Organisaation osaset eivät tiedä toistensa tarpeista yhtään mitään

Mikäli otsikon haaste tuntuu valitettavan tutulta, niin ei haittaa, sillä et ole yksin näiden asioiden kanssa. Tai tilannehan voi olla se, että olet jo tämän ongelman ratkaissut ja kaikki on hyvin. Odota kuitenkin hetki, sillä tähän on luvattoman yksinkertainen ratkaisu, joka saattaa olla sama kuin sinulla.

Taustoitetaan hieman alkuun. Näyttäisi nimittäin siltä, että varsinkin laajemmissa organisaatioissa tulee vastaan tilanteita, joissa sama tai hyvin vastaava hankinta tehdään useampaan kertaan, vaikka parhaimmillaan kyse olisi voinut olla yhdestä isommasta hankinnasta, jossa yksikkökustannuskin olisi ollut matalampi.

Tätä haastetta on kenties aiemmin pyritty ratkaisemaan siten, että yksiköt osoittavat tarpeensa keskitetylle hankintatoimelle. Nyt haasteeksi muodostuukin ajoitus, sillä samat tai samankaltaiset tarpeet voivat ilmetä eri ajankohtina. Tällöin käy niin, että näitä tarpeita ei voida koordinoida yhteen ja jokaiselle yksikölle tulee tehtyä oma prosessinsa, pahimmillaan siis täysin samasta asiasta.

Ongelman ytimessä on tietämättömyys, ja näinpä ehdotankin ratkaisuksi ensiksi kaikkien hankintatarpeiden keräämistä yhteen paikkaan systemaattisesti. Pyydä siis yksiköitä ilmoittamaan tarpeistaan yhtenäisellä tavalla ja tarpeen ilmetessä kysy proaktiivisesti muista yksiköistä vastaavia tarpeita. Tällöin ensinnäkin kertyy tietoa organisaation tarpeista ja toiseksi tämän kertyneen tiedon pohjalta voidaan tehdä hankintoja, joissa tarpeista muodostetaan kokonaisuuksia kattamaan useamman yksikön tarpeet. Osaltaan tämä auttaa myös ajoitushaasteen kanssa.

Tämän teeman kanssa on parasta lähteä liikkeelle siitä, että heränneen hankintatarpeen ilmoittamiselle luodaan selkeä toimintatapa, jota kaikki organisaatiossa myös haluavat noudattaa. Kokemuksesta tiedän, että uusi toimintatapa saadaan parhaiten juurrutettua organisaatioon, kun siitä tehdään erityisesti tarpeiden ilmoittajaa palveleva seikka. Tarpeen ilmoittamisen pitääkin olla niin helppoa ja selkeää, että sen noudattamista suorastaan janotaan ja parhaimmillaan ilmoille nousee kysymys siitä, miksi me emme aina ole tehneet näin?

Lopulta tässä on toki kyse asiasta, joka on helpommin sanottu kuin tehty. Uskon kuitenkin, että toistojen kautta tästäkin syntyy todennäköisesti tehokkaampi tapa toimia, jolla voidaan välttää yksittäisten tarpeiden täyttämisestä syntyviä turhia toistoja ja saadaan samalla yksikkökustannuksienkin kohdalla säästöä.

Vai mitä mieltä olet oman organisaatiosi kohdalla?

Roni Kiuru
Myyntipäällikkö
Cloudia Oy

Lue myös miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä tai tutustu älykkääseen hankintojen suunnitteluun.