Sopimusten elinkaaren älykäs hallinta

Sopimuksen elinkaaren hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaakin: sopimuksen hallintaa alusta loppuun. Hankintaprosessi – kun se tehdään strategisesti – alkaa suunnittelemalla kaikki vuosittaiset ostotarpeet. Seuraavaksi laaditaan tarjouspyynnöt, viedään neuvottelukierrokset toimittajien kanssa loppuun ja allekirjoitetaan sopimus. Liian usein asia jätetään tähän. Sopimuksen allekirjoittaminen  pitäisi nähdä vasta alkusoittona sopimuksen toiminnalle: Se työskentelee yrityksen hyväksi koko voimassaolonsa ajan, ja on yrityksen vastuulla varmistua, että näin todella tapahtuu.

Systemaattinen sopimushallinta on ensiarvoisen tärkeää missä tahansa yrityksessä ja sen toiminnan  kehittämisessä. Sopimuksen elinkaaren älykäs hallinta tarkoittaa, että yritys varmistaa saavansa täsmälleen sen, mistä aikoinaan neuvoteltiin. Molempien osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, sopimusehdot ja -olosuhteet, sekä muutokset niissä, ovat hyvin tiedossa. Näin sopimuksista saa täyden tehon irti.

Soveltuvien toimittajien ja kumppaneiden valintaan kannattaa käyttää aikaa. Samoin sopimushallinnan etukäteissuunnitteluun. Ajallinen panostaminen näihin vaiheisiin vähentää merkittävästi ongelmien ratkomiseen käytettävää aikaa tulevaisuudessa.

Digitaalinen, koko sopimuksen elinkaaren huomioiva sopimushallinta voi tuoda huomattavia parannuksia kulujen hallintaan ja tehokkuuteen. Digitaalisuus auttaa:

  • vähentämään riskejä,
  • parantamaan taloudellista optimointia ja
  • lisäämään toiminnan tehokkuutta.

Forresterin tutkimuksen mukaan ne yritykset, jotka näkevät sopimushallinnan strategisena työkaluna ja kilpailuetuna, saavat sopimuksista todellisen hyödyn irti. Sopimusten hyödyntäminen optimaalisesti kasvattaa näiden yritysten liiketoimintaa.

Sopimusten riskit kuriin ja seuranta helpommaksi

Kun sopimusta hallitaan systemaattisesti koko sen elinkaaren ajan, pysytään myös sopimuksen kannalta tärkeiden päivämäärien perässä. Milloin sopimus päättyy? Tuleeko seuraamuksia, mikäli ehtoja ei noudateta sovitussa aikataulussa?

On myös tärkeä huomata, että digitaalinen sopimushallinta auttaa osoittamaan, että sopimusten ehtoja on noudatettu. Jäljennettävyys on paljon helpompaa, kun kaikista toimenpiteistä jää selkeä digitaalinen arkisto.

SOPIMUSHALLINTA KOKO SEN ELINKAAREN AJAN TEKEE SOPIMUKSISTA ÄLYKKÄÄMPIÄ JA TEHOKKAAMPIA

Taloudellinen päätöksenteko muuttuu paremmaksi

On helpompi tehdä taloudellisesti hyviä päätöksiä, kun on ensin selkeästi määritellyt sopimustensa elinkaaren hallinnan. Yksikään sopimus ei enää uusiudu tahattomasti automaattisesti, ja valituilta toimittajilta on aina mahdollista ostaa etukäteen sovituilla hinnoilla. Ei yllätyksiä, ei kalliita poikkeuksia.

On myös todettu, että hankinnan ja sopimusten laadinnan prosessien yhdistäminen on taloudellisesti kannattavaa. Tuottavimmat hankintaosastot saavuttavat näin jopa 37 prosenttia korkeammat säästöt vuosittain.

