Mitä sinun tulee tietää sähköisestä sopimushallinnasta?

Sähköinen sopimushallinta on paljon muutakin kuin sopimusten arkistointia, dokumenttien lähettämistä ja allekirjoitusten keräämistä. Oikein hyödynnettynä sähköinen sopimushallinta tehostaa yrityksen liiketoimintaa tuoden mukanaan säästöjä niin työajassa, -määrissä kuin kustannuksissakin. Useissa organisaatioissa sopimukset laaditaan kuitenkin vielä Word- tai Excel-tiedostojen avulla, jolloin niiden sisältämä tieto jää miltei kokonaan hyödyntämättä. Sähköisen sopimushallinnan työkaluihin investoiminen koetaan usein toisarvoiseksi, sillä sen mukanaan tuomia hyötyjä mm. liiketoiminnan kasvattamiseen ei tunneta.

Kansainvälinen, laadukasta sopimustenhallintaa edistävä yhdistys IACCM on tutkinut, että vaikka 80 % liiketoiminnasta perustuu sopimuksiin, on 20% kaikista sopimuksista silti pysyvästi kateissa. Kateissa olevat sopimukset synnyttävät suuria riskejä koko yrityksen toiminnalta kannalta, joten niiden keskitettyyn hallinnointiin on todella syytä panostaa!

Tehokas sopimushallinta on siis tärkeä osa menestyvän yrityksen prosesseja, mutta mitä se todella tarkoittaa? Kokosimme yhteen useita mietityttäviä asioita sähköisen sopimushallinnan työkalujen käyttöönottoon, toimintaan ja hyötyihin liittyen.

Usein kysytyt kysymykset sopimushallintaan liittyen

1. Mitä sähköinen sopimushallinta tarkoittaa?
2. Mitä hyötyä sähköisestä sopimushallinnasta on?
3. Miten sähköinen sopimushallinta eroaa esimerkiksi Excelissä, tai Wordissa tehdyistä sopimuksista ja dokumentinhallintajärjestelmistä?
4. Mihin kaikkeen sopimustietoa voidaan hyödyntää?
5. Onko sopimusten tietoturvallisuus taattu?
6. Pääsevätkö kaikki yrityksen työntekijät käsiksi järjestelmässä oleviin sopimuksiin?
7. Miten sähköinen allekirjoitus toimii?
8. Mitä hyötyä sähköisestä allekirjoittamisesta on?
9. Millainen on järjestelmän käyttöönotto? Miten se integroituu jo olemassa oleviin järjestelmiin?
10. Millaiset/minkä kokoiset organisaatiot hyötyvät sähköisestä sopimushallinnasta?
11. Sopiiko se kaikenlaisille sopimuksille?

1. Mitä sähköinen sopimushallinta tarkoittaa?

Sähköisellä sopimushallinnalla tarkoitetaan tietojärjestelmää, joka säilöö ja hallinnoi sekä yrityksen sopimuksia että muita sopimuksiin liittyviä dokumentteja. Järjestelmän tehtävänä on tehostaa sopimuksen elinkaaren seurantaa aina sopimusneuvotteluista sähköiseen allekirjoittamiseen. Lisäksi järjestelmä tarjoaa tietoa sopimusten tilasta ja kehityksestä niin, että yrityksen liiketoimintaa hoidetaan mahdollisimman tehokkaasti – riskienhallintaa unohtamatta.

2. Mitä hyötyä sähköisestä sopimushallinnasta on?

Sopimushallinta on strateginen osa yrityksen liiketoimintaa. Tehokkaan sopimushallinnan avulla yritys voi vahvistaa kilpailuetuaan ja vastata nopeasti kehittyvän toimintaympäristön haasteisiin. Sähköinen sopimushallinta tukee yrityksesi asettamia tavoitteita mm. rakenneuudistusten ja uusien tuotteiden kehittämisen suhteen, ja sen avulla reagoit nopeasti sopimuksiin liittyviin raportteihin ja reklamaatiopyyntöihin.

Sähköinen sopimushallinta on tehokas tapa arkistoida ja jakaa sopimustietoa organisaation sisällä – maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Sopimustesi kokonaistilanne on aina näkyvillä, jolloin riskienhallinta minimoituu ja budjetointi helpottuu! Seuraat aktiivisesti kaikkien sopimustesi tärkeitä päivämääriä, joten yksikään sopimus ei jää vahingossa uusimatta tai sen optio käyttämättä. Tärkeät sopimukset eivät myöskään enää ole vain yhden henkilön takana, vaan sopimustieto on yrityksesi sisällä helpommin saatavilla. Sähköinen sopimushallinta vähentää organisaatiosi pullonkauloja ja sopimusten ollessa hallinnassa jää aikaa myös tuottavampaan työhön. Sopimushallinnan järjestelmien avulla saadaan vertaansa vailla olevaa tietoa sopimuksista, jolloin koko liiketoiminnan kehittäminen on huomattavasti sujuvampaa!

