Seitsemän askelta vastuullisen hankinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi

Seitsemän askelta vastuullisen hankinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi

Mitkä ovat niitä käytännön toimia, joita toteuttamalla voit ottaa vastuullisen hankinnan prosessit käyttöön omassa organisaatiossasi?

1 – Kartoita ja priorisoi vastuullisuusnäkökohdat

Ensimmäinen askel on kartoittaa ympäristövastuuta sekä sosiaalista ja taloudellista vastuuta koskevat näkökohdat ja tavoitteet ja valita niistä tärkeimmät. Näiden näkökohtien tulee olla vaikuttavia ja tukea organisaation ydinmissiota. Näin on mahdollista saada aikaan todellista vaikutusta vastuullisuuden saavuttamisessa.

Jokainen organisaatio on erilainen ja toimii eri liiketoimintaekosysteemeissä. Kun edellä mainitut, juuri omaan hankintaan sopivat vastuullisuusnäkökohdat on sisäistetty, voidaan määrittää pitkän aikavälin tavoitteet, jotka voidaan edelleen pilkkoa pienempiin osatavoitteisiin. Tällaisia osatavoitteita ovat esimerkiksi keskeisten vastuullisuusmittarien määrittäminen niille toimittajille, jotka toteuttavat omia vastuullisuusjärjestelmiään. Voidaan myös peilata hankintakuluja ja toimittajien vastuullisuutta keskenään.

2 – Arvioi hankintariskit uusien vastuullisuusnäkökohtien avulla

Kun vastuullisuusnäkökohdat on määritelty, ne toimivat hyödyllisenä riskinarviointivälineenä tavaroiden ja palveluiden hankinnassa. Sopimuksia voidaan nyt arvioida näiden keskeisten, kestävyyttä koskevien painopisteiden perusteella: vastuullisuusvaatimukset ohjaavat hankinnasta päättäviä valitsemaan juuri niitä toimittajia, joihin liittyy vähiten vastuullisuusriskejä.

Tämä johtaa siihen, että hankinta tekee yhteistyötä toimittajien kanssa, jotka tuottavat eniten arvoa matalammalla riskillä. Hankintatoimella on myös enemmän vaikutusvaltaa vaatiessaan toimittajia toimimaan kestävästi omissa arvoketjuissaan. Se auttaa myös perustelemaan, mihin tarvitaan lisää taloudellisia resursseja, kun korkeariskisiä prosesseja voidaan hallita asianmukaisilla varotoimilla.

3 – Valitse ja arvioi oikeat toimittajat

Yrityksen toimittajilla on suuri vaikutus siihen, ovatko hankkimasi tuotteet ja palvelut kestäviä. Siksi on tärkeää ymmärtää solmimiesi sopimusten riskiprofiili, jotta voit määrittää asianmukaiset vastuullisuuskriteerit. Tästä esimerkki olisi kriteerien määrittäminen kuljetuksen yhteistyökumppaneille niiden hiilidioksidipäästöjen vähentämiseksi. On tärkeää myös tunnistaa ja ymmärtää ne oikeudelliset puitteet, joissa toimitaan, jotta voidaan määrittää jo lainsäädännössäkin vaaditut vastuullisuuskriteerit.

Kun kaikki kriteerit on määritetty, hankkijan tulisi arvioida toimittajat perinpohjaisesti myös sellaisilla kriteereillä, jotka eivät vaikuta vastuullisuustavoitteisiin (esim. hinta). Sopimuksia, joihin liittyy tavallista suurempia riskejä tietyillä alueilla, painotetaan eri tavalla, mikä on huomioitava arviointiprosessissa. Cloudia Toimittajahallinta on erinomainen väline tämän prosessin hallinnointiin.

4 – Määrittele kriteerit ja pyydä tarjouksia

Selkeästi määritellyt kriteerit vahvistavat olennaisesti kestävän hankinnan käytäntöjä, sillä ne houkuttelevat toimittajia täyttämään vaaditut standardit ja parantamaan toimintatapojaan. Tämä puolestaan auttaa toimittajia saamaan lukuisia liiketoimintaan liittyviä hyötyjä. Vastuullisuuskriteerit saavat muut näkemään sinut hankkijana, joka ajaa markkinoita eteenpäin kaikkia osapuolia hyödyttävällä tavalla.

