Ilmatieteen laitos kilpailuttaa hankintojaan globaalisti Cloudian avulla

Cloudian palveluiden avulla Ilmatieteen laitos on onnistunut virtaviivaistamaan ja helpottamaan hankintaprosessejaan. Hankintoihin ja sopimuksiin liittyvät tiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta.

Ilmatieteen laitos on palvelu- ja tutkimuslaitos, jonka tehtävänä on tuottaa laadukasta havainto- ja tutkimustietoa ilmakehästä ja meristä. Tämän osaamisensa Ilmatieteen laitos yhdistää palveluiksi, joita se tuottaa yleisen turvallisuuden edistämiseksi sekä yhteiskunnan ja ympäristön hyvinvoinnin lisäämiseksi. Ilmatieteen laitoksen historia on pitkä, sillä se on perustettu vuonna 1838. Nykyisen nimensä Ilmatieteen laitos sai vuonna 1968.

Sen lisäksi, että Ilmatieteen laitos tuottaa palveluita ja tutkimusta, on laitos edustaja myös useassa kansainvälisessä järjestössä. Ilmatieteen laitos osallistuu aktiivisesti myös kansainvälisiin tutkimus- ja kehityshankkeisiin. Viimeisen 50 vuoden aikana Ilmatieteen laitos onkin kehittänyt sää- ja ilmastopalveluita yli 100 maassa.

-Meillä on paljon ulkomaalaisia toimittajia, joiden kautta hankitaan mm. supertietokoneita ja muuta laitteistoa. Olemme mukana myös kehittämässä kehittyvien maiden sääpalvelua konsultoimalla ja avustamalla parhaamme mukaan, hankinta-asiantuntija Pipsa Ylikantola-Päkki kertoo.

Suomen Ilmatieteen laitos on kansainvälisesti arvostettu organisaatio, jonka ammattitaitoa hyödynnetään konsultointipalveluiden kautta globaalisti. Hankintoja kilpailutetaan tutkimuslaitteistoista huoltopalveluihin ja koodareihin, joten tarvetta digitaaliselle kilpailutusjärjestelmälle löytyi.

Cloudian asiakastuki vastaa puheluihin nopeasti, on ystävällinen ja yrittää aina selvittää vaikeitakin kysymyksiämme.

Globaali toiminta aiheuttaa myös haasteita. Ero esimerkiksi pohjoismaiden ja kehittyvien maiden välillä sähköisten järjestelmien käytössä voi olla huima. Apua mahdollisiin käyttökulttuurieroihin saadaan Cloudian asiakastuesta, joka on Ilmatieteen laitoksen mukaan ollut erittäin toimiva.

– Cloudian asiakastuki vastaa puheluihin nopeasti, on ystävällinen ja yrittää aina selvittää vaikeitakin kysymyksiämme, IL:n hankintapäällikkö Pirkko Niemi kertoo. – Kiitokset Cloudian asiakastuelle myös englannin kielisestä palvelusta ja ohjeista!

Cloudian ja IL:n yhteistyö alkoi vuonna 2016

Ilmatieteen laitos ja Cloudia aloittivat yhteistyön syksyllä 2016. Liikkeelle lähdettiin laittamalla IL:n hankintasopimukset hallintaan Cloudia Sopimuksen avulla. Järjestelmä otettiin organisaatiossa vastaan positiivisin mielin.

– Cloudia Sopimus helpottaa tiedon löydettävyyttä, eivätkä sopimukset jää toimistojen aukioloaikojen taikka tiettyjen henkilöiden taakse, projektipäällikkö Tommi Asplund kommentoi.

Ilmatieteen laitoksen hankintatoimea lähdettiin digitalisoimaan Cloudia Kilpailutuksen avulla huhtikuussa 2017. Aiemmin käytössä olleet Word-pohjaiset lomakkeet haluttiin korvata niin, että jatkuva sähköpostittelu ja Ilmatieteen laitoksen kirjaamon toimiminen välikätenä saatiin pääosin poistettua.

– Cloudia Kilpailutus on selättänyt aiemmat haasteet niin kansallisesti toimittaessa, kuin globaalillakin skaalalla. Nyt mannerten väliset aikaerotkaan eivät sekoita pakkaa kuten ennen, Niemi selostaa.

Cloudian palveluiden avulla Ilmatieteen laitos on onnistunut virtaviivaistamaan ja helpottamaan hankintaprosessejaan. Hankintoihin ja sopimuksiin liittyvät tiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta.

-Tämän lisäksi järjestelmien käyttö säästää mm. työaikaa, kun sitä ei enää tuhlaudu tietojen täyttämiseen useaan otteeseen.