Kuinka lisätä luottamusta toimittajien ja ostajien välillä?

Parhaimmillaan ostajan ja toimittajan välillä vallitsee avoin yhteisymmärrys, jonka ansiosta yhteistyö on sujuvaa ja sopimusriskit saadaan minimiin. Cloudian palvelut auttavat toimittajien ja ostajien välisen luottamuksen rakentamisessa.

Toimittajahallinta on olennainen osa sopimushallintaprosessia. Prosessiin sisältyy muun muassa toimittajan arviointia, suorituskyvyn valvontaa sopimuskaudella, toimittajariskien hallintaa sekä toimittajasuhteiden kehittämistä.

Toimittajasuhteiden hallintaan panostamisella ostava organisaatio voi tehdä itsestään houkuttelevamman yhteistyökumppanin. Vahva yhteistyö lisää luottamusta ja toimittajan joustavuutta, mikä voi esimerkiksi suoraan lyhentää toimitusaikoja tai lisätä innovointia organisaatioiden välillä.

Toimittajahallinta ja sopimushallinta yhteistyössä

Sopimushallinnan ja toimittajahallinnan yhteistyöllä toimittajasuhteita voidaan kehittää, ylläpitää ja valvoa. Samalla vähennetään sopimuksiin ja toimittajiin liittyviä riskejä. Mutta mitä yhteistyö tarkoittaa käytännössä?

Cloudian palveluissa toimittajahallinta auttaa muun muassa tarkkailemaan sopimuksia toimittaja- ja kategorialähtöisesti sekä keräämään toimittajilta tilaajavastuutietoja. Toimittajan suorituskykyä voidaan valvoa sopimuskaudella esimerkiksi seuraamalla sopimuksien statuksia, irtisanottuja sopimuksia ja reklamaatioita. Suorituskyvyn valvonta helpottaa myös toimittajien arviointia kategoriakohtaisesti, jolloin voidaan varmistaa, että parhaat kumppanit valitaan myös jatkossa.

Toimittajariskejä puolestaan voidaan hallita muun muassa varmistamalla, että toimittajatieto on aina ajantasalla eikä sijaitse esimerkiksi sähköposteissa tai useissa Excel-taulukoissa. Riskejä voidaan vähentää myös varmistamalla, että käyttäjät voivat tarkastella toimittajien tilaajavastuutietoja tai muita heidän mahdollisesti laatimiaan asiakirjoja.

Toimittajakohtaiset sopimukset ja reklamaatiot näkyvillä

Yksi sopimushallinnan parissa työskentelevien haasteista on saada tarkka ja ajantasainen käsitys siitä, mitä kaikkia sopimuksia toimittajalla on organisaatiossa. Lisäksi voi olla vaikea ilman manuaalista työtä nähdä sopimusten arvoa toimittajakohtaisesti tai vaikkapa reklamaatioiden määrää.

Cloudian palveluiden avulla sopimustoimittajan sopimukset, reklamaatiot sekä sopimusten tilat ja arvot saadaan yhteen näkymään. Ryhmittelyä voidaan tehdä esimerkiksi sopimustoimittajien mukaan, toimialoittain tai tuotteittain, jolloin kaikki liitetyt sopimukset ja keskeiset KPI:t nähdään kätevästi yhdestä paikasta.

Palvelu näyttää kaikki tärkeät tiedot tietyn toimittajan kanssa tehdyistä sopimuksista. Käyttäjä voi esimerkiksi ryhmitellä toimittajat palvelun tai tuotteen mukaan, ja saada sitä kautta näkyvyyden kaikkiin sopimuksiin, jotka on luotu toimittajille Cloudian sopimushallintaratkaisussa.

Hyödyt:

• Yhdessä näkymässä sopimustoimittajan sopimukset, reklamaatiot sekä sopimusten tilat ja arvot.
• Sopimustoimittajan sopimukset saatavilla toimittajakohtaisesti sekä ryhmäkohtaisesti. Ryhmittelyn voi itse määrittää, jolloin saadaan tuotua esille esimerkiksi, miten toimittajat suoriutuvat toimialoittain tai tuotteittain.
• Sopimusdata voidaan viedä kokonaisuudessaan helposti ulos (.xlsx).
• Relevantti data helposti hyödynnettäväksi esim. BI-työkalussa.
• Parempi käsitys siitä, miten toimittajat todellisuudessa suoriutuvat sopimuksilla.

Tilaajavastuutietojen pyytäminen ja hallinnointi

Tilaajavastuudokumenttien kerääminen manuaalisesti vie huomattavan paljon aikaa. Lisäksi niiden hallinnointi on vaikeaa, ellei niitä ole koottu järjestelmällisesti yhteen paikkaan. Cloudian toimittajahallintaratkaisu auttaa tilaajavastuutietojen hallinnoinnissa.

Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -palvelu automatisoi tilaajavastuudokumenttien hankkimisen ja koostaa niistä raportin, joka voidaan integroida Cloudian järjestelmään. Kaikki toimittajat eivät kuitenkaan kuulu kyseisen palvelun piiriin ja siksi Cloudian toimittajahallintajärjestelmässä tilaajavastuutiedot voidaan kerätä niiltä myös toimittajalta, jotka eivät kuulu Luotettava kumppani -raportin piiriin.

Toiminnallisuudella toimittajan sähköpostiin lähetetään pyyntö toimittaa tilaajavastuutietoihin liittyvät dokumentit. Toimittaja toimittaa dokumentit, ja ne tulevat saataville Cloudian toimittajahallintajärjestelmään. Tämän jälkeen tiedot voidaan hyväksyä tai hylätä, ja asettaa dokumenteille tietty määräaika (esimerkiksi voimassa 12kk). Tila-tieto voidaan päivittää suoraan Cloudian sopimushallintaratkaisuun valittavaksi sopimuksille.

Hyödyt:

• Tilaajavastuutietojen pyytäminen helppoa toimittajahallinnan avulla
• Pyynnöstä jää dokumentoitu jälki järjestelmään
• Toimitettuja dokumentteja voidaan arvioida sekä asettaa niille määräaika
• Toimittajan tapahtumia voidaan kommentoida
• Toimittajan tilatieto päivittyy automaattisesti sopimushallintaratkaisuun

Haluatko kuulla lisää sähköisen sopimushallinnan ja toimittajahallinnan yhdistämisen tuomista hyödyistä? Tilaa henkilökohtainen esittely!

Lue myös artikkelimme, jossa kerrotaan mitä tehdä, kun sopimukseen tarvitaan muutoksia.