Paranna sopimusten toteuttamista tehokkaalla muutoksenhallinta­prosessilla

Tehokkaiden muutoksenhallintaprosessien avulla voit parantaa sopimusten toteuttamista, maksimoit sopimusten arvon sekä vähennät muutosprosessiin käytettyä aikaa ja resursseja.

Mitä tehdä, kun sopimukset eivät vastaa arvo- tai laatuvaatimuksia? Usein sopimusehtojen uudelleenneuvottelussa voi kestää, vaikka kyse olisikin vain pienistä muokkauksista. Neuvottelujen venyminen puolestaan voi aiheuttaa rahallisia tappioita tai viivästyksiä toimituksiin. Lisäksi voi olla haastavaa pysyä ajan tasalla muutoksenhallintaprosessiin liittyvissä keskusteluissa, jos niitä käydään esimerkiksi sähköpostin välityksellä. Haastavaa voi olla myös ymmärtää, mitä konkreettisia muutoksia sopimukseen tarvitsee tehdä, varsinkin kun tarvitaan isoja päivityksiä.

Sopimusten muutoksenhallinta

Muutoksenhallinta on prosessi, jossa voimassaolevaan sopimukseen tehdään muutoksia hallitusti. Osapuolet saavat mahdollisuuden neuvotella uudelleen sopimuskohdista, kuten hinnoittelusta, tai voivat tunnistaa muita sopimuksen toteuttamista tai sen arvoa edistäviä parannuksia. Sopimuksen ja sen soveltamisen muutosten toteuttaminen ja hallinnointi on yleinen prosessi, joka voidaan suorittaa useaan otteeseen sopimuksen elinkaaren aikana.

Olivatpa muutokset pieniä tai monimutkaisia, niiden hallinnoinnissa auttaa selkeä kirjanpito, josta ilmenee varsinaiset sopimusmuutokset sekä niihin liittyvät keskustelut. Näin voidaan taata, että muutosperusteet on kirjattu tarkasti ja selvästi, ja että sisäisiltä ja ulkoisilta sidosryhmiltä on olemassa vahvistettu hyväksyntä.

Onnistunut muutoksenhallintaprosessi edellyttää toimivaa keskusteluyhteyttä kaikkien sopimusosapuolten välillä. Aina ei ole helppoa varmistaa, että kaikki osapuolet ymmärtävät selvästi sopimukseen tehtävät muutokset ja niiden soveltamisalan.

Tehokkaan muutosprosessin hyödyt

Hyvin toteutettu sopimusmuutosprosessi voi vähentää kuluja, riskejä ja jopa selkeyttää itse sopimusta. Tämän lisäksi muutokset voivat parantaa sopimuksen aikataulutusta ja velvoitteita molempien osapuolten hyväksi. Tehokkaat muutoksenhallintaprosessit voivat auttaa hyvien suhteiden säilyttämisessä asiakkaisiin tai toimittajiin, sillä niiden avulla tiedot muutoksista saadaan nopeasti, ytimekkäästi ja selkeässä muodossa sitä mukaa, kun muutoksia tehdään. Tästä on hyötyä muutosneuvottelujen kannalta, sillä sopimuksen muokkaaminen vaatii vähemmän aikaa ja vaivaa.

Cloudian sopimushallintaratkaisun avulla muutosprosessin aloittaminen ja hallinnointi on helppoa. Neuvottelut saatetaan päätökseen nopeasti uudelleenneuvotteluprosessia turhaan pitkittämättä ja muutokset tehdään kaikille osapuolille täysin selväksi.

Miksi valita Cloudia Sopimus?

• Saat täydet muokkausmahdollisuudet voimassaoleviin sopimuksiisi
• Saat selkeän yhteenvedon kaikista tehdyistä muutoksista
• Voit muokata sopimuskohtia nopeasti ja tehokkaasti, mukaan lukien yksittäisiä lausekkeita ja liitteitä
• Voit helposti jakaa tietoa muutoksista sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille neuvotteluprosessin nopeuttamiseksi

Haluatko parantaa sopimuksen muutoksenhallintaprosessiasi? Ota meihin yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta tai suoraan osoitteeseen [email protected].

Lue myös miten ylläpidät toimittajasuhteita sopimusriitojen aikana.