Tärkeää tietoa koronaviruksesta

”Cloudia Kilpailutus on best practice -ohjelmisto hankintoihin”

Suomen ulkoministeriön kumppanuus Cloudian kanssa on auttanut keskittämään ministeriön hankintaprosessin yhteen tehokkaaseen yhteiseen järjestelmään.

Ulkoministeriön henkilöstöön kuuluu 1 500 henkeä, 900 Helsingissä ja 600 edustustoissa ulkomailla. Ennen Cloudia Kilpailutukseen siirtymistä Suomen ulkoministeriön hankinnat tehtiin Word-asiakirjoilla, sähköpostiviesteillä ja jopa paperilla.

”Meillä oli lukuisia asiakirjamalleja ja paksuja oppaita”, muistelee hankinta-asiantuntija Vesa Leino, ”ja prosessimme ja tietomme olivat liian hajallaan.”

Nyt ministeriön hankintatoimi on keskittänyt kaiken yhteen tehokkaaseen yhteiseen järjestelmään, jossa kaikki kulloiseenkin hankintaprojektiin liittyvät asiakirjat ovat helposti saatavilla ja turvallisesti arkistoituina. Tällä on merkitystä, kun asiakirjoja auditoidaan tai jos tiettyjen henkilöiden on päästävä käsiksi turvallisuusluokiteltuun tietoon. ”Ja jos määritän jotain salassa pidettäväksi, se myös pysyy sellaisena”, Leino sanoo.

Julkisten asiakirjojen käsittely on yhtä lailla helppoa ja asiakirjat ovat nopeasti löydettävissä palvelusta. Julkishallinnon organisaationa ulkoministeriö on toisinaan osallisena markkinaoikeudessa käsiteltävissä asioissa, ja lisäksi tiedotusvälineet tai kansalaiset voivat vaatia sitä avaamaan hankintaprosessien lopputulosten taustoja. ”Nyt pääsemme helposti käsiksi kaikkiin tärkeisiin asiakirjoihin, eikä niitä tarvitse etsiä viikkokausia pölyisistä arkistoista.”

Aika- ja kustannustehokkuus ovat tärkeitä etuja

Ulkoministeriön vuotuiset hankintamäärärahat ovat lähes 200 miljoonaa euroa. Cloudian palvelun mahdollistama aika- ja kustannustehokkuus on Leinon mukaan tärkeä etu. Suurin osa kokonaismäärärahoista kuluu kaupunkipalveluihin sekä kaupallisiin tuotteisiin, jotka hankintaan Cloudia Kilpailutuksen kautta.

”Koko prosessissa säästyy aikaa. Palvelussa on ohjeet tarjousmenettelyjen suorittamiseen, joten se vähentää kollegoiden neuvomiseen käytettyä aikaa. Lisäksi ratkaisun avulla saadaan lyhennettyä varsinaiseen kilpailutusprosessiin kuluvaa aikaa ja jopa aikaa, joka toimittajillamme kuluu tarjouspyyntöihin vastaamisessa. Tämä nopeuttaa jokapäiväisiä työnkulkujani, ja voin luottaa siihen, että kaikki käyttävät samoja, ajantasaisia pohjia ja että kaiken löytää myös jälkikäteen”, Leino sanoo. ”Osittain keskitetyssä järjestelmässä käy pahimmillaan niin, että joku luo oman tarjouspyyntöpohjansa tai käyttää vanhaa versiota omista tiedostoistaan.”

Cloudia valittiin EU:n laajuisella kilpailutuksella

Ulkoministeriö valitsi Cloudian kilpailutusohjelmiston ministeriöiden ja Suomen valtion EU:n laajuisessa tarjouskilpailumenettelyssä. Leino kertoo, että tärkeimmät tekijät Cloudia Kilpailutuksen valinnan taustalla olivat sen käytettävyys sekä jäsennelty, virallisiin EU-ilmoituksiin liittyvä lähestymistapa dokumentaatioon.

”Kun esimerkiksi täytän ohjelmistossa olevia kenttiä, ne tulevat automaattisesti EU:n vaatimassa järjestyksessä ja muodossa”, Leino selittää.

Cloudian ohjelmisto ei perustu vain Suomen kansallisiin vaatimuksiin vaan EU-direktiiveihin ja on siten käytettävissä kaikissa EU:n lainsäädäntöä noudattavissa maissa. Leinon mukaan tämä on vahva myyntivaltti, josta hän on keskustellut muidenkin valtion virastojen kanssa.

Ohjelmisto toimii hyvin kaikissa menettelyissä

Leino on henkilökohtaisesti käsitellyt noin 40 tarjouskilpailumenettelyä Cloudia Kilpailutuksen avulla – avoimia menettelyjä, rajoitettuja menettelyjä ja neuvottelumenettelyjä – ja kertoo ohjelmiston toimivan hyvin niissä kaikissa.

Esimerkkinä Leino kertoo neuvottelumenettelystä, jossa haettiin yhtä maailmanlaajuista Instagram-tilien ylläpitäjää. Tehtävään oli kuitenkin satoja ehdokkaita.