On syytä pohtia, tulisiko hankkijoiden määrittää vähimmäiskriteerit toimittajille, jotka haluavat lähettää tarjouksensa, vai tulisiko käyttää toivottavien kriteerien luetteloa. Viimeksi mainittu saattaa olla järkevää, jos hankkija on epävarma siitä, onko markkinoilla valmiutta täyttää hankkijan toivomat vastuullisuutta koskevat vaatimukset. Cloudia Kilpailutus on erityisesti suunniteltu sujuvoittamaan tätä prosessia.

5 – Arvioi ja palkitse oikeat toimittajat

Tässä vaiheessa on erityisen tärkeää, että tarjoukset valitaan mahdollisimman puolueettomasti ja reilusti. Luomasi vastuullisuuskriteeristö ohjaa päätöksentekoprosessia, mutta looginen ja oikeudellisesti perusteltu valintakriteeristö parantaa tarjousten arvioinnin oikeudenmukaisuutta ja puolueettomuutta.

Automaattinen tarjousvalintajärjestelmä, kuten Cloudian kilpailutusjärjestelmä, yhdistettynä harkittuun ja oikeudellisesti perusteltuun valintakriteeristöön auttaa varmistamaan, että prosessi on perinpohjainen ja reilu ja ettei siinä tapahdu inhimillisiä virheitä.

6 – Hallinnoi sopimusta läpi sen elinkaaren

Sopimuksen solmimisen jälkeen on tärkeää, että hankkija valvoo, että sopimuksen mukaiset velvoitteet täytetään sovitusti – erityisesti tilanteissa, joissa kumppanuus solmitaan useaksi vuodeksi. Sama pätee myös sopimuksiin, joissa hankinnan kohteena olevat tavarat ja palvelut muodostavat suuren riskin vastuullisuuden näkökulmasta.

Sopimusten elinkaarihallinnan monimutkaisuutta voidaan vähentää käyttämällä automaattista järjestelmää, kuten Cloudia Sopimus ‑työkalua. Järjestelmä ilmoittaa ja muistuttaa hankkijoita seuraamaan toimittajia, sopimaan tapaamisia, suorittamaan arviointeja ja valvomaan keskeisiä suorituskykyindikaattoreita. Kun hankkijalla on käytössään tällaiset välineet raportointiin, hän voi laatia prosesseja palkitakseen toimittajia vaatimusten täyttämisestä ja (tarvittaessa) rangaistakseen niiden täyttämättä jättämisestä.

7 – Huolehdi toimitusketjusi linkeistä

Yhä verkottuneemmassa hankintamaailmassa on tärkeää, joskin erittäin haasteellista, ottaa huomioon toimittajien ylläpitämät suhteet omiin toimittajiinsa. Kaikki tekemäsi vastuullisuustyön vaikutukset voivat pitkälti mitätöityä, jos muualla toimitusketjussa ilmenee ongelmia.

Back-to-back-sopimukset ovat tehokas väline sen varmistamiseen, että toimittajat ja alihankkijat pitävät kiinni samoista standardeista korkeariskisissä hankinnoissa. Osana korkeariskisten hankintojen valintakriteeristöä tulisi olla se, että toimittajia edellytetään käyttämään back-to-back-sopimuksia omien alihankkijoidensa kanssa. Nämä eivät kuitenkaan ole suosittuja toimittajien keskuudessa, joten sinun tulisi harkita tarkasti, milloin ja missä niitä voi käyttää.

 

Kestävä hankinta ja oma organisaatio – harkittavia asioita

Onko organisaatiollasi käytössään hankintojen kilpailutusjärjestelmä, jolla rakentaa kestävä ja vastuullinen hankintaprosessi? Tarjouspyyntö- ja kumppanivaatimusten määrittäminen, vaatimustenmukaisuuden varmistaminen sertifiointien avulla, sopimusten elinkaarihallinta ja hankinnan alkuperä ovat äärimmäisen aikaa vieviä prosesseja, jos ne suoritetaan manuaalisesti.