Tehosta toimintaasi

Päätöksenteossa kannattaa aina luottaa vertailukelpoiseen dataan. Digitaalisesti tallennetut dokumentit ja niistä johdettu tieto tekee yrityksestä tehokkaamman, ja auttaa ennakoimaan ja suunnittelemaan toimintaa pidemmälle.

Digitaalisen sopimusjärjestelmän käytöllä on etuna myös rakenteisen datan tehokas hyödyntäminen. Rakenteista dataa on helppo syöttää, tallentaa, hakea ja analysoida.

Cloudian tarjoama ratkaisu

Keskitetty ja automatisoitu Cloudia Sopimus auttaa hallinnoimaan kaikkia sopimuksia ja sopimusprosesseja. Lisää kannattavuuttasi ottamalla sopimuksista kaikki hyöty irti!

*Forrester, 2016

 

Tietopankki

Ota yhteyttä





Cloudian palvelut

Kirjaudu Cloudian palveluihin Cloudia Kilpailutus Cloudia Kilpailutus on työkalu kilpailutusten suunnitteluun, hallintaan, ohjaamiseen ja seuraamiseen. Kilpailutuksen avulla koko tarjouspyyntöprosessi...

Lue lisää

Tekoäly ja uudet teknologiat hankinnassa – Mitä tulee tietää?

Tekoälyn ja uusien teknologioiden hypetys leviää nopeasti toimialalta toiselle. Uusien teknologioiden myötä myös hankinnan toimiala on muutoksen keskellä. On...

Lue lisää

Asiakkaidemme menestystarinoita

Asiakkaamme ovat palveluidemme avulla saaneet aikaan säästöjä niin kustannuksissa, työajassa kuin -määrissäkin. Lataa alla oleva PDF-muotoinen esitteemme ja lue...

Lue lisää

Basware ja Cloudia EMEA-laajuiseen yhteistyöhön

Helsinki, 16.5.2018 Cloudia ja Basware ovat solmineet EMEA-laajuisen sopimuksen, jonka myötä Cloudian on nyt mahdollista myydä ja liittää tuotevalikoimaansa...

Lue lisää

Asiakkaan menestystarina: Joensuun kaupunki – Satojen tuhansien eurojen säästöjä sähköisellä huutokaupalla

Pohjois-Karjalassa on säästetty satoja tuhansia euroja sähköisellä huutokaupalla. Lue koko menestystarina: Asiakkaan menestystarina: Joensuun kaupunki – sähköinen huutokauppa

Lue lisää

Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki – olennaisia säästöjä urakkakilpailutusten työmäärässä ja ajassa

Työmäärän ja -ajan vähentyminen ovat tuoneet olennaisia säästöjä Helsingin kaupungin rakennuttamisen palveluun. Lue koko menestystarina: Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki...

Lue lisää

Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki – Kerrostalon peruskorjauksen urakassa säästyi yli kolme miljoonaa euroa

Kerrostalon peruskorjauksen urakassa säästyi yli kolme miljoonaa euroa. Lue koko menestystarina: Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki – Asuntotuotanto

Lue lisää

Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki – miljoonasäästöjä sähköisellä huutokaupalla

Helsingin kaupunki on säästänyt sähköisellä huutokaupalla miljoonia euroja. Lue koko menestystarina: Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki – Huutokaupat

Lue lisää

Asiakaskertomuksia

Biogen Avoimuutta hankintaprosessiin Maailman johtaviin bioteknologiayrityksiin kuuluva Biogen toteuttaa kilpailutuksensa nyt Cloudia Kilpailutuksen avulla. Biogen valitsi Cloudian kumppanikseen, sillä...

Lue lisää

Asiakkaan menestystarina: Helsingin kaupunki – Suomen suurin monitoimilaitesopimus

Helsingin kaupunki toteutti Suomen suurimman monitoimilaitehankinnan. Lue menestystarina kokonaisuudessaan: Asiakkaan menestystarina_Helsingin kaupunki – Monitoimilaitteet

Lue lisää
Ota yhteyttä!