Miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä?

Miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä?

Kokosimme alle muutaman vinkin, joiden toivomme auttavan sinua työssäsi kilpailutusten, toimittajien ja sopimushallinnan parissa. 

7 vinkkiä hankintojen ja sopimushallinnan hoitamiseen etänä

1. Toimeksiantojen keräys sähköisesti helpottaa kilpailutusten suunnittelua

Koronaviruksesta huolimatta useimpien yritysten ja organisaatioiden liiketoiminta ei pysähdy vaan uusia hankinta- ja kilpailutusprojektien toimeksiantoja tulee jatkuvasti. Cloudia Suunnittelun avulla hankintaehdotuksia on mahdollista kerätä hallitusti ja kootusti eri tarkoituksia varten pääkäyttäjän toimesta.

Organisaatiosi asiantuntijat voivat selata ehdotuksia järjestelmästä, ottaa niitä käsittelyyn, luoda suunnitelmia ja aikatauluttaa kilpailutuksia. Myös esimiehet voivat helposti seurata saapuvia ehdotuksia ja tarkastella käynnissä olevia suunnitelmia. Lisäksi esimiehet voivat sisäisen kalenterin avulla seurata työkuormia ja hankinnan pisteitä sekä etenemistä milloin tahansa.

Palvelun ansiosta organisaatiollasi on sähköinen näkymä kaikkiin organisaation hankintoihin ajasta ja paikasta riippumatta. Organisaatiosi voi jopa julkaista tulevat hankinnat hankintakalenteriin ja näin mahdollistaa julkisen näkymän organisaation tuleviin hankintoihin.

2. Sopimuksen luonti sähköisesti nopeuttaa koko sopimusprosessia

Sopimuksen luonti, eri osapuolten ja sidosryhmien kommentointikierrokset sekä valmiin sopimuksen allekirjoitus voidaan hoitaa täysin sähköisesti Cloudia Sopimuksen avulla. Käytännössä koko sopimusprosessi voidaan hoitaa etätyöpisteeltä, jossa ei välttämättä edes ole mahdollisuutta tulostaa tai skannata sopimuspapereita.

Cloudian sopimushallintaratkaisu tukee tällä hetkellä kolmea eri helppokäyttöistä sähköistä allekirjoituspalvelua. Autamme mielellämme organisaatiollesi sopivan palvelun valitsemisessa.

Digitaalisen palvelun avulla sopimustiedot ovat aina välittömästi asianomaisten saatavilla sähköisen sopimusluettelon kautta esimerkiksi ostolaskujen asiatarkistamiseen ja uusien tuotteiden tai palveluiden tilaamiseksi.

3. Sopimuksen voimassaoloaikainen seuranta mahdollistaa automaattiset muistutukset

Sopimuskauden aikaiset tarkistuspisteet hälytyksineen seuraavat sopimuskauden kehittymistä ja tehtäviä, jotka liittyvät sopimuskauden eri vaiheisiin. Automaattisten muistutusten ansiosta et vahingossa unohda tärkeitä päivämääriä kiireen keskellä.

Cloudia Sopimuksen avulla hallinnoit sopimuksiasi koko niiden elinkaaren ajan. Sopimukseen tehtävät muutokset ovat muutoshallinnan avulla seurattavissa järjestelmästä. Kaikkien käyttäjien saatavilla on aina viimeisin tieto sopimuksesta ja esimerkiksi hinnoista, eikä tietoja tarvitse kaivella paperiarkistojen kätköistä.

4. Tilausten sähköinen seuranta vähentää turhaa viestittelyä

Cloudia Sopimuksen avulla tilausten seuranta on helppoa. Voit tehdä sähköisesti tilauksia toimittajille olemassa olevien sopimusten perusteella sopimusluettelon kautta, tilaukset ovat tämän jälkeen sähköisessä seurannassa! Sähköinen seuranta tarkoittaa sitä, että myös muut organisaatiossasi pääsevät helposti käsiksi tilauksiin ja voivat seurata niiden etenemistä. Tämä vähentää turhaa viestittelyä ja ajan voi käyttää hyödyllisemmin.

5. Toimittajakentän hallinta vähentää riskejä

Maailmanlaajuiset kriisit vaikuttavat hankinnan ja sopimushallinnan näkökulmasta ennen kaikkea toimitusketjuun ja toimittajiin. Tehokas toimittajakentän hallinta on erittäin kriittistä, ja vaatii huolellista työtä. Yrityksellä on hyvä olla vaihtoehtoisia toimittajia mahdollisimman laaja-alaisesti. Digitaalisia tarjousportaaleja käyttämällä tarjouspyynnöt saa kätevästi jakeluun laajalle yleisölle. Määrittelemällä kriteerit toimittajille ennakkoon helpotat myös tarjousten läpikäyntiä.

Toimittajasuhteiden ylläpito, toimitusten ennakointi ja niihin varautuminen helpottuvat niin ikään digitaalisen toimittajahallintajärjestelmän avulla. Toimitusketjun riskiin voit vaikuttaa mm. sopimuksilla, joihin asetat ehtoja myös toimittajan alihankkijoita koskien. Vaihtoehtona on myös solmia sopimus esim. logistiikkayrityksen kanssa, joka ottaa toimitusvastuun tai yksittäisen kuljetusyrityksen kanssa, joka voi sopeutua tilanteisiin joustavammin.

Cloudia Toimittajahallinta mahdollistaa keskitetyn toimittajasuhteiden hallinnan ajasta ja paikasta riippumatta.

