Sopimusten elinkaaren älykäs hallinta

Sopimuksen elinkaaren hallinta on juuri sitä, miltä se kuulostaakin: sopimuksen hallintaa alusta loppuun. Hankintaprosessi – kun se tehdään strategisesti – alkaa suunnittelemalla kaikki vuosittaiset ostotarpeet. Seuraavaksi laaditaan tarjouspyynnöt, viedään neuvottelukierrokset toimittajien kanssa loppuun ja allekirjoitetaan sopimus. Liian usein asia jätetään tähän. Sopimuksen allekirjoittaminen  pitäisi nähdä vasta alkusoittona sopimuksen toiminnalle: Se työskentelee yrityksen hyväksi koko voimassaolonsa ajan, ja on yrityksen vastuulla varmistua, että näin todella tapahtuu.

Systemaattinen sopimushallinta on ensiarvoisen tärkeää missä tahansa yrityksessä ja sen toiminnan  kehittämisessä. Sopimuksen elinkaaren älykäs hallinta tarkoittaa, että yritys varmistaa saavansa täsmälleen sen, mistä aikoinaan neuvoteltiin. Molempien osapuolten oikeudet ja velvollisuudet, sopimusehdot ja -olosuhteet, sekä muutokset niissä, ovat hyvin tiedossa. Näin sopimuksista saa täyden tehon irti.

Soveltuvien toimittajien ja kumppaneiden valintaan kannattaa käyttää aikaa. Samoin sopimushallinnan etukäteissuunnitteluun. Ajallinen panostaminen näihin vaiheisiin vähentää merkittävästi ongelmien ratkomiseen käytettävää aikaa tulevaisuudessa.

Digitaalinen, koko sopimuksen elinkaaren huomioiva sopimushallinta voi tuoda huomattavia parannuksia kulujen hallintaan ja tehokkuuteen. Digitaalisuus auttaa:

  • vähentämään riskejä,
  • parantamaan taloudellista optimointia ja
  • lisäämään toiminnan tehokkuutta.

Forresterin tutkimuksen mukaan ne yritykset, jotka näkevät sopimushallinnan strategisena työkaluna ja kilpailuetuna, saavat sopimuksista todellisen hyödyn irti. Sopimusten hyödyntäminen optimaalisesti kasvattaa näiden yritysten liiketoimintaa.

Sopimusten riskit kuriin ja seuranta helpommaksi

Kun sopimusta hallitaan systemaattisesti koko sen elinkaaren ajan, pysytään myös sopimuksen kannalta tärkeiden päivämäärien perässä. Milloin sopimus päättyy? Tuleeko seuraamuksia, mikäli ehtoja ei noudateta sovitussa aikataulussa?

On myös tärkeä huomata, että digitaalinen sopimushallinta auttaa osoittamaan, että sopimusten ehtoja on noudatettu. Jäljennettävyys on paljon helpompaa, kun kaikista toimenpiteistä jää selkeä digitaalinen arkisto.

shutterstock_122127427-MVpieni-1 %%sep%% %%sitename%%

SOPIMUSHALLINTA KOKO SEN ELINKAAREN AJAN TEKEE SOPIMUKSISTA ÄLYKKÄÄMPIÄ JA TEHOKKAAMPIA

Taloudellinen päätöksenteko muuttuu paremmaksi

On helpompi tehdä taloudellisesti hyviä päätöksiä, kun on ensin selkeästi määritellyt sopimustensa elinkaaren hallinnan. Yksikään sopimus ei enää uusiudu tahattomasti automaattisesti, ja valituilta toimittajilta on aina mahdollista ostaa etukäteen sovituilla hinnoilla. Ei yllätyksiä, ei kalliita poikkeuksia.

On myös todettu, että hankinnan ja sopimusten laadinnan prosessien yhdistäminen on taloudellisesti kannattavaa. Tuottavimmat hankintaosastot saavuttavat näin jopa 37 prosenttia korkeammat säästöt vuosittain.