Täysin digitaalinen Source-to-Contract-hankintajärjestelmä automatisoi tämän prosessin – ja vie hankintatoimesi kohti kestävämpää maailmaa. Ota meihin yhteyttä ja keskustellaan tarpeistanne lisää!

 

Tutustu myös artikkeliin Vastuullinen hankinta: mitä tulee tietää vuonna 2020, jossa tarkastellaan suuntauksia ja muutostekijöitä, jotka vaikuttavat vastuulliseen hankintaan.

Tietopankki

Ota yhteyttä





Hyväksyn tietosuojaselosteen ehdot.

Cloudia ja Hansel yhteistyöhön – koskee satoja julkishallinnon organisaatioita ja miljardien hankintoja

Cloudia ja julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hansel kehittävät uudella puitejärjestelyllä julkisten hankintojen digitalisaatiota. Syyskuussa solmitun sopimuksen myötä Cloudia toimii Hanselin puitesopimustoimittajana...

Lue lisää

Seitsemän askelta vastuullisen hankinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi

Mitkä ovat niitä käytännön toimia, joita toteuttamalla voit ottaa vastuullisen hankinnan prosessit käyttöön omassa organisaatiossasi? 1 – Kartoita ja...

Lue lisää

Cloudia listattu Gartnerin vuoden 2020 digitaalisten kilpailutusjärjestelmien oppaaseen

Cloudia on listattu kilpailutusratkaisun toimittajana Gartnerin uusimmassa digitaalisten kilpailutusjärjestelmien markkinaoppaassa. Gartnerin opas auttaa ymmärtämään saatavilla olevia sähköisiä hankintaohjelmia ja...

Lue lisää

Hyvä hankintakokemus johtaa parempiin hankintoihin

Mitä on hankintakokemuksen muotoilu ja miksi hankintakokemusta pitäisi muotoilla? Hankintakokemuksen muotoilun ytimessä on empatia ja kykymme asettua toisen ihmisen...

Lue lisää

Vastuullinen hankinta: mitä tulee tietää vuonna 2020

Vastuullisuus on yksi aikamme tärkeimmistä suuntauksista – ja se näyttää hallitsevan liiketoimintakeskustelua vielä pitkälle tulevaisuuteen. Se on uudentyyppinen kilpailutekijä,...

Lue lisää

Usein kysytyt kysymykset hankintojen digitalisointiin liittyen

Investoiminen sähköiseen hankintajärjestelmään on usean yrityksen asialistalla. Uusien teknologioiden mullistaessa hankintoihin liittyviä prosesseja, on tärkeää, että tunnistamme ne palvelut...

Lue lisää

Miksi Cloudia?

Sopimukset ja hankinnat menestystekijöiksi julkisella sektorilla! Cloudia siirtää sopimus- ja hankintaprosessit digiaikaan. Tiesitkö, että merkittävä osa julkishallinnon sopimus- ja...

Lue lisää

Poikkeustilanne on hankintatoimelle mahdollisuus toiminnan kehittämiseen

Sekä julkisella että yksityisellä sektorilla työskennellyt hankintapäällikkö Petra Pantsar näyttää esimerkkiä siitä, kuinka hankintatiimi toimii tehokkaasti ja vastuullisesti myös...

Lue lisää

Sähköisistä hankinnoista lisävirtaa energia-alalle

Caruna, Fingrid, Helen, Vantaan Energia, VENI Energia ja KSS Verkko hyödyntävät hankintatoimessaan menestyksekkäästi Cloudian ratkaisuja. Koska niiden hankintaprosessit ovat...

Lue lisää

Miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä?

Kokosimme alle muutaman vinkin, joiden toivomme auttavan sinua työssäsi kilpailutusten, toimittajien ja sopimushallinnan parissa.  7 vinkkiä hankintojen ja sopimushallinnan...

Lue lisää
Ota yhteyttä!