Sopimusten elinkaaren älykäs hallinta

Sopimuksen elinkaaren hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaakin: sopimuksen hallintaa alusta loppuun. Hankintaprosessi – kun se tehdään strategisesti – alkaa suunnittelemalla kaikki vuosittaiset ostotarpeet. Seuraavaksi laaditaan tarjouspyynnöt, viedään neuvottelukierrokset toimittajien kanssa loppuun ja allekirjoitetaan sopimus. Liian usein asia jätetään tähän. Sopimuksen allekirjoittaminen  pitäisi nähdä vasta alkusoittona sopimuksen toiminnalle: Se työskentelee yrityksen hyväksi koko voimassaolonsa ajan, ja on yrityksen vastuulla varmistua, että näin todella tapahtuu.

Systemaattinen sopimushallinta on ensiarvoisen tärkeää missä tahansa yrityksessä ja sen toiminnan  kehittämisessä. Sopimuksen elinkaaren älykäs hallinta tarkoittaa, että yritys varmistaa saavansa täsmälleen sen, mistä aikoinaan neuvoteltiin. Molempien osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, sopimusehdot ja -olosuhteet, sekä muutokset niissä, ovat hyvin tiedossa. Näin sopimuksista saa täyden tehon irti.

Soveltuvien toimittajien ja kumppaneiden valintaan kannattaa käyttää aikaa. Samoin sopimushallinnan etukäteissuunnitteluun. Ajallinen panostaminen näihin vaiheisiin vähentää merkittävästi ongelmien ratkomiseen käytettävää aikaa tulevaisuudessa.

Digitaalinen, koko sopimuksen elinkaaren huomioiva sopimushallinta voi tuoda huomattavia parannuksia kulujen hallintaan ja tehokkuuteen. Digitaalisuus auttaa:

  • vähentämään riskejä,
  • parantamaan taloudellista optimointia ja
  • lisäämään toiminnan tehokkuutta.

Forresterin tutkimuksen mukaan ne yritykset, jotka näkevät sopimushallinnan strategisena työkaluna ja kilpailuetuna, saavat sopimuksista todellisen hyödyn irti. Sopimusten hyödyntäminen optimaalisesti kasvattaa näiden yritysten liiketoimintaa.

Sopimusten riskit kuriin ja seuranta helpommaksi

Kun sopimusta hallitaan systemaattisesti koko sen elinkaaren ajan, pysytään myös sopimuksen kannalta tärkeiden päivämäärien perässä. Milloin sopimus päättyy? Tuleeko seuraamuksia, mikäli ehtoja ei noudateta sovitussa aikataulussa?

On myös tärkeä huomata, että digitaalinen sopimushallinta auttaa osoittamaan, että sopimusten ehtoja on noudatettu. Jäljennettävyys on paljon helpompaa, kun kaikista toimenpiteistä jää selkeä digitaalinen arkisto.

SOPIMUSHALLINTA KOKO SEN ELINKAAREN AJAN TEKEE SOPIMUKSISTA ÄLYKKÄÄMPIÄ JA TEHOKKAAMPIA

Taloudellinen päätöksenteko muuttuu paremmaksi

On helpompi tehdä taloudellisesti hyviä päätöksiä, kun on ensin selkeästi määritellyt sopimustensa elinkaaren hallinnan. Yksikään sopimus ei enää uusiudu tahattomasti automaattisesti, ja valituilta toimittajilta on aina mahdollista ostaa etukäteen sovituilla hinnoilla. Ei yllätyksiä, ei kalliita poikkeuksia.

On myös todettu, että hankinnan ja sopimusten laadinnan prosessien yhdistäminen on taloudellisesti kannattavaa. Tuottavimmat hankintaosastot saavuttavat näin jopa 37 prosenttia korkeammat säästöt vuosittain.

