Sähköinen sopimushallinta toi korvaamattoman avun Säästöpankkiryhmän tietoturvakysymyksiin

80 prosenttia yritysten liiketoiminnasta perustuu sopimuksiin. Sopimusten hallintaan liittyy kuitenkin suuria riskejä, sillä kansainvälisen tutkimuksen mukaan jopa viidennes sopimuksista katoaa. Turvallisuus onkin sähköisen sopimushallinnan keskeisiä etuja.

Tarkkuutta ja turvallisuutta vaativalla pankkialalla toimivan Säästöpankkiryhmän hankinta- ja kumppanuusjohtaja Markus Niemi-Nikkola kertoo, että Cloudian sähköinen sopimusjärjestelmä helpottaa sopimusten hallintaan liittyvää työtä merkittävästi.

”Aiemmin Säästöpankkiryhmässä oli käytössä sopimusten skannaamiseen perustuvat ratkaisut ja verkkolevyt. Vaikka sopimukset laadittiin ja tallennettiin asianmukaisesti, niiden hyödyntäminen oli todella tehotonta”, kertoo Niemi-Nikkola.

”Pankkiliiketoiminnassa tietoturvaa sopimushallinnassa ei voi liiaksi korostaa.”

Niemi-Nikkolan mukaan sähköinen sopimushallinta on tuonut uuden ulottuvuuden työhön. Se on nopeuttanut prosesseja ja poistanut inhimillisiä virheitä, sillä sopimustiedot ovat aina ajan tasalla ja kokonaistilanne on näkyvillä.

”Pankkiliiketoiminnassa tietoturvan merkitystä sopimushallinnassa ei voi liiaksi korostaa”, Niemi-Nikkola lisää.

Tarkkuutta työhön tuo se, että Cloudian sähköinen sopimusjärjestelmä säilöö versiohistorian. Ennen sähköistä sopimuksenhallintaa eri versiot menivät helposti sekaisin.

Sopimukset saatavilla kaikille niitä tarvitseville

Sähköinen sopimushallinta on merkittävässä roolissa erityisesti sopimustiedon saatavuuden paranemisessa. Se vähentää organisaation pullonkauloja, kun jokainen sopimus löytyy yhdestä paikasta ja sopimustieto on kaikkien vastuuhenkilöiden saatavilla, eikä vain tiettyjen henkilöiden sähköpostin tai tietokoneiden takana.

Aiemmassa hakemistopohjaiseen verkkolevyjärjestelmään pohjautuvassa sopimuksenhallinnassa Niemi-Nikkola koki hankalana sen, että käyttöoikeutta ei pystytty rajaamaan siten, että käyttöoikeuden saanut henkilö ei näkisi yrityksen kaikkia sopimuksia. Saatavuutta jouduttiin sen vuoksi rajoittamaan ja sopimusten salaaminen piti tarvittaessa tehdä aikaa vievällä tavalla manuaalisesti.

”Näen merkittävänä hyötynä sen, että nyt sopimukset ovat aina saatavilla ja järjestelmän sisäiset lukuoikeudet eri käyttäjille ovat määriteltävissä”, Niemi-Nikkola toteaa.

Virheet poistuvat ja aikaa vapautuu tuottavampaan työhön

Sopimusten ollessa hallinnassa jää aikaa tuottavampaan työhön. Automaation avulla sopimusvelvoitteiden täyttäminen, sopimusten uusiminen ja sovittujen asioiden seuranta käyvät kätevästi.

”Pystymme helposti arvioimaan ja vertailemaan sopimuksiemme tilaa. Lisäksi pystymme katsomaan, tarvitseeko niitä uusia, muuttaa tai päivittää esimerkiksi sopimusehtojen tai yhteystietojen osalta. Sopimuksiin liittyy paljon rutiininomaisia aktiviteetteja, jotka oli hyvä automatisoida, jotta säästyy aikaa muuhun tekemiseen”, Niemi-Nikkola kertoo.

Sähköinen allekirjoittaminen onnistuu nopeasti mistä vain

Paperisten sopimusten ja asiakirjojen allekirjoittamiseen saattaa kulua päiviä tai jopa viikkoja. Postittamisprosessin aikana paperiset sopimukset voivat myös kadota. Viimeistään pandemian myötä moni yritys sai sysäyksen siirtyä sähköiseen allekirjoitukseen, sillä se onnistuu paikasta riippumatta, nopeasti ja luotettavasti sähköisellä tunnistautumisella.

Tulevaisuuden trendinä monen toimijan väliset sopimukset

Niemi-Nikkolan tiimi siirtyy seuraavaksi tutkimaan Cloudian järjestelmän kilpailuttamissovellusta ja sopimusneuvottelumahdollisuutta sekä odottaa mielenkiinnolla, mitä tulevaisuuden sähköinen sopimushallinta tuo tullessaan.

”Jatkossa monen toimijan väliset sopimukset ovat varmasti yleisempiä. Yritykset alkanevat kumppanoitua useamman osapuolen kesken, mikä toteutuessaan näkyy myös toiminnassa sopimusten ympärillä. Uskon myös, että automaation avulla tullaan louhimaan yhä enemmän yhteistyökumppaneihin liittyvää dataa maailmalta ja onnistutaan nostamaan näistä laadukkaampia herätteitä. Tilaajavastuutiedot ovat hyvä esimerkki automaatiosta jo tänä päivänä.”

Lue lisää tehokkaan sopimuksenhallinnan hyödyistä.

Tämä artikkeli on julkaistu alun perin Talouselämässä 20.11.2021.