Usein kysytyt kysymykset hankintojen digitalisointiin liittyen

Investoiminen sähköiseen hankintajärjestelmään on usean yrityksen asialistalla. Uusien teknologioiden mullistaessa hankintoihin liittyviä prosesseja, on tärkeää, että tunnistamme ne palvelut ja järjestelmät, joiden avulla hankintatoimi muutetaan yrityksen tukitoimesta liiketoiminnan kannattavuuden kannalta välttämättömäksi tekijäksi.

Hankinnan digitaalisiin palveluihin, niiden käyttöön ja käyttöönottoon liittyy kuitenkin useita askarruttavia kysymyksiä. Keräsimme yhteen ne kysymykset, joihin törmäämme asiakkaidemme kanssa keskustellessamme useimmin. Toivottavasti löydät täältä vastauksen mieltäsi askarruttaviin asioihin, mutta mikäli sinulle jää vielä kysyttävää, voit olla meihin yhteydessä täällä!

  1. Mikä on digitaalinen hankintajärjestelmä?
  2. Mitä digitaalinen kilpailuttaminen tarkoittaa?
  3. Onko digitaaliseen järjestelmään taloudellisesti kannattavaa sijoittaa? Mistä taloudellinen hyöty tulee?
  4. Ovatko hankintajärjestelmät nykyään pilvipalveluina toteutettavia?
  5. Millaiselle yritykselle digitaalinen hankintajärjestelmä soveltuu?
  6. Tietoturvallisuus pilvipalveluissa?
  7. Mitä jos järjestelmä kaatuu?
  8. Integroitavuus jo olemassa oleviin järjestelmiin?
  9. Millaisia rajapintoja hankintajärjestelmistä löytyy?
  10. Miten tiedon ja datan kulku eri järjestelmien välillä luodaan?
  11. Hankaloittaako uusi järjestelmä jo opittuja prosesseja?
  12. Miten GDPR on hankintajärjestelmissä huomioitu?
  13. Miten source to contract-prosessi eroaa purchase to pay-prosessista?
  14. Miten hankintojen digitalisoinnissa päästään alkuun?
  15. Riittävätkö perus IT-taidot järjestelmän käyttämiseen?

1. Mikä on digitaalinen hankintajärjestelmä?

Digitaalinen hankintajärjestelmä on järjestelmä, jonka avulla koko hankintaprosessi hallitaan sähköisesti aina tarjouspyynnön luomisesta lopulliseen hankintapäätöksen tekemiseen. Digitaaliset hankintajärjestelmät on suunniteltu tuottamaan kustannussäästöjä tehostamalla toimitusketjujen toimintaa sekä parantamaan hankintoihin liittyvää tiedonhallintaa ja toimittajasuhteita.

 

2. Mitä digitaalinen kilpailuttaminen tarkoittaa?

Digitaalinen kilpailuttaminen tarkoittaa sitä, että kaikkien hankinta-asiakirjojen tulee olla saatavilla sähköisesti ja että kaikki hankintoihin liittyvä viestintä toteutetaan sähköisessä muodossa.

 

3. Onko digitaaliseen järjestelmään taloudellisesti kannattavaa sijoittaa? Mistä taloudellinen hyöty tulee?

Hankintojen digitalisointiin investoiminen voi tuntua ensin suurelta sijoitukselta, mutta sen mukanaan tuomat hyödyt ovat kiistattomat. Digitaalisesti hoidetut hankintaprosessit tehostavat hankintatoimen työskentelyä ja vähentävät niin prosesseihin liittyviä kustannuksia kuin aikaakin. Automatisoidut toiminnot tarjoavat yritykselle reaaliaikaista tietoa mm. kilpailutusten elinkaaresta, jolloin kilpailutusprosessien hallinta yksinkertaistuu ja nopeutuu.

Hankintojen määrä organisaatioissa on ulkoistamistrendin myötä kasvanut radikaalisti. Täten myös hankintojen kustannukset ovat nousseet – ne voivat olla jopa 70% yrityksen liikevaihdosta! Globaalit markkinat, moniportainen logistiikka ja hajanainen toimittajapohja lisäävät hankintojen vaativuutta. Hankinnan digitalisointiin sijoittaminen on siis tärkeää ei pelkästään hankintaprosessien selkeyttämisen kannalta, mutta myös koko yrityksen toiminnan parantamisen vuoksi. Hyvin toimiva, strateginen hankintatoimi vaikuttaa positiivisesti yrityksen liiketoimintaan, parantaen sen kykyä vastata muuttuviin markkinoihin.

