Sähköinen sopimushallinta parantaa sopimustiedon löydettävyyttä ja saatavuutta

Sähköisen sopimushallinnan ansiosta sopimusten elinkaaren hallinta helpottuu, sillä sähköiset sopimukset ovat helposti löydettävissä ja saatavissa kaikille, jotka sopimustiedosta hyötyvät.

Tämä artikkeli keskittyy sähköisen sopimushallinnan tuomiin etuihin, jotka liittyvät tiedon löydettävyyteen ja saatavuuteen. Yleistä tietoa sähköisestä sopimushallinnasta löydät artikkelista Sopimushallinta sähköisesti – mitä hyötyä siitä on?

Globaalin pandemian takia yhä useammat organisaatiot ovat siirtyneet lähityöstä etätyöhön tai lähi- ja etätyötä yhdistelevään hybridimalliin. Koska työympäristö on muuttunut entistä digitaalisemmaksi ja paikkaan sitoutumattomaksi, on järkevää, että myös sopimustenhallinta toimii verkossa. Pilvessä toimiva sopimusten hallintajärjestelmä tukee parhaiten muuttuneita työtapoja ja sopimustiedon löydettävyyttä. Tänä päivänä aika- ja paikkariippumaton tapa hallita sopimuksia on organisaatioille entistä tärkeämpää.

Saatavuuteen ja löydettävyyteen liittyvät perinteisen sopimushallinnan ongelmat

Ongelmat perinteisessä sopimustenhallinnassa saatavuuden ja löydettävyyden osalta liittyvät pääosin siihen, miten tietoa säilytetään ja kuinka vaikea tiedon pariin on päästä.

Sopimustietoa saatetaan säilyttää useissa eri paikoissa, eri muotoihin tallennettuna: paperisopimuksia kassakaapeissa tai varastoissa, sähköisiä dokumentteja henkilöstön sähköposteissa, omalla työasemalla tai verkkolevyllä.

Tiedon etsiminen fyysisistä arkistoista tai staattisilta kovalevyiltä voi olla aikaa vievää ja turhauttavaa. Lisäksi pääsyoikeuksien hallinnointi on hankalaa. Eri paikkoihin ja eri järjestelmien välille hajautettu sopimustieto johtaa pahimmillaan sopimusrikkomuksiin. Jos työntekijöiden on vaikea päästä käsiksi sopimuksiin, on myös aikataulujen, sopimusehtojen ja -velvoitteiden seuraaminen haastavaa. Tällöin sopimushallinta ei tue parhaalla mahdollisella tavalla liiketoiminnan kehittymistä ja sopimusriskien hallinta voi olla haasteellista.

Sopimustieto aina saatavilla

Sähköistä sopimustenhallintaa käytettäessä sopimukset ovat kaikkien asianosaisten saatavissa ja löydettävissä ympäri vuorokauden, vuoden jokaisena päivänä.

Pilvipalveluna toteutettavan sopimusten hallintajärjestelmän ansiosta tiedon etsijän fyysisellä sijainnilla ei ole merkitystä sopimustiedon saatavuuteen. Sopimuksiin pääsee käsiksi tietoturvallisesti niin kotoa, toimistolta kuin työmatkaltakin. Sopimuksia voidaan helposti tarkastella jopa mobiililaitteilla.

Osa sopimustiedosta on luottamuksellista tai salaista, eikä organisaation jokaisella työntekijällä tule olla pääsyä kaikkiin sopimuksiin. Ketterän sähköisen järjestelmän avulla käyttöoikeuksia on mahdollista rajata, jolloin on helppo määritellä, mitä tietoja sopimuksesta kenellekin tulee näkyväksi. Jokaiselle organisaatiossa toimivalle sekä sidosryhmiin kuuluville voidaan määritellä oma näkymänsä sopimustietoon.

Sähköisen sopimushallintajärjestelmän käyttö lisääkin tiedon avoimuutta ja läpinäkyvyyttä: oikeat henkilöt ovat automaattisesti mukana sopimusneuvotteluissa ja hyväksymisprosessissa. Lisäksi sopimustiedon jakaminen helpottuu. Työntekijät, joiden työntekoon sopimustieto vaikuttaa, eivät jää tietopimentoon.

Sopimustiedon etsiminen ja sopimusriskien hallinta on helpompaa

Sähköiseen muotoon tallennetut sopimukset eivät automaattisesti tarkoita, että sopimustiedon etsiminen on helppoa. Eri tiedostokansioihin tallennetut sopimukset tai sellaisten ohjelmien käyttö, joita ei ole suunniteltu sopimustiedon hallintaan eivät tarjoa helppokäyttöisiä työkaluja sopimustiedon etsimiseen.

Helposti löydettävissä oleva sopimustieto edistää myös sopimusriskien hallintaa, sillä sopimuksen toteutumista ja muutoksia on tällöin helpompi seurata. Sopimukseen liittyvä toiminta pystytään myös todentamaan jälkikäteen.

