Kuka, mitä, milloin ja mistä osti?

Tämän päivän organisaatioissa voisi kuvitella, että pelkästään lojaalius ja luottamus ajaa koko organisaation tekemään viisaita ostopäätöksiä työnantajan nimissä. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkansa juuri koskaan, jos ostamista ei johdeta ja ohjata oikealla tavalla.

Ostaminen julkishallinnon organisaatioissa, joissa on satoja tai tuhansia ihmisiä, voi olla hyvin hajanaista. Tuntemalla henkilökohtaisesti vain pienen osan organisaatiosta, on mahdotonta johtaa ostamista tehokkaasti ilman siihen tarkoitettuja oikeita työkaluja.

Me Cloudialla olemme ratkaisseet jo toistakymmentä vuotta hankintojen kilpailuttamiseen liittyviä haasteita ja samalla kehittäneet ratkaisuja organisaatioiden koko sopimusmassan hallinnointiin. Nämä isot ydinratkaisut meidän portfoliostamme ovat avanneet väylän tarjontamme laajentamiseksi myös organisaatioiden muihin tarpeisiin hankintojen ja sopimusten ympärillä.

Muutama vuosi sitten saimme muutamalta kuntasektorin asiakkaaltamme haasteen tarttua tilaus- ja ostotoimintojen hallinnoimisen mahdottomuuteen. Innokkaiden asiakkaiden johdolla tartuimme härkää sarvista ja aloimme yhdessä miettimään, mikä on tämän päivän kunnassa ostamisen isoin ongelma. Pöydällä vilisi ajatuksia suorasta linkityksestä taloushallintoon, tietoon pohjautuvasta ostamisesta, ohiostamisen hillitsemistä ja niin edelleen. Oleellisin asia oli kuitenkin yksi, yhteinen ja helppokäyttöinen työkalu pienehköjä tilauksia varten, jolloin nekin tulevat hyvin dokumentoitua eivätkä ole vain yhden henkilön takana.

Jos tiedetään kuka osti, mitä osti, milloin osti ja mistä osti, niin voidaan edes puhua ostamisen johtamisesta ja hallinnoinnista. Ilman näitä tietoja ostamisen johtaminen on vain luottamista ja organisaation toimintamallista haaveilua.

Tähän ongelmaan rakensimme pienille ja keskisuurille kunnille ratkaisuksi yksinkertaisen ja kustannustehokkaan työkalun tilausten toteuttamiseksi. Kilpailutuksia ja sopimushallintaa tukeva työkalu ei vaadi erillistä käyttäjäkoulutusta, vaan ainoastaan ohjeistuksen, että jatkossa kaikki kenties aiemmin sähköpostilla ja puhelimitse tehdyt ostot toteutetaan sen kautta.

Näin kuntaorganisaatio saa tarvittavat tiedot talteen jokaisesta ostotapahtumasta ja tilaustieto tallentuu yhteen paikkaan. Ostamisen kirjausketjusta tulee aukoton ja vastuussa olevan henkilön on helppo palata tehtyihin ostotapahtumiin milloin tahansa. Tilaukset voidaan toteuttaa kilpailutuksen pohjalta tai olemassa olevaan sopimukseen pohjautuen.

Yksinkertainen ratkaisu on meidän ja asiakkaidemme mielestä ostamisen hallinnoinnin parantamisessa paras ensiaskel, sillä helposti omaksuttava työkalu on nopea käyttöönottaa ja henkilökunta omaksuu uuden toimintatavan kivuttomasti, kun se ei vaadi laajaa perehdytystä käytön aloittamiseksi.

Kuka, mitä, milloin ja mistä osti?

Petja Vuojärvi
Aftersales & Area Manager, Cloudia Oy

 

Lue myös miten kuntien digitalisaatio etenee vauhdilla ja kuinka päästä kohti sujuvampia tilausprosesseja.

Ota yhteyttä