Organisaation osaset eivät tiedä toistensa tarpeista yhtään mitään

Mikäli otsikon haaste tuntuu valitettavan tutulta, niin ei haittaa, sillä et ole yksin näiden asioiden kanssa. Tai tilannehan voi olla se, että olet jo tämän ongelman ratkaissut ja kaikki on hyvin. Odota kuitenkin hetki, sillä tähän on luvattoman yksinkertainen ratkaisu, joka saattaa olla sama kuin sinulla.

Taustoitetaan hieman alkuun. Näyttäisi nimittäin siltä, että varsinkin laajemmissa organisaatioissa tulee vastaan tilanteita, joissa sama tai hyvin vastaava hankinta tehdään useampaan kertaan, vaikka parhaimmillaan kyse olisi voinut olla yhdestä isommasta hankinnasta, jossa yksikkökustannuskin olisi ollut matalampi.

Tätä haastetta on kenties aiemmin pyritty ratkaisemaan siten, että yksiköt osoittavat tarpeensa keskitetylle hankintatoimelle. Nyt haasteeksi muodostuukin ajoitus, sillä samat tai samankaltaiset tarpeet voivat ilmetä eri ajankohtina. Tällöin käy niin, että näitä tarpeita ei voida koordinoida yhteen ja jokaiselle yksikölle tulee tehtyä oma prosessinsa, pahimmillaan siis täysin samasta asiasta.

Ongelman ytimessä on tietämättömyys, ja näinpä ehdotankin ratkaisuksi ensiksi kaikkien hankintatarpeiden keräämistä yhteen paikkaan systemaattisesti. Pyydä siis yksiköitä ilmoittamaan tarpeistaan yhtenäisellä tavalla ja tarpeen ilmetessä kysy proaktiivisesti muista yksiköistä vastaavia tarpeita. Tällöin ensinnäkin kertyy tietoa organisaation tarpeista ja toiseksi tämän kertyneen tiedon pohjalta voidaan tehdä hankintoja, joissa tarpeista muodostetaan kokonaisuuksia kattamaan useamman yksikön tarpeet. Osaltaan tämä auttaa myös ajoitushaasteen kanssa.

Tämän teeman kanssa on parasta lähteä liikkeelle siitä, että heränneen hankintatarpeen ilmoittamiselle luodaan selkeä toimintatapa, jota kaikki organisaatiossa myös haluavat noudattaa. Kokemuksesta tiedän, että uusi toimintatapa saadaan parhaiten juurrutettua organisaatioon, kun siitä tehdään erityisesti tarpeiden ilmoittajaa palveleva seikka. Tarpeen ilmoittamisen pitääkin olla niin helppoa ja selkeää, että sen noudattamista suorastaan janotaan ja parhaimmillaan ilmoille nousee kysymys siitä, miksi me emme aina ole tehneet näin?

Lopulta tässä on toki kyse asiasta, joka on helpommin sanottu kuin tehty. Uskon kuitenkin, että toistojen kautta tästäkin syntyy todennäköisesti tehokkaampi tapa toimia, jolla voidaan välttää yksittäisten tarpeiden täyttämisestä syntyviä turhia toistoja ja saadaan samalla yksikkökustannuksienkin kohdalla säästöä.

Vai mitä mieltä olet oman organisaatiosi kohdalla?

 

Roni Kiuru
Myyntipäällikkö
Cloudia Oy

Organisaation osaset eivät tiedä toistensa tarpeista yhtään mitään

Lue myös miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä tai tutustu älykkääseen hankintojen suunnitteluun.

Tietopankki

Ota yhteyttä





    Hyväksyn tietosuojaselosteen ehdot.

    Avoin työpaikka – Junior Sales Manager

    Tule mukaan kansainvälistyvään, innovatiiviseen ja nuorekkaaseen joukkoomme osaksi myyntitiimiämme! Olemme vahvassa kasvussa oleva suomalainen yritys, joka tarjoaa moderneja, pilvipohjaisia...

    Lue lisää

    Organisaation osaset eivät tiedä toistensa tarpeista yhtään mitään

    Mikäli otsikon haaste tuntuu valitettavan tutulta, niin ei haittaa, sillä et ole yksin näiden asioiden kanssa. Tai tilannehan voi...

    Lue lisää

    Ylläpidä toimittajasuhteita sopimusriitojen aikana

    Reklamaation ei välttämättä tarvitse tarkoittaa huonontuneita toimittajasuhteita. Nopeuta korvausaikataulua ja ylläpidä suhteita sopimusriitojen aikana sähköisen sopimushallintaratkaisun avulla. Sopimuksen vastaisesta...

    Lue lisää

    Cloudia ja Hansel yhteistyöhön – koskee satoja julkishallinnon organisaatioita ja miljardien hankintoja

    Cloudia ja julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hansel kehittävät uudella puitejärjestelyllä julkisten hankintojen digitalisaatiota. Syyskuussa solmitun sopimuksen myötä Cloudia toimii Hanselin puitesopimustoimittajana...

    Lue lisää

    Seitsemän askelta vastuullisen hankinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi

    Mitkä ovat niitä käytännön toimia, joita toteuttamalla voit ottaa vastuullisen hankinnan prosessit käyttöön omassa organisaatiossasi? 1 – Kartoita ja...

    Lue lisää

    Cloudia listattu Gartnerin vuoden 2020 digitaalisten kilpailutusjärjestelmien oppaaseen

    Cloudia on listattu kilpailutusratkaisun toimittajana Gartnerin uusimmassa digitaalisten kilpailutusjärjestelmien markkinaoppaassa. Gartnerin opas auttaa ymmärtämään saatavilla olevia sähköisiä hankintaohjelmia ja...

    Lue lisää

    Hyvä hankintakokemus johtaa parempiin hankintoihin

    Mitä on hankintakokemuksen muotoilu ja miksi hankintakokemusta pitäisi muotoilla? Hankintakokemuksen muotoilun ytimessä on empatia ja kykymme asettua toisen ihmisen...

    Lue lisää

    Vastuullinen hankinta: mitä tulee tietää vuonna 2020

    Vastuullisuus on yksi aikamme tärkeimmistä suuntauksista – ja se näyttää hallitsevan liiketoimintakeskustelua vielä pitkälle tulevaisuuteen. Se on uudentyyppinen kilpailutekijä,...

    Lue lisää

    Usein kysytyt kysymykset hankintojen digitalisointiin liittyen

    Investoiminen sähköiseen hankintajärjestelmään on usean yrityksen asialistalla. Uusien teknologioiden mullistaessa hankintoihin liittyviä prosesseja, on tärkeää, että tunnistamme ne palvelut...

    Lue lisää

    Miksi Cloudia?

    Sopimukset ja hankinnat menestystekijöiksi julkisella sektorilla! Cloudia siirtää sopimus- ja hankintaprosessit digiaikaan. Tiesitkö, että merkittävä osa julkishallinnon sopimus- ja...

    Lue lisää
    Ota yhteyttä!