”Ensimmäisessä vaiheessa kiinnostuneita oli paljon, mutta Cloudian kilpailutustyökalua käyttämällä saimme määriteltyä vaatimuksemme hyvin selkeästi. Tämän seurauksena esivalittujen tarjoajien joukko saatiin nopeasti kutistettua vain kolmen parhaan ehdokkaan suuruiseksi.”

Cloudian asiakastuki on nopea ja tehokas

Leino muotoilee asian näin: mikään ohjelmisto ei ole täydellinen. Cloudian asiakaspalvelijat ovat kuitenkin aina valmiina auttamaan. ”Kun olen ottanut yhteyttä Cloudian tukipalveluun, puhelimeen on yllätyksekseni aina vastattu tai olen saanut sähköpostiviestiini vastauksen muutaman tunnin sisällä. Cloudia on ratkaissut ongelmat hyvin nopeasti ja tehokkaasti”, Leino kertoo.

Lopuksi Leino toteaa: ”Voin ehdottomasti suositella Cloudian kilpailutusohjelmistoa, sillä se säästää aikaa ja rahaa. Kyseessä on ns. on best practice -ohjelmisto hankintoihin. Tämän viestin haluan välittää muillekin ministeriöille, jotka suunnittelevat digitaalisen hankintatoimensa kehittämistä.”

”Cloudia Kilpailutus on best practice -ohjelmisto hankintoihin”

Vesa Leino
hankinta-asiantuntija
Suomen ulkoministeriö

 

Lue lisää asiakkaidemme tarinoita ja katso Case Business Finland: Yksinkertaistetut hankintaprosessit yritykselle, joka hakee kasvua globaaleilla markkinoilla!

Tietopankki

Ota yhteyttä





Hyväksyn tietosuojaselosteen ehdot.

Miten hankinnat ja sopimushallinta hoidetaan etänä?

Kokosimme alle muutaman vinkin, joiden toivomme auttavan sinua työssäsi kilpailutusten, toimittajien ja sopimushallinnan parissa.  7 vinkkiä hankintojen ja sopimushallinnan...

Lue lisää

Hyvä käyttäjäkokemus syntyy, kun pysyy ajan tasalla asiakkaan tarpeista

Tänä päivänä, enemmän kuin koskaan, menestys perustuu aitoon välittämiseen ja ongelmanratkaisuun. Markkinat, asiakastarpeet ja kilpailutilanteet muuttuvat nopealla syklillä, joten...

Lue lisää

Uusi käyttöliittymä tarjoaa yhdenmukaisen näkymän kaikkiin Cloudian palveluihin

Cloudian palveluiden käyttöliittymä sai uuden ilmeen. Uusi käyttöliittymä mm. tarjoaa yhdenmukaisen näkymän kaikkiin Cloudian palveluihin ja helpottaa navigointia sekä...

Lue lisää

Aitoa tasa-arvoa myös palveluiden käytettävyyteen ja tekoälyn päätöksiin

Digitaalisten järjestelmien kehittämisessä tarvitaan monimuotoisuutta ja asiakkaan äänen kuuntelemista. Näin naistenpäivän alla on erinomainen hetki miettiä, kuinka tasa-arvo toteutuu...

Lue lisää

Hankintojen digitalisointi lisää hankintaprosessien läpinäkyvyyttä Lohjalla

Lohjan kaupunki kilpailuttaa hankintoja säästääkseen rahaa. Kaupungin tavoitteena on lisätä organisaation tehokkuutta ja kehittää sisäistä tiedonjakoa. Cloudian digitaaliset hankintaratkaisut...

Lue lisää

Cloudia toimittaa hankintajärjestelmän Tanskan suurimmalle sähköverkkoyhtiölle

Cloudia on allekirjoittanut sopimuksen tanskalaisen sähkönjakeluyhtiön Radiuksen kanssa sähköisten kilpailutus- ja sopimushallintaratkaisujen toimittamisesta. Sopimus on merkittävä askel Cloudialle, joka...

Lue lisää

”Cloudia Kilpailutus on best practice -ohjelmisto hankintoihin”

Suomen ulkoministeriön kumppanuus Cloudian kanssa on auttanut keskittämään ministeriön hankintaprosessin yhteen tehokkaaseen yhteiseen järjestelmään. Ulkoministeriön henkilöstöön kuuluu 1 500...

Lue lisää

”Olemme erittäin tyytyväisiä Cloudian järjestelmään kokonaisuutena!”

Cloudian palvelujen kehitystä tehdään asiakaslähtöisesti ja hyvä käyttäjäkokemus on meille ensiarvoisen tärkeää. Osana kehitysprosessia toteutamme säännöllisesti asiakastyytyväisyyskyselyjä selvittääksemme, olemmeko...

Lue lisää

Sujuvista hankinnoista myötätuulta Suomen satamiin

Cloudian ratkaisuihin luottavat satamat Helsingissä, Porissa, Raumalla, Kokkolassa ja Kalajoella kuuluvat kaikki alansa menestyjiin. Niiden tarinat todistavat, että muutos...

Lue lisää

Tietohallintojohtajat digitalisaation ohjaksissa

Yritysmaailman digitalisaatio etenee hurjaa vauhtia, ja yhä useammin sitä johtavat tietohallintojohtajat. Gartnerin vuonna 2019 toteuttamassa tutkimuksessa todettiin, että tietohallintojohtajien...

Lue lisää
Ota yhteyttä!