanteen olevan haastavampi monelle yksinelävälle tai niille, joilla ei ole esimerkiksi lemmikkiä rutiineja ylläpitämässä. Toki työpäivääni tulee lasten läsnä ollessa keskeytyksiä, mutta niistäkin on selvitty. Poikkeustilanteesta voi löytää myös paljon hyvää, kuten mahdollisuuden hidastaa elämää ja keskittyä läheisiinsä.

2. Miten poikkeustilanne näkyy työssäsi hankintapäällikkönä?

Esimiehenä tunnen olevani vastuussa myös tiimini jaksamisesta. On valitettava tosiasia, että poikkeustilanne voi jatkua jopa kuukausia. Tähän on pystyttävä valmistautumaan sekä kehitettävä sellaiset työtavat, joilla itse kukin jaksaa tehdä työnsä ja ylläpitää terveyttään. Ihmiset reagoivat uuteen tilanteeseen eri tavoin, ja siksi on tärkeää pitää heihin aktiivisesti yhteyttä sekä panostaa inhimillisen kontaktin lisäämiseen vaikkapa laittamalla kameran päälle ja muistamalla kysyä mitä toiselle kuuluu. Poikkeustilanteissa hyvällä ja inhimillisellä esimiestyöllä on vaikutusta, joka tulee näkymään pitkälle tulevaisuuteen.

Etätyössä ei sinänsä ole minulle mitään uutta – edellisessä työssäni, Konecranesin hankintapäällikkönä, hoidin päivittäin asioita ihmisten kanssa ympäri maailmaa heitä fyysisesti tapaamatta. Järvenpään kaupungilla olen kannustanut ja ohjannut tiimiäni etätöihin jo viime syksystä alkaen, joten sopeuduimme muutokseen ketterästi jo hyväksi todetuin menetelmin.

Onneksi meillä on tässäkin tilanteessa toimivat Cloudian ratkaisut. Hankintojen tekeminen ja siihen liittyvät työt, kuten kartoitukset, tarjouspyynnöt, kilpailutukset, vuoropuhelu ja toimittajasuhteiden hoitaminen, sujuvat meiltä siinä missä ennenkin. Myöskään teknisiä ongelmia tai muita palvelukatkoksia ei ole poikkeustilan aikana esiintynyt.

3. Millaisia haasteita poikkeustilanne aiheuttaa hankintoihinne liittyen?

Haaste on siinä, miten reagoida toimittajavarmuuteen. Sopimusteknisesti korona vastaa force majeurea, eli ylivoimaisen esteen tilannetta, joka estää sovitun velvollisuuden täyttämisen. Näin ollen sekä ostajalla että toimittajalla on oikeus purkaa sopimus. Siitä, miten Suomen kunnat ja kaupungit tulevat reagoimaan tilanteeseen, riippuu monen yrityksen tulevaisuus. Mitä esimerkiksi teemme niissä tilanteissa, joissa on tulkinnanvaraa? Poikkeustilanne on jatkuvaa tasapainoilua realiteettien ja vastuullisuuden välillä. Uskon, että lyhytnäköisen ajattelun sijaan kannattaa pitää mielessään se, että elämä jatkuu myös koronan jälkeen. Hyviä toimittajasuhteita tarvitaan tänään ja huomenna, huomenna jopa enemmän kuin tänään.

Me Järvenpäässä tarkastelemme asioita sopimuskohtaisesti, ja olen alleviivannut sitä, että kysymällä tarjouksia pienhankintoihin paikallisilta yrityksiltä pidämme oman kylän pyörimässä. Kaikki se on kotiinpäin. Toimimme hankintaperiaatteidemme mukaisesti joustavasti ja oikea-aikaisesti. Samalla pyrimme kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti edullisempaan lopputulokseen.

4. Teillä on käytössänne Cloudian ratkaisut sekä kilpailutusten tekemiseen että sopimushallintaan. Mitä etua tästä on tiimillenne juuri nyt?

