Ostajan roolissa

Jokainen julkisen sektorin hankintojen parissa työskentelevä on myös melko todennäköisesti tottunut ratkomaan haasteita. On osattava määritellä mitä tarvitaan ja minne, tarkistaa vaatimusten täyttyminen toimittajan kanssa, sekä varmistaa, että yhteistyö noudattaa annettuja säädöksiä. Keskeisimpien sääntöjen tunteminen jouduttaa hankintaprosessien etenemistä. Tässä artikkelissa käsittelemme muutamia yleisiä ohjeistuksia hankintoja koskien.

EU-direktiivit sitovat julkisten hankintojen prosesseja Euroopan talousalueella. Ohjeiden alueellisissa täsmennyksissä voi olla vaihtelua, mutta pääpiirteittäin EU:ssa hankitaan tavaroita ja palveluita samoja ohjeita noudattaen. Tämä tukee tavaroiden vapaata liikkuvuutta ja kilpailua Euroopan alueella. Toimittajien näkökulmasta, yhteiset pelisäännöt madaltavat kynnystä tehdä tarjouksia myös kotimaan ulkopuolelle.

Hankintasäädökset sinällään ovat laaja kokonaisuus, mutta tällä kertaa keskitymme kolmeen eri osa-alueeseen:

• Avoin ja tuloksellinen kilpailutus
• Tasa-arvo ja syrjimättömyys
• Kestävyys ja hankintapäätöksillä vaikuttaminen

Avoin ja tuloksellinen kilpailutus

Julkisilla hankinnoilla on merkittävä yhteiskunnallinen painoarvo, sillä ne koskevat suoraan verovarojen käyttöä. Ostajana julkinen sektori on puolestaan yksi monen yrityksen tärkeimmistä asiakkaista.

On ymmärrettävää, että kerran hyvää palvelua saanut asiakas tekisi mielellään kaupat saman yrityksen kanssa toistamiseen. Tällöin jäisi kuitenkin selvittämättä minkälaisia muita toimijoita alalla on. Vaikka asiakas olisi nykyiseen toimittajaan tyytyväinen, saattaa toinen yritys toimittaa tuotetta yhtä täsmällisesti ja vielä edullisempaan hintaan.

Läpinäkyvyys onkin yksi keskeisimmistä kilpailutustekijöistä. Tarjouskilpailun laaja näkyvyys auttaa mahdollisimman montaa toimittajaa osallistumaan kilpailutukseen, mikä yleensä parantaa hankinnan hintaa ja laatua. Hankintailmoituksen laatimisessa on omat sääntönsä, joita noudattamalla varmistetaan, ettei kilpailutusta esimerkiksi pilkota pienempiin osiin ja näin kierretä sen ilmoittamisvelvollisuutta.

Tehokas kilpailutus vaikuttaa paitsi hankintayksikön omaan ajankäyttöön, mutta myös siihen, kuinka paljon tarjouspyyntöön vastaaminen vie yrityksen aikaa. Etenkin pienhankinnoissa tiivis ja olennaisiin seikkoihin perustuva lista toimittajiin kohdistuvista vaatimuksista ja asiakirjoista auttaa tavoittamaan enemmän toimittajia – verrattuna laajiin selvityspyyntöihin, jotka eivät välttämättä liity itse hankintaan.

Tasa-arvo ja syrjimättömyys

Artikkelin alussa käsittelimme tavaroiden ja palveluiden vapaata liikkuvuutta EU:n alueella. Sisämarkkinoiden toimivuuteen tarvitaan säädösten lisäksi toimittajien tasa-arvoista kohtelua ja syrjimättömyyttä.

Ennestään tutulle yhteistyökumppanille ei voi antaa etulyöntiasemaa esimerkiksi paikallisuuteen vedoten. Myös ulkomaalaisten yritysten tarjoukset tulee käsitellä samanarvoisina kuin kotimaisten toimittajien.

Hankintailmoituksessa toimittajan maantieteelliseen sijantiin voi asettaa rajoituksia vain, mikäli se suoraan vaikuttaa sopimuksen täyttämiseen. Toimittajalla ei myöskään tarvitse olla toimipistettä hankintayksikön toimialueella. Hankinnan sopimusaikaiseen toteutukseen on toki mahdollista liittää vaatimuksia, jolloin kukin toimittaja itse varmistaa mahdollisuutensa toteuttaa ne ennen kilpailutukseen osallistumista.

Tarjousten puolueeton käsittely on osa tasa-arvoista hankintaprosessia. Kaikkia kilpailutukseen osallistuneita toimittajia tulee tiedottaa kilpailutuksen etenemisestä samanaikaisesti. Myös kysymysten ja vastausten dokumentit tulee olla kaikkien löydettävissä.