3. Miten sähköinen sopimushallinta eroaa esimerkiksi Excelissä, tai Wordissa tehdyistä sopimuksista ja dokumentinhallintajärjestelmistä?

Word- ja Excel-pohjaisiin dokumenttien tallentamiseen tarkoitettuihin järjestelmiin verrattuna sähköinen sopimushallinta tuo mukanaan useita hyötyjä. Sähköinen sopimushallinta -järjestelmä tarjoaa käyttäjälleen mm. valmiita erityyppisille sopimuksille luotuja sopimuspohjia, joiden avulla sopimukset ovat jatkossa aina tehty määrämuotoisesti.

Liiketoiminnan kehittämisen kannalta sähköinen sopimushallinta on merkittävässä roolissa etenkin sopimustiedon saatavuuden paranemisessa. Järjestelmän avulla yrityksen jokainen sopimus on löydettävissä yhdestä paikasta, jolloin sopimustieto on kätevästi kaikkien yrityksen vastuuhenkilöiden saatavilla. Näin sopimukset eivät ole enää vain tiettyjen henkilöiden sähköpostin tai tietokoneiden takana.

Excelin ja Wordin kaltaiset järjestelmät eivät sisällä toimintoja neuvottelujen ja sopimusten täytäntöönpanon seuraamiseksi, eivätkä ne automatisoi sopimusten seurannan hallintaa kuten sopimusvelvoitteiden täyttymistä, sopimusten uusimista tai sovittujen asioiden noudattamista.

Samat eroavaisuudet pätevät hyvin pitkälti myös erilaisiin dokumentinhallintajärjestelmiin. Dokumentinhallintajärjestelmät voivat soveltua joihinkin sopimushallinnan tehtäviin, mutta yleensä sopimushallinta on näissä järjestelmissä kuitenkin lisäominaisuus, joka vaatii toimiakseen sekä tuotekehitystä että asiakaskohtaista räätälöintiä.

4. Mihin kaikkeen sopimustietoa voidaan hyödyntää?

Sopimusten hallinta alkaa sopimusten laatimisesta, ja jatkuu aina sähköiseen allekirjoittamiseen saakka. Kun sopimuksen koko elinkaari saadaan hallintaan sähköisen työkalun avulla, jää järjestelmään runsaasti yritykselle arvokasta sopimustietoa. Sähköisen sopimushallinnan yksi liiketoiminnan kehittämisen kannalta merkittävimmistä toiminnoista onkin juuri sopimuksista saatavan tiedon hyödyntäminen.

Järjestelmän avulla voit arvioida ja vertailla sopimuksiesi tilaa – tarvitseeko niitä uusia, muuttaa tai sopimusehtoja päivittää? Näin varmistat, ettet enää maksa jo päättyneestä sopimuksesta, unohda sopimuksessa sovittuja optioita tai jätä vahingossa sopimuksia uusimatta. Sähköinen sopimushallinta mahdollistaa myös erilaisten raporttien ja muistutusten luomisen, jotka edelleen helpottavat sopimuksista saatavan tiedon hyödyntämistä.

Sopimustietoa voidaan hyödyntää mm. koko yrityksen talouden suunnitteluun, parhaiten sopivien toimittajien valintaan, työntekijöiden palkkaneuvotteluihin sekä toimittajasuhteiden kehittämiseen. Sopimustiedon avulla uusien sopimusten laatiminen helpottuu huomattavasti. Vanhoista sopimuksista saatavan tiedon avulla voidaan kartoittaa esimerkiksi se, täyttyivätkö sopimusehdot, miten niitä voitaisiin muokata paremman lopputuloksen saavuttamiseksi ja voitaisiinko seuraavaan sopimukseen neuvotella liiketoimintaa kasvattavat hinnat ja ehdot.

5. Onko sopimusten tietoturvallisuus taattu?

Tietoturvallisuuden merkitystä yrityksen sopimusten hallinnassa ei voi liiaksi korostaa. Sopimustesi tietoturvallinen säilytys on ensiarvoisen tärkeää – toimialasta riippumatta. Sopimushallinnan työkalua hankittaessa onkin syytä varmistaa, että ohjelmisto tarjoaa luotettavia suojausominaisuuksia. Muista tarkistaa, että palveluntarjoajalta löytyvät ainakin seuraavat tietoturvaominaisuudet:

• kaksivaiheinen tunnistautuminen
• toiminnallisuuksia luottamuksellisen tiedon käsittelyyn
• rajattu sopimustieto -ominaisuus, jonka avulla määritellään sopimuksia/osia niistä näkyväksi vain tietyille henkilöille

