Julkisten hankintojen pullonkauloja ratkomassa

Osallistuin maaliskuussa Hankinta-Suomen toimivien hankintojen teemaryhmän työpajaan. Hyvin järjestetyssä työpajassa yhtenä teemana oli kartoittaa erilaisia julkisten hankintojen pullonkauloja ja etsiä potentiaalisia ratkaisuja näihin. Osallistujia oli niin toimittajien kuin hankintayksiköiden puolelta. Kuten arvata saattaa, pullonkauloja löytyi laidasta laitaan.

Yhtenä keskeisenä teemana esiin nousi niin tarjoajien kuin hankintayksiköiden näkökulmasta se, että tarjouspyyntöjen vaatimusmäärittelyt eivät tunnu vastaavan kilpailutettavan kokonaisuuden kokoa tai ominaisuuksia. Hankintayksiköt laativat usein monimutkaisia vaatimuksia ja sopimusehtoja arvoltaan pieniin kokonaisuuksiin sen toivossa, että kilpailutettava kohde vastaisi tilaajan toiveita. Vaihtoehtoisesti hankintayksikkö ei jaa isoa kokonaisuutta pienempiin osiin, vaan julkaisee megalomaanisen vaatimuspatteriston, joka on vieläpä yleensä räätälöity vain tiettyä markkinoilla saatavilla olevaa kohdetta ajatellen. Kaikki tämä aiheuttaa sen, että aitoa kilpailua ei synny ja kilpailutusvaiheen kustannukset kasvavat niin tarjoajien kuin hankintayksiköiden osalta.  Isossa kuvassa seurauksena on yhteiskunnallisten kustannusten merkittävä kasvu.

Edellä mainitut pullonkaulat eivät varmasti ole kenellekään hankintojen parissa työtään tekeville uusia havaintoja. Ratkaisut näihin ongelmiin eivät kuitenkaan ole yksinkertaisia. Tilaajilla on monessa kohden perustellut syyt tarkkaan vaatimusmäärittelyyn ja siten riskien vähentämiseen. Ymmärrettävästi tällä pyritään siihen, että pitkässä sopimussuhteessa ei jouduttaisi ostamaan palvelua tai tuotetta, joka ei vastaakaan tarvetta.

Ratkaisuja etsittäessä työpajan suosituimmat ehdotukset vaikuttivat olevan parempi vuoropuhelu ennen hankintailmoituksen julkaisua sekä hankintalain sallimien menettelyiden tehokkaampi hyödyntäminen, jolloin vältyttäisiin esimerkiksi turhien soveltamisvaatimusten tiedustelulta jokaisen yksittäisen tarjouspyynnön kohdalla. Jäljempänä mainittuun ratkaisukeinoon täsmälääkkeenä tunnistettiin muun muassa dynaamisten hankintajärjestelmien käytön lisääminen.

Vaikka politiikkojen toivomia miljardisäästöjä tuskin pelkästään edellä mainituin keinoin vielä saavutetaan, tulisi kaikki olemassa olevat keinot ja jo saatavilla oleva tieto hyödyntää tehokkaasti, ennen kuin edetään uusien ja monimutkaisempien ratkaisumallien kehittämiseen.

Järjestelmätoimittajan edustajan silmälasien läpi katsottuna tietojärjestelmien tarjoamien työkalujen tehokkaampi hyödyntäminen ansaitsisi vakiopaikkansa ratkaisupaletissa. Cloudian kautta onkin voitu hyödyntää esimerkiksi DPS:iä jo vuodesta 2017. Uusien DPS:ien perustamisvauhti näyttänee kuitenkin syystä tai toisesta jämähtäneen vuoden 2020 tasoon, n. 80 uuden järjestelmän vuosivauhtiin. Vuoden 2022 palvelun kautta julkaistuista hankintailmoituksista DPS:ien osuus oli alle prosenttiyksikön. Vaikka uusien DPS:ien määrä ei kerro koko totuutta niiden hyödyntämisasteesta, on syytä uskoa, että menettelyä voisi hyödyntää enemmän. Käyttäjiemme on myös esimerkiksi mahdollista jakaa hyväksi todettuja käytäntöjä, kuten kriteeristöjä tai mallipohjia, muille hankintayksiköille suoraan järjestelmän kautta.

Cloudia Kilpailutukseen on lisäksi julkaistu uusia toiminnallisuuksia viime vuosina, kuten markkinavuoropuheluun kannustava kommentointitoiminnallisuus. Toiminnallisuus alentaa kynnystä ottaa markkinavuoropuhelu mukaan tarjouspyynnön suunnitteluvaiheeseen ja tuo käyttäjille strukturoidun mallin järjestää vuoropuhelu tehokkaasti sekä tasapuolisesti. Uuden toiminnallisuuden jalkauttaminen hankintayksiköiden arkeen ottaa luonnollisesti kuitenkin aikansa.

Datan hyödyntämisestä osana hankintatoimen kehittämistä on viime aikoina ollut paljon keskustelua mediassa. Cloudia Analytiikka tarjoaa hankintayksiköille pääsyn kaikkeen käyttäjäorganisaation rakenteiseen dataan – niin kilpailutusvaiheen kuin sopimuskauden aikaiseen tietoon. Tiedon avulla hankintaorganisaatiot voisivat tunnistaa paremmin toimivia käytänteitä ja ongelmakohtia omassa toiminnassaan.

Tärkeintä olisikin siirtyä konkreettisiin tekoihin: hankintayksiköiltä vaaditaan aktiivisuutta niin saatavilla olevan datan kuin myös työkalujen hyödyntämisen suunnittelussa ja käyttöönotossa.

Joose Huopio, Tuoteomistaja