Sopimusten elinkaaren älykäs hallinta

Sopimuksen elinkaaren hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaakin: sopimuksen hallintaa alusta loppuun. Hankintaprosessi – kun se tehdään strategisesti – alkaa suunnittelemalla kaikki vuosittaiset ostotarpeet. Seuraavaksi laaditaan tarjouspyynnöt, viedään neuvottelukierrokset toimittajien kanssa loppuun ja allekirjoitetaan sopimus. Liian usein asia jätetään tähän. Sopimuksen allekirjoittaminen  pitäisi nähdä vasta alkusoittona sopimuksen toiminnalle: Se työskentelee yrityksen hyväksi koko voimassaolonsa ajan, ja on yrityksen vastuulla varmistua, että näin todella tapahtuu.

Systemaattinen sopimushallinta on ensiarvoisen tärkeää missä tahansa yrityksessä ja sen toiminnan  kehittämisessä. Sopimuksen elinkaaren älykäs hallinta tarkoittaa, että yritys varmistaa saavansa täsmälleen sen, mistä aikoinaan neuvoteltiin. Molempien osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, sopimusehdot ja -olosuhteet, sekä muutokset niissä, ovat hyvin tiedossa. Näin sopimuksista saa täyden tehon irti.

Soveltuvien toimittajien ja kumppaneiden valintaan kannattaa käyttää aikaa. Samoin sopimushallinnan etukäteissuunnitteluun. Ajallinen panostaminen näihin vaiheisiin vähentää merkittävästi ongelmien ratkomiseen käytettävää aikaa tulevaisuudessa.

Digitaalinen, koko sopimuksen elinkaaren huomioiva sopimushallinta voi tuoda huomattavia parannuksia kulujen hallintaan ja tehokkuuteen. Digitaalisuus auttaa:

  • vähentämään riskejä,
  • parantamaan taloudellista optimointia ja
  • lisäämään toiminnan tehokkuutta.

Forresterin tutkimuksen mukaan ne yritykset, jotka näkevät sopimushallinnan strategisena työkaluna ja kilpailuetuna, saavat sopimuksista todellisen hyödyn irti. Sopimusten hyödyntäminen optimaalisesti kasvattaa näiden yritysten liiketoimintaa.

Sopimusten riskit kuriin ja seuranta helpommaksi

Kun sopimusta hallitaan systemaattisesti koko sen elinkaaren ajan, pysytään myös sopimuksen kannalta tärkeiden päivämäärien perässä. Milloin sopimus päättyy? Tuleeko seuraamuksia, mikäli ehtoja ei noudateta sovitussa aikataulussa?

On myös tärkeä huomata, että digitaalinen sopimushallinta auttaa osoittamaan, että sopimusten ehtoja on noudatettu. Jäljennettävyys on paljon helpompaa, kun kaikista toimenpiteistä jää selkeä digitaalinen arkisto.

SOPIMUSHALLINTA KOKO SEN ELINKAAREN AJAN TEKEE SOPIMUKSISTA ÄLYKKÄÄMPIÄ JA TEHOKKAAMPIA

Taloudellinen päätöksenteko muuttuu paremmaksi

On helpompi tehdä taloudellisesti hyviä päätöksiä, kun on ensin selkeästi määritellyt sopimustensa elinkaaren hallinnan. Yksikään sopimus ei enää uusiudu tahattomasti automaattisesti, ja valituilta toimittajilta on aina mahdollista ostaa etukäteen sovituilla hinnoilla. Ei yllätyksiä, ei kalliita poikkeuksia.

On myös todettu, että hankinnan ja sopimusten laadinnan prosessien yhdistäminen on taloudellisesti kannattavaa. Tuottavimmat hankintaosastot saavuttavat näin jopa 37 prosenttia korkeammat säästöt vuosittain.

Tehosta toimintaasi

Päätöksenteossa kannattaa aina luottaa vertailukelpoiseen dataan. Digitaalisesti tallennetut dokumentit ja niistä johdettu tieto tekee yrityksestä tehokkaamman, ja auttaa ennakoimaan ja suunnittelemaan toimintaa pidemmälle.

Digitaalisen sopimusjärjestelmän käytöllä on etuna myös rakenteisen datan tehokas hyödyntäminen. Rakenteista dataa on helppo syöttää, tallentaa, hakea ja analysoida.

Cloudian tarjoama ratkaisu

Keskitetty ja automatisoitu Cloudia Sopimus auttaa hallinnoimaan kaikkia sopimuksia ja sopimusprosesseja. Lisää kannattavuuttasi ottamalla sopimuksista kaikki hyöty irti!

*Forrester, 2016

 

Tietopankki

Ota yhteyttä





Löytyykö sinulta jo tilaajavastuutietojen tarkastus -liittymä?

Palveluihimme on mahdollista asentaa Tilaajavastuutietojen tarkistus –liittymä. Liittymän kautta hankintayksikkö voi helposti ja nopeasti tarkistaa Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava...

Lue lisää

Palvelumme täyttävät VAHTI2-tason tietoturvavaatimukset

Meille Cloudialla palveluidemme laadun ja korkean tietoturvatason takaaminen on ensiarvoisen tärkeää. Käsittelemme valtavaa määrää asiakkaidemme dataa päivittäin, joten olemme...

Lue lisää

Olemme sopineet yhteistyösopimuksen Sievo Oy:n kanssa

Olemme tehneet yhteistyösopimuksen Sievo Oy:n kanssa. Sopimuksen myötä meidän on mahdollista myydä ja liittää tuotevalikoimaamme Sievon hankinnan analytiikkaan ja...

Lue lisää

Fimea tehostaa hankintaprosessejaan Cloudian palveluilla

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean tehtävä on toimia ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden, veri- ja kudosvalmisteiden sekä lääkealan toimijoiden...

Lue lisää

Usein kysytyt kysymykset hankintojen digitalisointiin liittyen

Investoiminen sähköiseen hankintajärjestelmään on usean yrityksen asialistalla. Uusien teknologioiden mullistaessa hankintoihin liittyviä prosesseja, on tärkeää, että tunnistamme ne palvelut...

Lue lisää

Puitejärjestely – mitä se tarkoittaa ja mitä sopimus sisältää?

Cloudia ja Hansel Oy sopivat sopimuksen puitejärjestelystä sähköistä kilpailutusjärjestelmää koskien vuonna 2015. Sopimus on voimassa vuoteen 2023. Puitejärjestelyn tarkoituksena...

Lue lisää

Mitä sinun tulee tietää sähköisestä sopimushallinnasta?

Sähköinen sopimushallinta on paljon muutakin kuin sopimusten arkistointia, dokumenttien lähettämistä ja allekirjoitusten keräämistä. Oikein hyödynnettynä sähköinen sopimushallinta tehostaa yrityksen...

Lue lisää

What`s common between digitalizing your procurement and Moby Dick?

Did you know that the American author Herman Melville reportedly had his wife chain him to his desk while...

Lue lisää

Cloudian palvelut

Kirjaudu Cloudian palveluihin Cloudia Kilpailutus Cloudia Kilpailutus on työkalu kilpailutusten suunnitteluun, hallintaan, ohjaamiseen ja seuraamiseen. Kilpailutuksen avulla koko tarjouspyyntöprosessi...

Lue lisää

THL huolehtii Suomen hyvinvointiyhteiskunnan kestävyydestä

    Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on sosiaali- ja terveysministeriön alaisuudessa toimiva asiantuntijalaitos, joka tutkii ja seuraa väestön...

Lue lisää
Ota yhteyttä!