Sähköisen sopimushallintajärjestelmän ansiosta sopimustiedon etsiminen voi olla vaivatonta. Esimerkiksi Cloudian sopimushallintajärjestelmän helppokäyttöisen ja tehokkaan hakutoiminnon ansiosta löydät sopimusten joukosta juuri sen sopimustiedon, mitä tarvitset.

Toinen syy tiedon nopeaan löydettävyyteen on, että järjestelmän valmiiden sopimuspohjien ansiosta sopimuksiin kirjataan aina prosessin mukaisesti riittävät tiedot. Sopimuksen löydettävyyteen vaikuttava tieto ei jää vahingossa tai epähuomioissa kirjaamatta. Tällöin sopimukset ovat aina löydettävissä esimerkiksi vastuuhenkilön, asiakkaan tai sopimustyypin perusteella.

Tehokas sopimustiedon sisältöhaku

Sopimushallintajärjestelmä mahdollistaa koko sopimuskantaa kattavien hakujen tekemisen. Hyvässä järjestelmässä hakutuloksia pystyy myös suodattamaan ja tarvittaessa tarkentamaan.

Esimerkiksi Cloudian palvelussa sopimuskannasta voi etsiä sopimuksia sopimusten sisällön tai metatietojen perusteella. Käytännössä tietoa voi etsiä eri avainsanoja käyttäen ja rajaamalla hakua erilaisin kriteerein.

Sopimukset ovat löydettävissä myös esimerkiksi sopimukseen liittyvien päivämäärien, sopimusnumeron tai sopimuksen solmineiden osapuolten nimien perusteella.

Cloudian palvelussa on käytössä hakutarkkuutta parantavia menetelmiä, kuten jokerimerkit (wildcard character). Jokerimerkkien ansiosta löydät esimerkiksi tietyn sanan kaikki esiintymät riippumatta siitä, missä taivutusmuodossa sana on. Haun pystyy kohdistamaan myös ladattuihin asiakirjoihin ja liitteiden sisältöihin.

Järjestelmän ansiosta löydät nopeasti etsimäsi hakutuloksen osumien joukosta, sillä sinun ei tarvitse avata koko sopimusta nähdäksesi, onko haun vastaavuus etsimäsi. Cloudian edistyneillä työkaluilla voidaan etsiä jopa liitetiedostoihin ja asiakirjoihin lukittuja tietoja.

Lue lisää sopimustiedon nopeasta ja vaivattomasta löytämisestä.

Sopimusten seurattavuus

Hyväkään sopimus ei ole riittävä, jos sopimusehtojen toteutumista ja noudattamista ei pystytä seuraamaan koko sopimuskauden ajan. Sopimustiedon helppo saatavuus ja löydettävyys tarjoaa ratkaisuja sopimusten seurattavuuden mahdollistamiseksi. Tärkeää on, että sopimukseen liittyvillä osapuolilla on esteetön pääsy ajantasaiseen sopimustietoon.

Sopimushallinnan sähköistämisen avulla sopimus sekä siihen liittyvä metatieto ja tiedostot arkistoituvat automaattisesti siten, että koko sopimuksen elinkaari kaikkine vaiheineen jää sopimusjärjestelmään näkyviin. Sopimustietoon on siis tarvittaessa helppo jatkossa palata.

Sähköinen sopimusten hallintajärjestelmä säästää työaikaa

Sähköisen sopimushallinnan järjestelmän ansiosta työntekijöiden aika säästyy ydintyölle sopimustiedon ollessa aina muutaman klikkauksen päässä. Tarvittava sopimustieto löytyy järjestelmästä oman työpisteen ääreltä poistumatta.

Sopimusten toteutumista ja edistymistä käyttäjät pystyvät seuraamaan asettamalla sopimuksille esimerkiksi välitavoitteita. Järjestelmä myös muistuttaa käyttäjiään huomiota vaativista tehtävistä, kuten sopimusten uusimis- tai päättymisajankohdista. Näin käyttäjät pysyvät ajan tasalla kaikista sopimuksista ilman työläitä, manuaalisia ja aikaa vieviä prosesseja.

Monet sopimushallintaan liittyvät toiminnot ovat sähköisen järjestelmän ansiosta pitkälti automatisoidut. Työntekijän aikaa säästyy tiedon etsimisen lisäksi myös sopimusten luomisessa, sopimusten hallinnoinnissa ja tulosten arvioinnissa.

Valitsemalla Cloudian sähköisen sopimushallintajärjestelmän toteuttajaksi, saat sujuvan käyttöönoton lisäksi kokeneen ja osaavan kumppanin, jonka avulla kehittää sopimushallinnan ratkaisuja ja yrityksesi liiketoimintaa.

Lisätietoa sähköisestä sopimushallinnasta ja sen tuomista eduista yrityksellesi löydät lataamalla Sähköisen sopimushallinnan oppaamme.