Kilpailutusten ja sopimushallinnan yhdistelmä tuo hankintatoimen työhön todella paljon sujuvuutta ja tehokkuutta, toki myös poikkeustilanteen jälkeen. Erityisesti etätyön onnistumisen kannalta on tärkeää, että tieto on järjestyksessä, ajan tasalla ja nopeasti tarvitsijoidensa saatavilla. Lisäksi meillä tekemistä helpottaa Cloudian ratkaisujen integraatio asianhallintaan. Itse näen asianhallintajärjestelmän vähän vastaavana kuin mitä tuotannonohjausjärjestelmä voi olla yksityisellä puolella: tuotannonohjausjärjestelmässä tilataan osat, kuitataan tuotantotilaus, lähetetään tuote asiakkaalle ja laskutetaan. Asianhallintajärjestelmässä asia tulee vireille, sitä selvitellään, asiaan liittyen valmistellaan ja tehdään päätös, joka annetaan tiedoksi ja asia suljetaan.

Tutustuin Cloudian ratkaisuihin ensi kertaa aloitettuani työt Järvenpään kaupungilla ja totesin, että niistä löytyvät kaikki ne ominaisuudet, joista yksityisellä sektorilla monesti vain haaveillaan. Ne ovat oikeasti mielettömän hyviä ja monipuolisia työvälineitä, kunhan käyttöönotto on tehty perusteellisesti ja hienoja ominaisuuksia muistetaan myös hyödyntää.

Poikkeustilanne on hankintatoimelle mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

Petra Pantsar luotsaa Järvenpään kaupungin hankintatoimea strategiseen suuntaan

5. Millaisia vinkkejä antaisit muille hankintatoimesta vastaaville tässä tilanteessa?

Nyt on aika keskittyä oman osaamisen ja digitaalisten työkalujen kehittämiseen. Oletteko ottaneet hankintajärjestelmän perusteellisesti käyttöönne? Ovatko kaikki sopimukset, dokumentit ja tiedot syötetty järjestelmään? Entä tiedätkö, mihin järjestelmäsi oikeasti pystyy? Uskon, että monissa organisaatioissa näissä asioissa on vielä paljon tekemistä. Haastan kollegani varaamaan jokaiselta viikolta ainakin kaksi tuntia perusasioiden tarkistamiseen, itsensä kehittämiseen ja uuden oppimiseen. Samoin kannustan hankintatoimen strategiseen kehittämiseen myös julkisella sektorilla. Silloin nousemme tästäkin kriisistä entistä vahvempina.

6. Millaisia mahdollisuuksia näet poikkeustilanteen tarjoavan hankintatoimelle?

Tämä on mahdollisuutemme vahvistaa hankintatoimen strategista roolia. Perinteisesti hankintatoimessa yksityisellä sektorilla on keskitytty säästämiseen ja julkisella puolella budjettien käyttämiseen, vaikka molemmissa tavoitteen tulisi olla toiminnan kehittäminen. Hankintojen tekeminen on paljon enemmän kuin kilpailutusta – jokaisen organisaation kannalta on merkitystä esimerkiksi sillä, miksi, mitä ja mistä hankintaan, kuinka toimitaan sopimuskauden aikana ja sen jälkeen, mitä reklamaatiotilanteista opitaan ja mitä kehitystoimia tehdään. Entä kuinka toimittajasuhteet, laatu ja asiakastyytyväisyys voisivat kehittyä, ellei toimittajahallintaan ole systemaattista prosessia ja keskusteluyhteyksiä toimittajiin ei pidetä aktiivisesti auki?

Strateginen hankinta-ajattelu on tärkeää niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla, sillä molemmissa pätevät samat lainalaisuudet. Organisaatioissa on tiedostettava ennen kaikkea se, mitkä ovat tavoitteet, kuinka ne saavutetaan kokonaisuuden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla ja miten hankintatoimi voi osaltaan asioihin vaikuttaa.