Hankinnan digitalisoinnin välittömät taloudelliset hyödyt ovat kuitenkin suuresti kytköksissä hankintatiimin työn tehokkuuteen sekä siitä aiheutuviin aika- ja kustannussäästöihin – unohtamatta toimittaja- ja sidosryhmäsuhteiden kehittymisestä aiheutuvia säästöjä.

Hankinnan digitalisointiin siis on kannattavaa sijoittaa!

Lue asiakkaidemme säästöistä

 

4. Ovatko hankintajärjestelmät nykyään pilvipalveluina toteutettavia?

Nykyään markkinoilla tarjolla olevat hankintajärjestelmät ovat suurimmaksi osaksi pilvipohjaisia ratkaisuja. Pilvipalveluina toteutetut hankintajärjestelmät ovat sekä helppoja ottaa käyttöön että vaivattomia käyttää – ilman erikoisosaamista, koulutusta tai laite- ja ohjelmistoinvestointeja. Niiden käyttöön tarvitaan vain internet-yhteys. Järjestelmäsi ovat aina ajan tasalla, sillä uusimmat versiot latautuvat automaattisesti pilvestä – veloituksetta. Fyysisiin järjestelmiin verrattuna myös tallennustilaa on runsaasti enemmän.

 

5. Millaiselle yritykselle digitaalinen hankintajärjestelmä soveltuu?

Useimmat digitaaliset hankintajärjestelmät ovat räätälöitävissä yrityksen omien tarpeiden mukaisesti, toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta. Oli kyseessä sitten pieni- tai globaalisti toimiva keski- tai suuryritys, hankintojen digitalisoinnista saatavat hyödyt ovat moninaiset.

 

6. Tietoturvallisuus pilvipalveluissa?

Pilvipalvelun teknisen turvallisuuden kannalta olennaisia asioita ovat käytettävät teknologiat, toimintamallit ja periaatteet. Käyttäjien palveluun syöttämät tiedot varastoidaan datakeskuksiin, joiden sijainti määrää sen, minkä maan lakeja tietojen säilyttämisessä noudatetaan. EU:n yleinen tietosuoja-asetus tiukensi henkilötietoja koskevaa tietosuojaa kaikissa Euroopan unionin jäsenmaissa, joten yritysten on tänä päivänä oltava entistä avoimempia ja tarkempia kolmannen osapuolen tietoja säilyttäessään.

Hankintajärjestelmän palveluntarjoajaa valitessa onkin suositeltavaa tutustua mahdollisiin sertifiointeihin tai kolmannen osapuolen tekemiin auditointeihin, sekä palveluntarjoajan itse toimittamiin dokumentteihin palvelun käytännön toimista ja teknisistä toteutuksista.

Pilvipalveluiden tietoturva-asioista puhuttaessa kannattaa selvittää ainakin seuraavat perusasiat:

  • Kenellä on pääsy järjestelmän tietoihin?
  • Miten käyttäjien rooleja ja käyttöoikeuksia hallitaan?
  • Miten toimitaan silloin, jos arkaluontoista tietoa tuhoutuu tai ulkopuolinen pääsee niihin käsiksi?

Yleisesti ottaen pilvipalveluiden tietoturvaa voidaan pitää hyvänä, sillä se on yksi näiden palveluiden tärkeimmistä ominaisuuksista. Tietoturvatason kehittämiseen ja ylläpitämiseen tehdään runsaasti työtä, eikä sitä voida kehittyvien ohjelmistojen ja muuttuvien teknologioiden vuoksi koskaan jättää makaamaan laakereilleen.

 

7. Mitä jos järjestelmä kaatuu?

Pilvipalveluna toteutetun hankintajärjestelmän tiedostot ovat usein sijoitettu useille virtuaalipalvelimille, jolloin yhden palvelimen kaatuminen ei estä käyttäjää pääsemästä käsiksi omiin tietoihinsa. Samasta syystä tiedot eivät myöskään tuhoudu, mikäli yksi palvelin vaurioituu.

 

8. Integroitavuus jo olemassa oleviin järjestelmiin?

Digitaalisten kilpailutusjärjestelmien integroitavuus yrityksen jo olemassa oleviin tietojärjestelmiin on pitkälti riippuvainen palveluntarjoajasta sekä järjestelmän rajapinta-arkkitehtuurista. Yleisesti ottaen järjestelmiä voidaan kuitenkin suhteellisen yksinkertaisesti integroida mm. asianhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Kilpailutusjärjestelmää hankittaessa onkin syytä keskustella palveluntarjoajan kanssa järjestelmän integroitavuudesta ja siitä, kuinka se tukee yrityksen jo olemassa olevaa IT-infrastruktuuria.