6. Kun järjestelmät on liitetty toisiinsa, tieto on helposti löydettävissä

Samaa tietoa ei tarvitse syöttää moneen kertaan eri järjestelmiin, kun työkalut on liitetty toisiinsa saumattomasti. Cloudian palveluissa hankinta-asiakirjat ja sopimukset voidaan integroida suoraan esimerkiksi organisaatiosi käytössä olevaan asianhallintajärjestelmään. Sähköiset tiedonsiirrot tarkoittavat sitä, että paperisia asiakirjoja lojuu vähemmän etätyöpisteellä, jossa ei välttämättä ole tulostuksen tai skannauksen mahdollisuutta. Asiakirjoja ei myöskään tarvitse lähteä etsimään toimistolta vaan asianomainen pääsee käsiksi tietoihin välittömästi siitä sähköisestä järjestelmästä missä sen kuuluukin olla. Tietovirheet vähenevät ja työnteko helpottuu ja nopeutuu!

Ole meihin yhteydessä, mikäli integraatiot ovat teille ajankohtaisia! Autamme mielellämme kartoittamaan kipupisteenne ja selvittämään, mistä integraatio kannattaisi aloittaa!

7. Etäpalavereiden avulla asiat etenevät suunnitelmien mukaan

Vaikka tapahtumat ja isomman porukan kokoontumiset ovat lähes kokonaan tällä hetkellä peruuntuneita, voi samalla kokoonpanolla tavata myös etänä. Esimerkiksi Cloudian kanssa kaikki suunnitteluun, järjestelmien esittelyyn ja koulutuksiin liittyvät tapahtumat voidaan tehokkaasti suorittaa etäyhteyksien avulla. Tavoitat meidät puhelimitse numerosta 020 766 1071 ja sähköpostitse myynti@cloudia.fi.

 

Digitaalisten palvelujen perimmäinen tehtävä on lisäarvon tuottaminen niin käyttäjille kuin organisaatioillekin. Lue käyttäjäkokemuksen roolista Cloudian palveluiden kehityksessä tai tutustu miten hankintojen digitalisointi on lisännyt hankintaprosessien läpinäkyvyyttä Lohjalla!

Tietopankki

Ota yhteyttä





Hyväksyn tietosuojaselosteen ehdot.

Usein kysytyt kysymykset hankintojen digitalisointiin liittyen

Investoiminen sähköiseen hankintajärjestelmään on usean yrityksen asialistalla. Uusien teknologioiden mullistaessa hankintoihin liittyviä prosesseja, on tärkeää, että tunnistamme ne palvelut...

Lue lisää

Miksi Cloudia?

Sopimukset ja hankinnat menestystekijöiksi julkisella sektorilla! Cloudia siirtää sopimus- ja hankintaprosessit digiaikaan. Tiesitkö, että merkittävä osa julkishallinnon sopimus- ja...

Lue lisää

Poikkeustilanne on hankintatoimelle mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

Sekä julkisella että yksityisellä sektorilla työskennellyt hankintapäällikkö Petra Pantsar näyttää esimerkkiä siitä, kuinka hankintatiimi toimii tehokkaasti ja vastuullisesti myös...

Lue lisää

Sähköisistä hankinnoista lisävirtaa energia-alalle

Caruna, Fingrid, Helen, Vantaan Energia, VENI Energia ja KSS Verkko hyödyntävät hankintatoimessaan menestyksekkäästi Cloudian ratkaisuja. Koska niiden hankintaprosessit ovat...

Lue lisää

Miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä?

Kokosimme alle muutaman vinkin, joiden toivomme auttavan sinua työssäsi kilpailutusten, toimittajien ja sopimushallinnan parissa.  7 vinkkiä hankintojen ja sopimushallinnan...

Lue lisää

Hyvä käyttäjäkokemus syntyy, kun pysyy ajan tasalla asiakkaan tarpeista

Tänä päivänä, enemmän kuin koskaan, menestys perustuu aitoon välittämiseen ja ongelmanratkaisuun. Markkinat, asiakastarpeet ja kilpailutilanteet muuttuvat nopealla syklillä, joten...

Lue lisää

Uusi käyttöliittymä tarjoaa yhdenmukaisen näkymän kaikkiin Cloudian palveluihin

Cloudian palveluiden käyttöliittymä sai uuden ilmeen. Uusi käyttöliittymä mm. tarjoaa yhdenmukaisen näkymän kaikkiin Cloudian palveluihin ja helpottaa navigointia sekä...

Lue lisää

Aitoa tasa-arvoa myös palveluiden käytettävyyteen ja tekoälyn päätöksiin

Digitaalisten järjestelmien kehittämisessä tarvitaan monimuotoisuutta ja asiakkaan äänen kuuntelemista. Näin naistenpäivän alla on erinomainen hetki miettiä, kuinka tasa-arvo toteutuu...

Lue lisää

Hankintojen digitalisointi lisää hankintaprosessien läpinäkyvyyttä Lohjalla

Lohjan kaupunki kilpailuttaa hankintoja säästääkseen rahaa. Kaupungin tavoitteena on lisätä organisaation tehokkuutta ja kehittää sisäistä tiedonjakoa. Cloudian digitaaliset hankintaratkaisut...

Lue lisää

Cloudia toimittaa hankintajärjestelmän Tanskan suurimmalle sähköverkkoyhtiölle

Cloudia on allekirjoittanut sopimuksen tanskalaisen sähkönjakeluyhtiön Radiuksen kanssa sähköisten kilpailutus- ja sopimushallintaratkaisujen toimittamisesta. Sopimus on merkittävä askel Cloudialle, joka...

Lue lisää
Ota yhteyttä!