Tehokas toimittajahallinta vähentää sopimusriskejä

Sopimuksiin liittyy aina riskejä, ja suuri osa niistä kulminoituu yhteistyökumppaneihin. Toimivan sopimus- ja toimittajahallinnan avulla organisaatiossa pystytään ennakoivasti tunnistamaan sopimusriskejä sekä kehittämään sopimusriskien hallintaa.

Sähköinen sopimushallinta luo pohjan tehokkaalle ja toimivalle toimittajayhteistyölle sekä toimittajahallinnan kehittämiselle. Toimittajan hallinta mahdollistaa paremmat sopimukset, vähentää riskejä ja kustannuksia sekä lisää tehokkuutta.

Sopimushallinnasta pääset lukemaan lisää artikkeleista Sopimushallinta sähköisesti – mitä hyötyä siitä on? ja Sähköinen sopimushallinta parantaa sopimustiedon löydettävyyttä ja saatavuutta.

Mitä on toimittajahallinta?

Toimittajahallinnalla tarkoitetaan tuotteiden ja palveluiden toimittajien arviointia, valitsemista, hallintaa ja ohjaamista. Toimittajahallintaan sisältyy myös sopimusehtojen ja palvelutason toteutumisen valvonta sopimuskaudella sekä toimittajasuhteiden kehittäminen.

Toimittajahallinnan tavoitteena on oikeiden toimittajien ja kumppanien valinta sekä toimittajien ohjaaminen. Toimittajahallinta on vahvasti läsnä koko sopimuksen elinkaaren ajan, aina sopimusneuvotteluista sopimuksen päättymiseen saakka. Sopimushallinnan avulla pyritään saavuttamaan sopimukselle asetetut tavoitteet, mikä vaatii yhteistyötä toimittajien kanssa.

Mitä hyötyä toimittajasuhteen hallinnasta on?

Toimittajasuhteiden hallinnan tavoitteena on hyödyntää toimittajasuhteita arvon ja kannattavuuden luomiseksi organisaatiolle.

Oikein toteutettuna toimittajasuhteen hallinnalla voidaan

• vähentää riskejä
• tehostaa toimittajan suoritusta
• alentaa kustannuksia
• lisätä hallinnollista tehokkuutta
• tehostaa uusien toimittajien valintaa.

Toimittajahallinnan kehittämiseen liittyy myös toimittajasopimuksien hiominen. Laadukkaat toimittajasopimukset ovat hyvä lähtökohta toimivalle toimittajan hallinnalle. Panostaminen toimittajahallintaan ja toimittajasopimuksiin tuo parhaimmillaan rahallista etua ja tehostaa koko organisaation toimintaa.

Sopimusriskien hallinta toimittajayhteistyössä

Toimittajayhteistyössä tarkastellaan toimittajien suoriutumista sopimuskauden aikana sekä tunnistetaan ja ratkotaan yhdessä haasteita, joita voi ilmetä. Yhteistyö toimittajan kanssa parantaa näkyvyyttä ja auttaa tunnistamaan sekä vähentämään mahdollisia sopimuksiin liittyviä riskejä.

Toimittajiin liittyviä sopimusriskejä ovat esimerkiksi yhteistyökumppanin taloudelliset ongelmat, toimintaan vaadittavien lupien ja sertifikaattien puuttuminen, tuotteen tai palvelun toimitusongelmat sekä toimittajan huono suorituskyky.

Toimittajasuhteiden hallinta antaa yrityksille mahdollisuuden seurata toimittajia ja kerätä tärkeää informaatiota toimittajatietojen tarkistamiseksi, mahdollisten toimittajien riskien tunnistamiseksi ja suorituskyvyn seuraamiseksi. Suorituskyvyn seurannasta saadut tiedot varoittavat myös mahdollisista tulevista ongelmista ja helpottavat parannuskohteiden tunnistamista.

Toimivan sopimus- ja toimittajahallinnan avulla organisaatiossa pystytään ennakoivasti tunnistamaan ja hallitsemaan mahdollisia sopimusriskejä, jotka voivat vaikuttaa esimerkiksi toimittajan palvelun, tuotteen toimittamisen tai muiden sopimusvaatimusten täyttämiseen.

Molemminpuolinen hyvä toimittajasuhde mahdollistaa parhaan lopputuloksen ja sopimusriskien hallinnan. Sopimusriskien hallintaa edesauttaa myös laadukkaan toimittajasopimuksen laatiminen.

Toimittajahallinnan avulla parempia sopimuksia

Sekä sopimus- että toimittajahallinta vaikuttavat sopimusten tekemisen prosessiin ja prosessin kehittämiseen. Niiden tuomaa tietoa hyödyntämällä tulevista sopimuksista saadaan entistä enemmän irti.