6. Pääsevätkö kaikki yrityksen työntekijät käsiksi järjestelmässä oleviin sopimuksiin?

Vaikka sopimuksia hallinnoidaan yhden järjestelmän kautta, ei se kuitenkaan automaattisesti tarkoita sitä, että jokaisella yrityksen työntekijällä osastosta riippumatta olisi pääsy sopimuksiin. Sopimushallinnan järjestelmää hankittaessa on syytä kiinnittää huomiota siihen, kuinka järjestelmän sisäiset lukuoikeudet eri käyttäjille on määriteltävissä. Käyttöoikeudet voidaan määritellä esimerkiksi roolin perusteella niin, että tiettyjen osastojen työntekijöillä on oikeus käsitellä ainoastaan oman osastonsa alaan kuuluvia sopimuksia.

7. Miten sähköinen allekirjoitus toimii?

Erilaisia sähköisiä allekirjoitusmenetelmiä on useita, mutta yleisesti niissä käytetään luotettavuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi vahvaa sähköistä tunnistamista – laatuvarmenteeseen pohjautuvaa allekirjoitusta. Tämä sähköinen allekirjoitus pohjautuu siis sellaisten varmenteiden käyttöön, jotka ovat erikseen sertifioituja, kuten esimerkiksi verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne tai sähköinen henkilökortti.

Käytännössä sähköinen allekirjoitus toimii näin:

1. Allekirjoitettava asiakirja lisätään palveluun
2. Palvelu luo allekirjoitussivun
3. Palvelu lähettää allekirjoituskutsut jokaiselle osapuolelle
4. Osapuolet tunnistautuvat järjestelmään kaksivaiheisen tunnistautumisen avulla
5. Osapuolet allekirjoittavat sopimuksen
6. Sopimus on voimassa

8. Mitä hyötyä sähköisestä allekirjoittamisesta on?

Sähköisen allekirjoittamisen hyödyt ovat suuret. Sopimusten ja asiakirjojen allekirjoittamiseen saattaa tavallisesti kulua päiviä, pahimmillaan jopa viikkoja. Papereiden postittaminen, allekirjoittaminen, uudelleen allekirjoittaminen ja postittaminen on monimutkaista ja aikaa vievää. Pitkän postittamisprosessin aikana paperiset sopimukset voivat myös helpommin kadota, jolloin uusimman version takaaminen vaikeutuu. Sähköisen allekirjoittamisen keskeisimmät hyödyt ovatkin juuri sen riippumattomuus paikasta, sekä aiempaa huomattavasti nopeampi allekirjoitusprosessi.

Koska sähköinen allekirjoittaminen vaatii allekirjoittajan tunnistautumisen, on se myös kiistatta tietoturvallinen vaihtoehto sopimusten allekirjoittamiseen. Asiakirja siirtyy osapuolelta toiselle turvallisesti ja nopeasti, jolloin säästät selvästi aikaa ja kustannuksia.

9. Millainen on järjestelmän käyttöönotto? Miten se integroituu jo olemassa oleviin järjestelmiin?

Sähköisen sopimushallinnan käyttöönotto on yleisesti ottaen yksinkertaista. Sopimushallinnan järjestelmät tuotetaan usein pilvipalveluna, jolloin käyttöönottoprojekti on nopea ja vaivaton. Sopimushallintajärjestelmä on usein myös vaivattomasti liitettävissä organisaation muihin prosesseihin ja järjestelmiin, kuten CRMn, varainhoitojärjestelmään, hankinta- ja toimitusketjun hallinnointiin ja tuotannonhallintajärjestelmään.

10.  Millaiset/minkä kokoiset organisaatiot hyötyvät sähköisestä sopimushallinnasta?

Kuulemme usein kysymyksiä siitä, millaisille ja minkä kokoisille yrityksille sähköinen sopimushallinta sopii. Vastaus on yksinkertainen: kaikentyyppiset ja -kokoiset yritykset hyötyvät sähköisestä sopimushallinnasta. Sähköisen sopimushallinnan järjestelmän avulla voidaan keskitetysti hallinnoida niin pienen, keskisuuren kuin suurenkin yrityksen sopimuksia, sopimusten sisällöstä ja niiden määrästä sekä yrityksen toimialasta riippumatta.

11.  Sopiiko se kaikenlaisille sopimuksille?

Yleisesti ottaen sähköisen sopimushallinnan työkalut soveltuvat kaikenlaisten sopimusten hallinnointiin.

Lisätietoa:

Lue lisää ratkaisustamme sopimusten elinkaaren hallintaan

Cloudian asiakkaiden menestystarinoita

Lisää asiakasreferenssejä