Tehosta toimintaasi

Päätöksenteossa kannattaa aina luottaa vertailukelpoiseen dataan. Digitaalisesti tallennetut dokumentit ja niistä johdettu tieto tekee yrityksestä tehokkaamman, ja auttaa ennakoimaan ja suunnittelemaan toimintaa pidemmälle.

Digitaalisen sopimusjärjestelmän käytöllä on etuna myös rakenteisen datan tehokas hyödyntäminen. Rakenteista dataa on helppo syöttää, tallentaa, hakea ja analysoida.

Cloudian tarjoama ratkaisu

Keskitetty ja automatisoitu Cloudia Sopimus auttaa hallinnoimaan kaikkia sopimuksia ja sopimusprosesseja. Lisää kannattavuuttasi ottamalla sopimuksista kaikki hyöty irti!

*Forrester, 2016

 

Tietopankki

Ota
yhteyttä





Näin viranomaiset tarjoavat lisäarvoa paikallisille toimijoille dynaamisen hankintajärjestelmän avulla

Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) on täysin sähköinen prosessi, joka antaa hankintaviranomaisille vapauden myöntää uusille toimittajille pääsyn julkisiin tarjouskilpailuihin milloin tahansa....

Lue lisää

Kuntien digitalisaatio etenee vauhdilla

Suomessa kuulee jatkuvasti puhetta siitä, kuinka kunnat ovat vanhanaikaisia ja jäykkiä. Ei savua ilman tulta, sanoo vanha sananlasku. Mielestäni...

Lue lisää

Yksinkertaistetut hankintaprosessit yritykselle, joka hakee kasvua globaaleilla markkinoilla

Business Finland tarjoaa rahoitusta ja neuvontapalveluita suomalaisille kansainväliseen kasvuun tähtääville yrityksille. Cloudia on ollut Business Finlandin yhteistyökumppani digitalisoiduissa hankintapalveluissa...

Lue lisää

Cloudia nimettiin Procurement Technology Award -palkinnon finalistiksi

Procurement Leaders on julkistanut World Procurement Awards -palkintojen finalistit vuodelle 2019. World Procurement Awards -palkintoja, jotka jaetaan yhteistyössä SAP...

Lue lisää

Digitaalinen sopimushallintaratkaisu nopeuttaa ja selkeyttää myyntiprosessia

Myyntiprosessissa varsinaisen sopimuksen työstäminen on monesti eniten aikaa vievä osuus. Neuvotteluja ja hyväksyntää varten sopimusta on kierrätettävä organisaatiossa lakiosaston,...

Lue lisää

Strategic Sourcing Forum 2019 kokosi hankintapäättäjät yhteen

Hankintapäättäjät ja muut alan asiantuntijat kokoontuivat keskiviikkona 13.3.2019 Hotel Kämpin Peilisaliin Helsingissä. Heidät toi yhteen Strategic Sourcing Forum, Cloudian...

Lue lisää

”Uskomaton asiantuntemus, palvelualttius ja vasteaika”

Meillä Cloudialla on tutkitusti tyytyväisiä asiakkaita! Vuoden 2019 asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset ovat mukavaa luettavaa. Asiakastyytyväisyys on yksi tärkeimmistä tavoitteistamme ja...

Lue lisää

Cloudia Suunnittelu

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tämä pätee myös hankintojen suunnittelussa. Hankintojen kokonaisvaltainen suunnittelu on ehdoton edellytys tehokkaalle hankintatoimelle. Suunnittelu...

Lue lisää

Cloudia Tilaus

Cloudia Tilaus -palvelumme ehdoton etu on sen linkittyminen hankintasopimukseen: Tilaus voidaan tehdä sopimustietoja hyödyntäen, jolloin ostat aina sopimuksen mukaisesti....

Lue lisää

Avoin myyntipäällikön tehtävä

Cloudia Oy on suomalainen johtava hankintaratkaisujen ja sopimuksenhallinnan digitalisoinnin ohjelmisto- ja palveluyritys. Liikevaihtomme on kaksinkertaistunut  viimeisen neljän vuoden aikana ja voimakas kasvumme...

Lue lisää
Ota yhteyttä!