Löydä tarvittava sopimustieto nopeasti ja vaivattomasti

Allekirjoitetusta sopimuksesta ei ole paljon hyötyä, jos se ei ole löydettävissä. Sopimushallinnan onnistumisen kannalta on ratkaisevan tärkeää pystyä saavuttamaan kaikki sopimuksiin liittyvät tiedot nopeasti ja helposti.

Sopimustietojen löytämiseen liittyviä kipukohtia

Kuulostaako tutulta?

• Sopimusta koskevaa tai sopimuksen sisältämää tietoa ei ole löydettävissä juuri silloin, kun sitä tarvitaan
• Sopimustiedot on hajautettu eri järjestelmien välille, mikä voi johtaa ongelmiin tai jopa rikkomuksiin
• Asiakirjojen läpikäyminen manuaalisesti kuluttaa aikaa ja resursseja

Tarvittavien sopimustietojen etsiminen koko organisaation sopimusten ja niiden metadatan joukosta voi osoittautua liki mahdottomaksi, kun tietoa on monessa eri paikassa ja tiedostomuodossa. Sopimustietoja on vaikea löytää tarpeen tullen, kun niitä säilytetään esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmissa ja tiedostokansioissa, jotka eivät ole kyseisen tiedon hallinnointiin suunniteltuja järjestelmiä.

Mikä ratkaisuksi?

Kokonaisuuksien läpikäynti ja tiedon paikantaminen helpottuu, kun kaikki sopimukset ja niiden liitteet ja muut tiedot ovat yhdessä paikassa. Edistyneet hakumenetelmät ja algoritmit mahdollistavat tarvittavan tiedon tarkan ja nopean löytämisen. Sopimusasiakirjat ja niiden liitteet voidaan poimia tarkasteltaviksi, jolloin hakuja voidaan suorittaa koko tekstin laajuudelta.

Cloudian sopimushallintaratkaisun laajennetun hakutoiminnon avulla sisältöä voidaan etsiä koko sopimusportfolion laajuudelta. Sisältöhaun ansiosta mm. lausekekirjastoihin, valmiisiin pohjiin ja metadataan päästään käsiksi yhdestä paikasta. Tuloksissa otetaan huomioon asiayhteys ja niihin pääsee myös heti käsiksi.

Cloudia Sopimuksen hyödyt:

• Tee koko sopimuskantasi kattavia hakuja yhdessä näkymässä
• Suodata ja tarkenna tuloksiasi tarvittaessa
• Käytä jokerimerkkejä (engl. wildcard character) ja muita edistyneitä menetelmiä hakutarkkuuden parantamiseksi
• Tarkkaile tuloksia asiayhteydessään, esim. sopimuslausekkeet, liitepohjat
• Hae myös ladattujen asiakirjojen ja liitteiden sisällöistä
• Tarkastele lyhyitä otteita tekstin sisältä nähdäksesi, mistä mikäkin hakusana löytyi

Haluatko löytää sopimustiedot nopeasti ja vaivattomasti? Ota meihin yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta tai suoraan osoitteeseen [email protected].

Lue myös miten parannat sopimusten toteuttamista tehokkaalla muutoksenhallintaprosessilla ja ylläpidät toimittajasuhteita sopimusriitojen aikana.