 

9. Millaisia rajapintoja hankintajärjestelmistä löytyy?

Yleisimmät hankintajärjestelmien rajapinnat ovat ERP-järjestelmiin, asianhallintasovelluksiin, varastonhallintajärjestelmiin, projektihallinnan järjestelmiin sekä palveluntarjoajan muihin järjestelmiin. Rajapinta-arkkitehtuurista riippuen palveluntarjoajat voivat kuitenkin luoda uusia rajapintoja tapauskohtaisesti. Uusien rajapintojen luominen ja lisäys vaihtelevat eri palveluntarjoajin välillä kuitenkin runsaasti.

 

10. Miten tiedon ja datan kulku eri järjestelmien välillä luodaan?

Järjestelmien välillä tietoa pyritään ensisijaisesti siirtämään niiden yleisten rajapintojen kautta (Web Service). Web Service:n yli on mahdollista suorittaa rajattu määrä toimintoja ja siirtää tietoja ennaltamääritetyn muotoisilla sanomilla. Mikäli Web Service -rajapintaa ei ole saatavilla voidaan tietoja yleensä siirtää myös siirtotiedostoilla (csv, excel, xml).

 

11. Hankaloittaako uusi järjestelmä jo opittuja prosesseja?

Jotta uusi järjestelmä saataisiin otettua yrityksen sisällä käyttöön mahdollisimman yksinkertaisesti ja tehokkaasti, on syytä ottaa huomioon muutamia seikkoja jo ennen palveluntarjoajan valintaa. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii yritykseltä aina sitoutumista ja uuden opettelua, oli sitten kyseessä minkälainen järjestelmä tahansa.

Järjestelmän käyttötarkoitus, sen tavoitteet ja hyödyt on hyvä ottaa selkeästi esille sisäisesti. Kun järjestelmä sitten jalkautetaan yrityksen sisällä, ovat vastuuhenkilöt jo tietoisia siitä, mitä projekti heiltä vaatii ja miksi se on tärkeää tehdä. Hyvän palveluntarjoajan tunnistaa myös siitä, millaista tukea ja käyttöönottokoulutusta se asiakkailleen tarjoaa! Uusi järjestelmä maksaa itsensä takaisin silloin, kuin sitä osataan hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti yrityksen arjessa.

 

12. Miten GDPR on hankintajärjestelmissä huomioitu?

Kuten hankintajärjestelmän integroitavuus, myös sen tietoturva ja GDPR-asiat ovat täysin riippuvaisia palveluntarjoajasta.

 

13. Miten source to contract-prosessi eroaa purchase to pay-prosessista?

Purchase-to-pay prosessi viittaa niihin liiketoimintaprosesseihin, jotka kattavat tavaroiden ja palveluiden etsimisen, hankinnan, vastaanottamisen, maksamisen sekä niihin liittyvät kirjanpidolliset toiminnot.

Nämä järjestelmät automatisoivat koko ostotapahtumaprosessin, yhdistävät hankinta- ja laskutusoperaatiot toisiinsa ja näin automatisoivat prosessin aina tarpeiden tunnistamisesta, suunnittelusta ja budjetoinnista hankintoihin ja maksuihin.

Source-to-contract prosessilla taas viitataan niihin prosesseihin, joiden avulla hankittuja palveluita ja niiden toimittajia analysoidaan, jotta yhden irrallisen tuotteen tai palvelun sijaan voitaisiin ko. toimittajan kanssa muodostaa pidempiaikainen toimittajasuhde.

