- Artikkelit
Tietohallintojohtajat digitalisaation ohjaksissa
Yritysmaailman digitalisaatio etenee hurjaa vauhtia, ja yhä useammin sitä johtavat tietohallintojohtajat. Gartnerin vuonna 2019 toteuttamassa tutkimuksessa todettiin, että tietohallintojohtajien käsissä on nykyisin noin 40 prosenttia digitalisaatioon varatuista budjeteista, ja kaksi kolmasosaa tutkimuksessa mukana olleista noin tuhannesta tietohallintojohtajasta pitää digitalisaatiota keskeisenä osana strategiaansa.
Hackett Groupin tutkimuksen (2019) mukaan näyttää siltä, että erityisesti hankintoihin suunnitellun teknologian käyttö yleistyisi merkittävästi parissa vuodessa. Sähköistä hankintaa käyttäisi tuolloin jo 96 prosenttia kaikista organisaatioista (joko laajasti eri toiminnoissa tai ainakin tietyissä prosesseissa), mikä vaikuttaakin todennäköiseltä. Silti edistyksen yleisimpiä esteitä ovat määrärahojen ja tarvittavan tietoteknisen osaamisen puute. Mitä siis oikeastaan vaaditaan, jotta tietohallintojohtajat voisivat onnistua digitalisaation läpiviemisessä?
Digitalisaation räjähdysmäisen kasvun ansiosta erilaisia vaihtoehtoja, järjestelmiä ja teknologisia ratkaisuja on tarjolla enemmän kuin koskaan ennen, eikä tämän päivän ratkaisuilla välttämättä saavuteta menestystä enää huomenna. Monet hankintaorganisaatiot ovat myös havahtuneet huomaamaan, että perinteiset toimintatavat eivät enää vastaa markkinoiden tarpeisiin. Miten tietohallintojohtajat onnistuvat valitsemaan oikean järjestelmän ja toimittajan?
Sähköisen hankinnan ohjelmistopalveluja tuottavan Cloudian tuotanto- ja teknologiajohtajalla, Lasse Riekkisellä, on hyödyllisiä näkemyksiä hankintajärjestelmää etsiville organisaatiolle ja järjestelmiä kehittäville tiimeille tietohallintojohtajan näkökulmasta.
Toimialalla tarvitaan uteliaisuutta
Hackett Groupin tutkimuksen mukaan seuraamalla tiiviisti alan muuttuvia tarpeita voidaan varmistaa, että valittu digitalisaatiostrategia vastaa myös tulevaisuuden tarpeisiin.
Lasse Riekkinen on samaa mieltä ja korostaa: ”Tämän päivän IT-osaajien on ymmärrettävä, miten arvoketju muodostuu. He eivät voi keskittyä hoitamaan vain omaa lestiään, vaan heidän on oltava uteliaita ja hyvin perillä siitä, mitä ketjussa tapahtuu ennen heidän omaa osuuttaan ja heti sen jälkeen.” Esimerkiksi hankintajärjestelmiä kehitettäessä tulee perehtyä siihen, mitä juuri niillä toimittajamarkkinoilla on meneillään, joille ratkaisu on suunnattu. Samoin on tärkeää olla perillä hinnoittelusta, kilpailutilanteesta ja siitä, mitkä tuotteet ja palvelut myyvät juuri nyt.
”Enää ei riitä, että erottuu joukosta yhden teknologian ansiosta tai loistaa vain tietyllä kehitysalueella. Otetaan esimerkiksi IT-osaaja, joka on huipputaitava backend-kehittäjä ja jonka ratkaisut ovat aina nopeimpia ja tyylikkäimpiä. Mikäli hän ei kuitenkaan pysty visualisoimaan mielessään käyttöliittymää, ei hän myöskään pysty suunnittelemaan sellaista. Niinpä häneltä puuttuu kyky ymmärtää, millainen käyttäjän kokemus tuotteesta on.
”Tämän päivän IT-osaajien on ymmärrettävä, miten arvoketju muodostuu. He eivät voi keskittyä hoitamaan vain omaa lestiään, vaan heidän on oltava uteliaita ja hyvin perillä siitä, mitä ketjussa tapahtuu ennen heidän omaa osuuttaan ja heti sen jälkeen.”
Sähköisen hankinnan ratkaisuja etsimässä
Digitaalista hankintaratkaisua valittaessa Riekkinen neuvoo keskittymään ensin siihen, miten ei pitäisi toimia.
”Älä osta sitä kaikkein fiksuinta ja näppärimmän oloista ohjelmistoa vain yhtä tarkoitusta varten”, kehottaa Riekkinen. ”Panosta sen sijaan tuotteisiin, jotka sopivat yhteen jo käytössä olevan kokonaisuuden kanssa. Lopputuloksena on saumattomasti toimiva, yhtenäinen alusta.”
Huonoin vaihtoehto on hankkia jokainen moduuli tietyn liiketoiminta-alueen tiettyä yksittäistä tarvetta varten, jolloin sitä ei voi hyödyntää organisaation muissa palveluissa. ”Silloin tulee hankkineeksi elinkelvottomia palveluita, joista ei ole hyötyä muuten kuin siinä ainoassa tehtävässä, johon ne on alun perin suunniteltu.”
Riekkisen mukaan hyvä esimerkki tästä on sopimusten hallinnoinnista vastaava tiimi, joka hankkii työtään helpottaakseen erillisen sopimushallintaratkaisun. Kun järjestelmä on otettu käyttöön, tiimi on tyytyväinen. Suurin osa tehtävistä on nyt automatisoitu, joten jokapäiväinen työ sujuu kätevämmin. Mutta entä muu organisaatio? Huipputason sopimushallintajärjestelmä on seurannan kannalta ongelmallinen, jos tiedot sopimusten puitteissa tehdyistä kaupoista eivät esimerkiksi siirry suoraan laskutusjärjestelmään. Tällöin siitä, miten sopimukset itse asiassa tuottavat, ei ole saatavilla tietoja.