Strategisen hankintatoimen merkitys korostuu paitsi poikkeustilanteissa, myös kuntien talouden kiristyessä. Suunnitelmalliset hankinnat merkitsevät vakaampaa taloutta, joka vaikuttaa lopulta meidän veronmaksajien arkeen. Onneksi strategisen kehittämisen arvostus on kohoamassa myös julkisella sektorilla, mikä näkyy muun muassa aiheeseen liittyvien koulutusten yleistymisessä kunnissa ja kaupungeissa. Samalla asialla on Valtiovarainministeriön ja Suomen kuntaliiton syyskuussa 2019 asettama Vaikuttavat julkiset hankinnat -toimenpideohjelma. Ohjelman ajurina toimiva Hankinta Suomi -foorumi tulee laatimaan koko Suomea koskevan julkisten hankintojen strategian, joka julkaistaan syksyllä 2020.

Toivotan kaikille terveyttä ja hyvää mieltä näiden haastavien aikojen keskelle. Vielä tästä noustaan ja entistä viisaampina!

 

Lue lisää strategisesta hankinnasta ja katso miten Suomen ulkoministeriössä ja Lohjan kaupungilla hyödynnetään Cloudian ratkaisuja!

Tietopankki

Ota yhteyttä





Hyväksyn tietosuojaselosteen ehdot.

Cloudia ja Hansel yhteistyöhön – koskee satoja julkishallinnon organisaatioita ja miljardien hankintoja

Cloudia ja julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hansel kehittävät uudella puitejärjestelyllä julkisten hankintojen digitalisaatiota. Syyskuussa solmitun sopimuksen myötä Cloudia toimii Hanselin puitesopimustoimittajana...

Lue lisää

Seitsemän askelta vastuullisen hankinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi

Mitkä ovat niitä käytännön toimia, joita toteuttamalla voit ottaa vastuullisen hankinnan prosessit käyttöön omassa organisaatiossasi? 1 – Kartoita ja...

Lue lisää

Cloudia listattu Gartnerin vuoden 2020 digitaalisten kilpailutusjärjestelmien oppaaseen

Cloudia on listattu kilpailutusratkaisun toimittajana Gartnerin uusimmassa digitaalisten kilpailutusjärjestelmien markkinaoppaassa. Gartnerin opas auttaa ymmärtämään saatavilla olevia sähköisiä hankintaohjelmia ja...

Lue lisää

Hyvä hankintakokemus johtaa parempiin hankintoihin

Mitä on hankintakokemuksen muotoilu ja miksi hankintakokemusta pitäisi muotoilla? Hankintakokemuksen muotoilun ytimessä on empatia ja kykymme asettua toisen ihmisen...

Lue lisää

Vastuullinen hankinta: mitä tulee tietää vuonna 2020

Vastuullisuus on yksi aikamme tärkeimmistä suuntauksista – ja se näyttää hallitsevan liiketoimintakeskustelua vielä pitkälle tulevaisuuteen. Se on uudentyyppinen kilpailutekijä,...

Lue lisää

Usein kysytyt kysymykset hankintojen digitalisointiin liittyen

Investoiminen sähköiseen hankintajärjestelmään on usean yrityksen asialistalla. Uusien teknologioiden mullistaessa hankintoihin liittyviä prosesseja, on tärkeää, että tunnistamme ne palvelut...

Lue lisää

Miksi Cloudia?

Sopimukset ja hankinnat menestystekijöiksi julkisella sektorilla! Cloudia siirtää sopimus- ja hankintaprosessit digiaikaan. Tiesitkö, että merkittävä osa julkishallinnon sopimus- ja...

Lue lisää

Poikkeustilanne on hankintatoimelle mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

Sekä julkisella että yksityisellä sektorilla työskennellyt hankintapäällikkö Petra Pantsar näyttää esimerkkiä siitä, kuinka hankintatiimi toimii tehokkaasti ja vastuullisesti myös...

Lue lisää

Sähköisistä hankinnoista lisävirtaa energia-alalle

Caruna, Fingrid, Helen, Vantaan Energia, VENI Energia ja KSS Verkko hyödyntävät hankintatoimessaan menestyksekkäästi Cloudian ratkaisuja. Koska niiden hankintaprosessit ovat...

Lue lisää

Miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä?

Kokosimme alle muutaman vinkin, joiden toivomme auttavan sinua työssäsi kilpailutusten, toimittajien ja sopimushallinnan parissa.  7 vinkkiä hankintojen ja sopimushallinnan...

Lue lisää
Ota yhteyttä!