Näitä kahta ratkaisua ei kuitenkaan kannata katsoa yksittäisinä prosesseina, sillä niistä saadaan paras mahdollinen hyöty irti silloin, kun molemmat ovat integroidut toisiinsa. Integroitu ratkaisu auttaa organisaatioita mm:

  • Noudattamaan sopimuksiaan paremmin
  • Nopeuttamaan hankintaprosessejaan
  • Tehostamaan hankintaprosessien valvontaa ja läpinäkyvyyttä
  • Säästämään enemmän

 

14. Miten hankintojen digitalisoinnissa päästään alkuun?

Hankintojen digitalisointi on hyvä aloittaa lähtötilanteen kartoituksesta. Mitä järjestelmiä yrityksellänne on jo käytössä, ovatko ne integroitavissa uusiin järjestelmiin sekä millaiset henkilöstö-, aika- ja kustannusresurssit yrityksellänne tällä hetkellä on. Lähtötilanteen kartoittamisen jälkeen voidaan siirtyä palveluntarjoajien etsimiseen, mistä ja millaista apua hankintojen digitalisointiin on tarjolla. Eri palveluntarjoajien kanssa kannattaa keskustella itse palvelun lisäksi myös siitä, miten uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti toteutetaan ja miten yrityksenne olemassa olevat järjestelmät ja resurssit saadaan hyödynnettyä mahdollisimman hyvin.

 

15. Riittävätkö perus IT-taidot järjestelmän käyttämiseen?

Kuten aiemmin jo mainittiin, vaatii uuden järjestelmän käyttöönottaminen aina sitoutumista ja uuden oppimista. Mikäli palveluntarjoaja on kiinnittänyt huomiota järjestelmän käytettävyyteen, pitäisi perus IT-taitojen kuitenkin riittää sen käytön oppimiseen suhteellisen nopeasti. Lisätietoja järjestelmän käytettävyydestä on suositeltavaa kysyä suoraan palveluntarjoajalta.

Testaa yrityksesi tarve sähköiselle hankintajärjestelmälle!

Lisätietoa:

Lue lisää Cloudia Kilpailutuksesta

Cloudian asiakkaiden menestystarinoita

Mietityttääkö hankintaprosessien digitalisointi?

Tietopankki

Ota yhteyttä





Cloudia Suunnittelu

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä pätee myös hankintojen suunnittelussa. Hankintojen kokonaisvaltainen suunnittelu on ehdoton edellytys tehokkaalle hankintatoimelle. Suunnittelu...

Lue lisää

Cloudia Tilaus

Cloudia Tilaus -palvelumme ehdoton etu on sen linkittyminen hankintasopimukseen: Tilaus voidaan tehdä sopimustietoja hyödyntäen, jolloin ostat aina sopimuksen mukaisesti....

Lue lisää

Avoin myyntipäällikön tehtävä

Cloudia Oy on suomalainen johtava hankintaratkaisujen ja sopimuksenhallinnan digitalisoinnin ohjelmisto- ja palveluyritys. Liikevaihtomme on kaksinkertaistunut  viimeisen neljän vuoden aikana ja voimakas kasvumme...

Lue lisää

Interview with Cloudia about e-Procurement

Cloudia’s Sales Director, Ilona Ylinampa got interviewed for Silf Insight,  about the most prevalent concerns we have come across...

Lue lisää

Cloudia Guest blog. Author: Sammeli Sammalkorpi, VP Customers and Co-Founder, Sievo

This is a guest blog by Sammeli Sammalkorpi, Co-founder, Sievo. 6 Most Painful Mistakes in Spend Analysis While procurement leaders...

Lue lisää

Cloudia Kilpailutus & Marketplace

Siirrä hankintasi digiaikaan ja hyödy kasvavasta toimittajaverkostostamme. Hyvin toimiva hankintatoimi parantaa niin yrityksen, kuin koko toimitusketjun kykyä vastata ripeästi...

Lue lisää

Cloudia Sopimus

Automatisoi sopimusprosessit ja tehosta sopimushallintaa. Cloudia Sopimus auttaa nopeuttamaan sopimusprosessejasi ja parantaa niiden laatua. Teet parempia ostopäätöksiä tehokkaammin ja...

Lue lisää

Cloudian palveluiden käytettävyys

Me Cloudialla panostamme palveluidemme käyttäjäkokemukseen. Sinun laillasi myös meidän tulee täyttää ja ylittää asiakkaidemme odotukset – sinun odotuksesi –...

Lue lisää

Wonder what’s on Santa’s wish-list this year?

Imagine the logistical nightmare of having to source an age-appropriate gift for every child in the world then deliver...

Lue lisää

Cloudia valittu Tiedon digitaalisen hankintajärjestelmän toimittajaksi

Kovassa nosteessa oleva kotimainen Cloudia jätti taakseen kansainväliset kilpailijat tiukassa valintaprosessissa. HELSINKI (13.12.2018) – Digitaalisia hankinta- ja sopimuksenhallintaratkaisuja toimittava...

Lue lisää
Ota yhteyttä!