”Yksittäisen järjestelmän sisältämään informaatioon ei voi yhdistää uutta, ja järjestelmä toimii ainoastaan omalla kapealla sektorillaan”, Riekkinen selittää. ”Ja kun yksi tiimi riemuitsee uudesta leikkikalustaan, muut kärsivät.”
Mistä tunnistaa oikean kumppanin ja oikeat teknologiat?
Ostajien hämmennystä lisää se, että vanhoja ideoita kaupitellaan röyhkeästi uusilla nimillä. Hätiköinnin sijaan kannattaa kurkistaa pintaa syvemmälle ja olla valmis kokeilemaan lennossa eri vaihtoehtoja. Mitä pikemmin kokeilu onnistuu tai epäonnistuu, sitä nopeammin saat selville, onko kyse keisarin uusista vaatteista vai jostakin aidosti hyödyllisestä.
”Olennaista on saada nopeasti soveltuvuusselvitys. Itse en ostaisi yritykseltä, joka ei tarjoa mahdollisuutta tähän”, Riekkinen neuvoo.
Kaikille Cloudian asiakkaille tarjotaan DevOps-menetelmän mukaiset, turvalliset ja ketterästi toimivat kehitys- ja tuotantopalvelut, joihin kuuluvat pitkälle automatisoitu ohjelmistokehitys, testaus ja ylläpito.
”Olennaista on saada nopeasti soveltuvuusselvitys. Itse en ostaisi yritykseltä, joka ei tarjoa mahdollisuutta tähän”
Kuka toimii ostajana?
”Nykypäivän organisaatioissa lopputulos riippuu itse palvelun lisäksi siitä, kuka sen hankkii.” Lasse Riekkinen on huomannut, että edes yritysten teknologiajohtajat eivät useinkaan piittaa tiedonkulun sujuvuudesta, vaan keskittyvät mieluummin etsimään vain tiettyyn tarpeeseen vastaavaa teknologiaa.
Tietohallintojohtajan tehtävä on analysoida tietyn hankintaratkaisun soveltuvuutta ja toimivuutta kokonaisuuden kannalta. Päätöksellä on usein koko organisaatiota koskeva strateginen merkitys ja suora vaikutus yrityksen menestymiseen.
Digitaalisia järjestelmiä hankittaessa yhteistyötä organisaation eri sidosryhmien välillä ei voi korostaa liikaa.
”Kyse on tiimityöstä ja ihmisten inspiroimisesta toimimaan yhteisten tavoitteiden eteen, olivatpa he yrityksen edustajia tai ulkopuolisia”, korostaa Riekkinen. ”Hankintapuolella ennen kaikkea yhteistyökyky ja kuvailemani kokonaisnäkemys ovat tulevaisuuden tietohallintojohtajan tie menestykseen.”
Yhteistyö kilpailuetuna
Cloudian organisaatiorakenteeseen ei kuulu perinteistä teknistä tiimiä, vaan kuten Riekkinen asian muotoilee: ”Olemme ryhmä eri teknologioihin erikoistuneita eri osa-alueiden osaajia, mutta kenenkään tehtävät eivät rajoitu tiukasti vain omaan erikoisosaamiseen ja teknologiaan.”
Cloudian ohjelmistoratkaisujen on lähtökohtaisesti toimittava koko organisaatiossa, joten myös eri suunnittelijatiimien on osattava tehdä yhteistyötä.
”Meidän pitää osata asettua asiakkaan asemaan, toimia yhteistyössä keskenämme ja pystyttävä ratkaisemaan asiakkaidemme jokapäiväisiä haasteita ohjelmiston avulla.”
”Jos ohjelmistoratkaisujen on lähtökohtaisesti toimittava koko organisaatiossa, on myös eri suunnittelijatiimien osattava tehdä yhteistyötä.”
Oppimista oman asiantuntijuuden tuolla puolen
DevOpsin avulla Lasse Riekkinen pääsee kokoamaan monialaisia projektitiimejä eri osastoilta. ”Enää ei voi olla niin, että ohjelmistokehittäjät työskentelevät omassa umpiossaan. Hyviä ratkaisuja syntyy vain, kun niiden takana on innostuneita, yhteiset tavoitteet jakavia ihmisiä eri osaamisalueilta”, Riekkinen vakuuttaa.
Hänen mielestään tämän päivän IT-osaajan tärkein ominaisuus on kyky omaksua uutta oman erikoisalansa ulkopuolelta. Jos tiimin jäsen ei osaa tai halua nähdä kokonaiskuvaa kehitettävän ohjelmiston taustalla, hän pönkittää siiloutunutta suhtautumista informaatioteknologiaan ja tulee myös rajoittaneeksi tietohallintojohtajan käytettävissä olevia resursseja.
”Digitalisaatio on saavuttanut kriittisen pisteensä”, Riekkinen vahvistaa, ”ja olen mielissäni siitä, että tietohallintojohtajat tiimeineen ovat ottaneet ohjat käsiinsä. Yrityksen IT-osasto ei enää tarkoita viittä nörttiä puuhailemassa kellarissa laitteiston parissa. IT-osaajat ovat nyt samassa kerroksessa yritysjohdon kanssa, ja heidän tehtävänään on kehittää ja ylläpitää uusia digitaalisia alustoja, jotka mullistavat käsityksemme yrityksen kilpailukyvystä.”
Lasse Riekkinen
Tuotanto- ja kehitysjohtaja
Cloudia Oy
Tutustu myös:
