Cloudia Kilpailutuksessa toteutettiin noin 60 miljoonan euron hankinta

Espoon kaupunkitekniikan keskuksen tehtävänä on turvata ja järjestää Espoon kaupunkirakenteen kehittyminen ja ylläpito sekä vastata yleisten alueiden kehittämisen ohjelmoinnista, suunnittelusta, rakentamisesta ja ylläpidosta, maanmittaus- ja kartastotoimen sekä geotekniikan palveluista sekä niiden vastuulla olevista lakisääteisistä viranomaistehtävistä.

Espoon kaupunkitekniikan keskus alkoi alkuvuonna 2016 suunnitella toimintojensa puitesopimuskonsulttien kilpailutusta Cloudia Kilpailutuksen avulla. Koko kilpailutusprosessin kokonaisarvo kohoaa neljän vuoden aikana noin 60 miljoonaan euroon. Näin suuren mittaluokan projekti olisi ollut haastavaa toteuttaa ilman konsultointia, joten avuksi pyydettiin PTC Service.

-Kahdeksan tunnin koulutuksen tuloksena syntyi kilpailutuksen runko – miltei 100 sivua pitkä asiakirja, kertoo Espoon kaupunkitekniikan keskuksen sihteeri Katja Vidgren.

134 valittua tarjousta

Tarjouksia kilpailutukseen saatiin yhteensä 170 kappaletta, joista valituksi tuli 43 yritystä ja 134 tarjousta. Ainoastaan yksi tarjous jouduttiin hylkäämään.

Konsultointiavusta huolimatta projektin haastavimmaksi osuudeksi muodostui ESPD-lomakkeen tekeminen, sillä kilpailutusprojektin alkaessa lomaketta ei oltu vielä integroitu Cloudia Kilpailutukseen. Sopimusten allekirjoittamiseen valittujen yritysten kanssa kului myös muutama kuukausi.

-Seuraavaan kilpailutukseen voimme kuitenkin käyttää jo kerran luotuja pohjia eikä ESPD enää vaadi erillisiä lomakkeita.

Digitaalisuus tehostaa prosesseja

Vidgren kertoo, että suuren kilpailutusprojektin hoitaminen Cloudia Kilpailutuksen avulla helpotti huomattavasti muun muassa tarjousten käsittelyä.

-Digitaalisesti tulleita tarjouksia on helppo hallita, eikä kenenkään tarvinnut skannailla ja kopioida tarjouksia. Myös avauspöytäkirja saatiin järjestelmästä todella näppärästi! Prosessin tehostuminen oli jopa noin 15% luokkaa entiseen verrattuna.