Sopimusten elinkaaren älykäs hallinta

Sopimuksen elinkaaren hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaakin: sopimuksen hallintaa alusta loppuun. Hankintaprosessi – kun se tehdään strategisesti – alkaa suunnittelemalla kaikki vuosittaiset ostotarpeet. Seuraavaksi laaditaan tarjouspyynnöt, viedään neuvottelukierrokset toimittajien kanssa loppuun ja allekirjoitetaan sopimus. Liian usein asia jätetään tähän. Sopimuksen allekirjoittaminen  pitäisi nähdä vasta alkusoittona sopimuksen toiminnalle: Se työskentelee yrityksen hyväksi koko voimassaolonsa ajan, ja on yrityksen vastuulla varmistua, että näin todella tapahtuu.

Systemaattinen sopimushallinta on ensiarvoisen tärkeää missä tahansa yrityksessä ja sen toiminnan  kehittämisessä. Sopimuksen elinkaaren älykäs hallinta tarkoittaa, että yritys varmistaa saavansa täsmälleen sen, mistä aikoinaan neuvoteltiin. Molempien osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, sopimusehdot ja -olosuhteet, sekä muutokset niissä, ovat hyvin tiedossa. Näin sopimuksista saa täyden tehon irti.

Soveltuvien toimittajien ja kumppaneiden valintaan kannattaa käyttää aikaa. Samoin sopimushallinnan etukäteissuunnitteluun. Ajallinen panostaminen näihin vaiheisiin vähentää merkittävästi ongelmien ratkomiseen käytettävää aikaa tulevaisuudessa.

Digitaalinen, koko sopimuksen elinkaaren huomioiva sopimushallinta voi tuoda huomattavia parannuksia kulujen hallintaan ja tehokkuuteen. Digitaalisuus auttaa:

  • vähentämään riskejä,
  • parantamaan taloudellista optimointia ja
  • lisäämään toiminnan tehokkuutta.

Forresterin tutkimuksen mukaan ne yritykset, jotka näkevät sopimushallinnan strategisena työkaluna ja kilpailuetuna, saavat sopimuksista todellisen hyödyn irti. Sopimusten hyödyntäminen optimaalisesti kasvattaa näiden yritysten liiketoimintaa.

Sopimusten riskit kuriin ja seuranta helpommaksi

Kun sopimusta hallitaan systemaattisesti koko sen elinkaaren ajan, pysytään myös sopimuksen kannalta tärkeiden päivämäärien perässä. Milloin sopimus päättyy? Tuleeko seuraamuksia, mikäli ehtoja ei noudateta sovitussa aikataulussa?

On myös tärkeä huomata, että digitaalinen sopimushallinta auttaa osoittamaan, että sopimusten ehtoja on noudatettu. Jäljennettävyys on paljon helpompaa, kun kaikista toimenpiteistä jää selkeä digitaalinen arkisto.

SOPIMUSHALLINTA KOKO SEN ELINKAAREN AJAN TEKEE SOPIMUKSISTA ÄLYKKÄÄMPIÄ JA TEHOKKAAMPIA

Taloudellinen päätöksenteko muuttuu paremmaksi

On helpompi tehdä taloudellisesti hyviä päätöksiä, kun on ensin selkeästi määritellyt sopimustensa elinkaaren hallinnan. Yksikään sopimus ei enää uusiudu tahattomasti automaattisesti, ja valituilta toimittajilta on aina mahdollista ostaa etukäteen sovituilla hinnoilla. Ei yllätyksiä, ei kalliita poikkeuksia.

On myös todettu, että hankinnan ja sopimusten laadinnan prosessien yhdistäminen on taloudellisesti kannattavaa. Tuottavimmat hankintaosastot saavuttavat näin jopa 37 prosenttia korkeammat säästöt vuosittain.

Tehosta toimintaasi

Päätöksenteossa kannattaa aina luottaa vertailukelpoiseen dataan. Digitaalisesti tallennetut dokumentit ja niistä johdettu tieto tekee yrityksestä tehokkaamman, ja auttaa ennakoimaan ja suunnittelemaan toimintaa pidemmälle.

Digitaalisen sopimusjärjestelmän käytöllä on etuna myös rakenteisen datan tehokas hyödyntäminen. Rakenteista dataa on helppo syöttää, tallentaa, hakea ja analysoida.

Cloudian tarjoama ratkaisu

Keskitetty ja automatisoitu Cloudia Sopimus auttaa hallinnoimaan kaikkia sopimuksia ja sopimusprosesseja. Lisää kannattavuuttasi ottamalla sopimuksista kaikki hyöty irti!

*Forrester, 2016

 

Resources home

Ota yhteyttä





Cloudia Sopimus -demovideo

Katso lyhyt, englanninkielinen demovideo Cloudia Sopimuksesta:

Lue lisää

Cloudia Kilpailutus -demovideo

Katso lyhyt demovideo Cloudia Kilpailutuksesta:

Lue lisää

Tervetuloa maksuttomiin demowebinaareihimme

Kiinnostaako sopimushallinta, kilpailutuksien digitalisointi ja strateginen hankintatoimi? Tiedätkö, kuinka tehokkaan toimittajahallinnan avulla helpotetaan ostamisen haasteita ja luodaan näin parempaa...

Lue lisää

Brändin vahvistusta visuaalisen ilmeen uudistamisen myötä

Olemme viime kuukaudet työskennelleet uuden visuaalisen ilmeemme uudistamisen parissa, ja työ on nyt saatu päätökseen! Uudistus koskee niin verkkosivujamme...

Lue lisää

Cloudian esite

Kiinnostaako lukea enemmän Cloudiasta ja palveluvalikoimastamme? Lataa PDF-muotoinen esitteemme!

Lue lisää

Cloudia Kilpailutuksessa toteutettiin 60 miljoonan euron hankinta

Espoon kaupunkitekniikan keskuksen tehtävänä on turvata ja järjestää Espoon kaupunkirakenteen kehittyminen ja ylläpito sekä vastata yleisten alueiden kehittämisen ohjelmoinnista, suunnittelusta, rakentamisesta...

Lue lisää

Cloudian palvelut saatavilla maailmanlaajuisesti!

Cloudian palveluita voidaan tuottaa Equinixin datakeskuksista, viidestä maanosasta ja yli 180 solmupisteestä. Hyödyntämällä Equinixin datakeskuksia mahdollistamme entistä tehokkaammat ja luotettavammat...

Lue lisää

Tee toimittajahallinnasta kilpailuetu

On arvioitu, että yritykset ulkoistavat jopa 70 prosenttia liikevaihdostaan toimittajaverkostolleen. Luvun odotetaan kasvavan entisestään, kun yhä useampi yritys keskittyy...

Lue lisää

Älykäs hankintojen suunnittelu

Strategisen hankinnan näkökulmasta tarkasteltuna hankintajärjestelmän tulisi kyetä toimimaan työkaluna kaiken kokoisissa hankintaprojekteissa ̶   niiden suunnittelussa, hallinnassa ja seurannassa. Toimiva...

Lue lisää

Kohti strategista hankintatoimea

Asiakkaamme joutuvat usein vastaamaan organisaationsa sisältä tulleisiin nopeisiin hankintapyyntöihin, joissa toimitus olisi pitänyt tapahtua mieluiten jo eilen.  Tällaiset erityisvaatimukset...

Lue lisää
Ota yhteyttä!