Tehosta toimintaasi

Päätöksenteossa kannattaa aina luottaa vertailukelpoiseen dataan. Digitaalisesti tallennetut dokumentit ja niistä johdettu tieto tekee yrityksestä tehokkaamman, ja auttaa ennakoimaan ja suunnittelemaan toimintaa pidemmälle.

Digitaalisen sopimusjärjestelmän käytöllä on etuna myös rakenteisen datan tehokas hyödyntäminen. Rakenteista dataa on helppo syöttää, tallentaa, hakea ja analysoida.

Cloudian tarjoama ratkaisu

Keskitetty ja automatisoitu Cloudia Sopimus auttaa hallinnoimaan kaikkia sopimuksia ja sopimusprosesseja. Lisää kannattavuuttasi ottamalla sopimuksista kaikki hyöty irti!

*Forrester, 2016

 

Tietopankki

Ota yhteyttä





Wonder what’s on Santa’s wish-list this year?

Imagine the logistical nightmare of having to source an age-appropriate gift for every child in the world then deliver...

Lue lisää

Cloudia valittu Tiedon digitaalisen hankintajärjestelmän toimittajaksi

Kovassa nosteessa oleva kotimainen Cloudia jätti taakseen kansainväliset kilpailijat tiukassa valintaprosessissa. HELSINKI (13.12.2018) – Digitaalisia hankinta- ja sopimuksenhallintaratkaisuja toimittava...

Lue lisää

Cloudian asiakkaat koolla Käyttäjäpäivässä 29.11.2018

Torstaina 29.11 kokoonnuimme sankoin joukoin Hotel Kämpiin Cloudia Käyttäjäpäivään!  Tapahtuma sai tänäkin vuonna todella hyvän vastaanoton ja Käyttäjäpäivä olikin...

Lue lisää

Cloudia Sopimuksella hallinnoidaan kymmeniä tuhansia sopimuksia

Helsingin kaupungilla on kymmeniä tuhansia sopimuksia ja suurin osa koko sopimuskannasta uusiutuu vuosittain. Lataa artikkelimme tästä ja lue kuinka Cloudia...

Lue lisää

Happiest country Finland also ranks high in digital competitiveness

They say you can’t buy happiness but how about world-leading digital services? Come to Finland. There’s a lot here...

Lue lisää

Tiemme Euroopan johtavaksi julkisten hankintojen sähköistäjäksi

Cloudia on syntynyt asiakkaidensa tarpeista. Astu tarinaan, jossa teot puhuvat enemmän kuin sanat. Tämä tarina kertoo tiestämme Euroopan johtavaksi...

Lue lisää

Pilvipalvelut – mistä on kyse ja mitä hyötyä ne tuovat?

Suurin osa kaikista uusista it-sovelluksista ja -ohjelmistoista toteutetaan pilvipalveluna. Myös perinteisiä sovelluksia päivitetään koko ajan kasvavassa määrin pilvipalveluiksi. Myös...

Lue lisää

Cloudian Riku Turkialle huippupisteet arvostetuista ArchiMate-sertifaattikokeista

Cloudian systeemiarkkitehti Riku Turkia on kuluneen kesän ja alkusyksyn aikana suorittanut kansainvälisesti arvostetut ArchiMate-mallinnuskielen sertifikaatit, ArchiMate 3 Foundation ja...

Lue lisää

Maija Tanner Cloudian julkisen sektorin myynnin vetäjäksi

Julkisen sektorin myyntijohtajaksemme on nimitetty Maija Tanner. Hän aloitti tehtävässään 3.9. Tanner on tehnyt vakuuttavan uran Suomen suurimmassa IT-talossa,...

Lue lisää

Löytyykö sinulta jo tilaajavastuutietojen tarkastus -liittymä?

Palveluihimme on mahdollista asentaa Tilaajavastuutietojen tarkistus –liittymä. Liittymän kautta hankintayksikkö voi helposti ja nopeasti tarkistaa Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava...

Lue lisää
Ota yhteyttä!