Miksi ottaa toimittaja­hallinta­järjestelmä käyttöön?

Miksi ottaa toimittaja­hallinta­järjestelmä käyttöön?

Onko kumppaniverkoston tiedot organisaatiossanne usean asiantuntijan tai ostajan sähköpostissa? Kaipaatko Excel-taulukkoa parempaa ratkaisua kumppanien hallintaan? Sähköinen toimittajahallintajärjestelmä tarjoaa helpon ja ketterän tavan kerätä kumppaneihin ja toimittajiin liittyvät tiedot keskitetysti yhteen paikkaan.

Monet organisaatiot vielä tänäkin päivänä hallinnoivat toimittajiaan pääosin Excelissä. Tietoa jaetaan esimerkiksi SharePointin kautta tai pelkän sähköpostin varassa. Riskiksi muodostuu helposti se, että tiedot eivät ole ajan tasalla ja tietojen ylläpito on pääasiallisesti manuaalista. Käsityönä ylläpidettävät Excel-taulukot ovat työläitä käsitellä, eivätkä palvele enää nykyajan tarpeita.

Tieto voi olla hajautunut ympäri organisaatiota, jolloin kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa kumppanien tilanteesta. Useimmiten tietoa ei ole standardoitu, ja sama tieto voi tarkoittaa eri asiaa organisaation sisällä, koska sitä ei hallinnoida järjestelmällisesti.

”Useissa organisaatioissa toimittajahallinnan suurimpiin haasteisiin kuuluvat datan manuaalinen kerääminen sekä eri järjestelmiin leviävät vanhentuneet ja väärät toimittajatiedot. Jos tietoa vaihdetaan vain puhelimen, sähköpostin ja irtonaisten liitetiedostojen välillä, miten voisikaan olla mahdollista pysyä tilanteen tasalla”, toteaa Cloudia Oy:n tuotehallinnan strategiapäällikkö Jaakko Reinikainen.

Tehosta kumppaniverkoston hallintaa – menestyt myös jatkossa

Toimittajasuhteiden ylläpito ja niiden vaaliminen korostuu entistä enemmän organisaatioissa, jotka haluavat menestyä jatkossakin. Varmat ja toimivat kumppani- ja toimittajasuhteet ovat kestävän organisaation strategisia tukipilareita.

Kun organisaatioissa on paljon toimittajia, niiden joukosta voi olla haastavaa tunnistaa strategiset kumppanit kategorioittain. Luokittelun pohjalta yhteistyötä voidaan tiivistää haluttujen toimittajien kanssa.

”Nyt Covid-19-pandemian aikana näemme esimerkiksi ajantasaiset yhteystiedot, tilaajavastuulain vaatimat tiedot sekä sopimustiedot avainroolissa riskien mitigoinnissa sekä Source-to-Contract -prosessin (S2C-prosessi) ylläpidossa”, Reinikainen kertoo.

Kehitä yhteistyötä – Cloudian toimittajahallintaratkaisu tekee siitä helppoa

Cloudia Toimittajahallinta tarjoaa organisaation käyttöön alustan toimittajasuhteiden hallinnan (SRM) viitekehyksen ylläpitoon sekä keinon hallita kumppaneihin liittyviä tietoja helposti yhdestä tietoturvallisesta paikasta. Tietojen kerääminen, ylläpito ja aktiviteettien hallinta tapahtuvat saman alustan kautta helppokäyttöisillä työkaluilla.

Tietoja voidaan pyytää täytettäväksi tai päivitettäväksi myös suoraan toimittajalta. Helppokäyttöinen kriteeristö ja toimittajien automatisoitu pisteytys helpottaa ja nopeuttaa toimittajan arviointia ja segmentointia kategorioiden sisällä. Näillä toimenpiteillä kumppaniverkoston laatua voidaan parantaa huomattavasti.

Hallitse verkostoasi integraatioiden avulla

Integraatioiden avulla kaikki tieto on aina ajan tasalla ja ylimääräiseltä tiedon syöttämiseltä vältytään. Cloudian palvelussa on esimerkiksi sisäänrakennettu Luotettava Kumppani -raportin tilatarkistus. Palvelu hakee automaattisesti uusimmat tiedot – ja saat raportit kätevästi yhdellä hiiren klikkauksella.

”Palvelussa voit hakea mahdollisen uuden kumppanin tiedot jopa suoraan YTJ:ltä tulleesta tietojärjestelmästä”, jatkaa Reinikainen.

Cloudia Toimittajahallinta on ketterästi integroitavissa organisaation muihin järjestelmiin (esim. ERP-järjestelmään). Näin hyödynnetään kaikki olemassaolevat toimittajatiedot ja siirretään ne näppärästi Cloudian järjestelmän käyttöön. Cloudia Toimittajahallinta toimii itsenäisesti, mutta lisähyötyjä saa mikäli käytössä on esimerkiksi Cloudia Sopimus tai Cloudia Kilpailutus, jolloin ajantasaiset kumppanikannan tiedot ovat myös näiden palveluiden käytössä.

Mikäli päätietokantana toimii esimerkiksi asiakkaan ERP-järjestelmä, voidaan kumppanitiedot päivittää automaattisesti halutuin väliajoin Cloudian palveluihin. Integraatioiden avulla päästään esimerkiksi toimittajatietojen osalta kohti riskittömämpää S2C-prosessia ja tiedot saadaan pidettyä helpommin ajan tasalla ja synkronoitua sidosryhmien välillä.

Cloudia Toimittajahallinnan hyötyjä:

  1. Varmistut kumppanien laadusta ja tietojen oikeellisuudesta
  2. Käytät aina parhaita toimittajia ja kumppaneita
  3. Varmistut verkostossasi toimivien kumppanien suorituskyvystä
  4. Hallitset toimittajariskejä
  5. Kehität toimittajayhteistyötä
  6. Säilytät ja päivität tietoja yhdessä paikassa
  7. Sopeutuu osaksi nykyistä ympäristöäsi
  8. Kaikilla organisaatiossasi on ajantasainen näkymä tietoihin

 

Haluatko tietää lisää miten kehität kumppaniverkostoasi? Lataa esite

Ota yhteyttä

Cloudia Toimittajahallinta

Cloudia Toimittajahallinta on ajan tasalla oleva tietoalusta kaikista toimittajiisi liittyvistä toimista koko hankintaprosessin ajan. Paranna Source to Contract -prosessiasi, neuvottele…