Olemme listanneet alle seitsemän hyötyä, jotka sopimus- ja toimittajahallinnan yhteistyöllä voidaan saavuttaa.

1. Sopimusehtojen täyttymisestä varmistuminen
Sopimus- ja toimittajahallinnan avulla voidaan varmistua siitä, että kaikki sopimukseen liittyvät ehdot täyttyvät. Ehdot voivat liittyä niin taloudellisiin, ympäristöllisiin, sosiaalisiin kuin työntekijöihin liittyviin olosuhteisiin.

2. Tuottavammat suhteet kumppanien kanssa
Entistä läpinäkyvämpien ja tuottavampien suhteiden kehittäminen ja hallitseminen yhteistyökumppaneiden kanssa helpottuu. Myös toimittajien asiantuntemuksen hyödyntäminen kustannuksiin ja tehokkuuteen liittyen on käytettävissä. Mahdollisen suorituskyvyn heiketessä parannussuunnitelmien toteuttaminen on helpompaa.

3. Sopimusriskien tunnistaminen ja hallinta
Esimerkiksi toimittajan palvelun tai tuotteen toimittamiseen, yleisten avainindikaattorien ja palvelutasosopimusten noudattamiseen tai muiden sopimusvaatimusten täyttämiseen liittyvien riskien tunnistaminen ja hallinta ennakoivasti on helpompaa.

4. Vastuualueiden selkeä määrittely
Roolien ja vastuualueiden määrittely on selkeämpää sähköisten järjestelmien ansiosta. Kaikkien osapuolten on helpompi ymmärtää, nähdä ja seurata omaan toimintaan liittyviä vastuita ajantasaisesti.

5. Rahalle enemmän vastinetta
Toimittaja- ja sopimushallinta mahdollistavat jatkuvan kehityksen, jolloin yrityksen on mahdollista saada suurempi hyöty tekemistään sopimuksista. Vahvat toimittajasuhteet auttavat myös neuvottelemaan paremmista hinnoista, alennuksista, toimituskuluista ja määräalennuksista. Vastaavasti ostajat ja toimittajat voivat tehdä yhteistyötä sopimuksen pituuden, maksuehtojen ja liitännäismaksujen sekä muiden kannustimien suhteen, jotka auttavat kasvattamaan voittomarginaalia.

6. Piilokustannukset säästöiksi
Lisäsäästöjen ja etujen tunnistaminen on entistä vaivattomampaa. Paremman näkyvyyden ansiosta piilokustannukset on helpompi tunnistaa ja ne voidaan muuttaa kustannussäästöiksi.

7. Suorituksen seuranta sopimuskaudella
Sopimus- ja toimittajahallinta tuovat etuja myös toiminnan seuraamiseen. Järjestelmien avulla voidaan valvoa, hallita ja jatkuvasti kehittää entisestään toimittajien ja organisaation toimintaa sopimukseen nähden. Hyötyjä syntyy muun muassa sopimuksen toimeenpanolle, toimittajien valvonnalle ja toimittajasuhteiden kehittämiselle.

Toimittajahallinta yhdessä sopimushallinnan kanssa lisää tehokkuutta. Se mahdollistaa helpomman yhteistyön toimittajien kanssa, jolloin sopimuksissakin määriteltyjen tavoitteiden saavuttaminen on helpompaa.

Oman toiminnan kehittäminen tehostuu, kun sekä sopimus- että toimittajahallinnan avulla olemassa olevien ongelmakohtien tunnistaminen on entistä vaivattomampaa. Näitä ongelmakohtia voidaan siten tulevissa sopimuksissa ja strategiassa välttää.

Panosta sopimushallinnan lisäksi myös toimittajahallintaan

Sopimushallinnan lisäksi toimittajayhteistyöhön panostaminen mahdollistaa strategisten tavoitteiden saavuttamisen ja tavoitteiden seurannan läpi koko sopimuksen elinkaaren. Sähköiset järjestelmät tarjoavat ainutlaatuisia ratkaisuja yhteistyön kehittämiseen ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Jos organisaatiossasi on jo panostettu sopimushallinnan sähköistämiseen, kannattaa seuraava askel ottaa toimittajayhteistyön kehittämisen parissa. Koska toiminnot liittyvät vahvasti toisiinsa, on molempien kehittäminen järkevää.

Lataa ilmainen sopimushallintajärjestelmän opas ja tutustu sähköisen sopimushallintaan tarkemmin. Lue myös, miten Cloudian palvelut auttavat toimittajien ja ostajien välisen luottamuksen rakentamisessa.