Kestävyys ja hankintapäätöksillä vaikuttaminen

Aiemmat, läpinäkyvyyteen ja toimittajien tasapuoliseen kohteluun vaikuttavat tekijät ovat hankintalaissa yleisesti säädeltyjä.

Kestävyyteen ja hankintojen ympäristövaikutuksiin liittyvät vaatimukset tai pisteytykset vaihtelevat eri toimialojen mukaan.

Sääntelykehys on suunniteltu mahdollistamaan tiettyjen ympäristöön ja kestävyyteen liittyvien yhteisten vaatimusten asettamista. EU-direktiivit ja niiden paikalliset ohjeistukset kannustavat ostajia asettamaan hankinnoille kestävyysvaatimuksia.

Ympäristö- ja kestävyystekijät ovat kaksi eri asiaa, vaikka liittyvätkin tiiviisti toisiinsa. Hankinnan ympäristövaikutuksissa viitataan konkreettiseen ympäristöön, ilmaan, vesistöihin, maaperään sekä muuhun luontoon. Kestävyydellä tarkoitetaan kaikkea sitä, millä on pitkäaikainen vaikutus sosiaalisiin ja taloudellisiin tapoihin toimia, kattaen kaiken sosiaalisista vaikutuksista ympäristöön.

Voimme erottaa toimittajaan liittyvät vaatimukset ja ostettavaan, eli sopimusperusteisiin liittyvät vaatimukset.

Toimittajaan liittyvät vaatimukset koskevat yleensä laatua, mutta ne voi määritellä myös sopimusehtoina, riippuen siitä kuinka kehittyneestä alasta on kyse. Tietyt toimialat kehittyvät voimakkaasti, tekevät paljon investointeja ja panostavat ympäristötekijöihin, kun taas toisilla aloilla on joustavampi aikaikkuna parannuksia varten.

Ympäristövaikutuksia korostavissa hankintaprosesseissa toimittajilta edellytetään esimerkiksi tiettyjä sertifikaatteja – kuten ISO 14001, joka tunnetaan ympäristöasioiden hallintaa käsittelevän kansainvälisen sarjan päästandardina. Sertifikaatti on yksiselitteinen tapa osoittaa ympäristötekijöiden huomiointi yrityksessä, mutta myös toimittajan vaihtoehtoiset ilmoitukset on otettava huomioon, mikäli niistä käy ilmi samojen vaatimusehtojen täyttyminen. Sertifikaattien sijaan kilpailutuksessa voi esimerkiksi edellyttää, että toimittaja pyrkii vähentämään fossiilisia päästöjä tiettyyn vuoteen mennessä, niin kauan kun hankintasopimus on voimassa.

Rakennusprojekteissa ympäristö- ja kestävyysasiat voivat olla huomioituna rakennusprosessissa itsessään tai rakennuksen eliniässä. Esimerkkejä tästä voivat olla energiankulutuksen vähentäminen rakentamisen aikana, rakennuksen energiatehokkuus, uusiutuvien energialähteiden käyttö tai rakennusmateriaalien uusiokäyttö purkuvaiheessa.

Yhteenveto

Tehokkaat ja läpinäkyvät hankintaprosessit varmistavat, että veronmaksajien varat käytetään järkevästi. Mahdollisimman monen toimittajan tavoittaminen auttaa parantamaan hankinnan laatua sekä hintalappua. Myös vaatimusten ja vaadittavien dokumenttien tarkastaminen kannattaa, jotta kilpailutus ei sisältäisi hankintakohteen kannalta tarpeettomia vaatimuksia.

Tasapuolisuus ja syrjimättömyys ovat keskeisiä periaatteita hankintakentällä. Toimittajien tasa-arvoinen kohtelu varmistaa, että kaikilla on saatavilla sama tieto tarjouksen suunnittelua varten. Toimittajan sijainnilla ei tulisi myöskään olla merkitystä, ellei se konkreettisesti vaikuta hankinnan toteuttamiseen.

Kestävyyden ja hankinnan ympäristövaikutusten painoarvo kasvaa yhä merkittävämmäksi. Toimialan mahdollisuuksien ja kehitystilanteen tunteminen auttaa hankintayksikköä asettamaan toimittajille sellaiset vaatimukset, joita alalla toimivien on ylipäätään mahdollista toteuttaa.

Yleisesti ottaen hankintayksiköillä on keskeinen rooli julkisen sektorin toimivuudessa ja onnistuneiden hankintojen suunnittelussa. Huomioimalla eri toimialojen lainalaisuudet sekä hankintapäätösten vaikutusmahdollisuudet esimerkiksi kestävässä kehityksessä, voi ostaja edistää paitsi hankintayksikkönsä, mutta myös koko yhteiskunnan tavoitteita.