- Artikkelit
Sopimushallinta sähköisesti – mitä hyötyä siitä on?
Sähköisen sopimushallinnan ansiosta sopimuksen elinkaaren hallinta on tehokkaampaa, sopimusriskit ovat paremmin hallittavissa ja sopimustieto on aina ajan tasalla.
Yrityksillä on useita sopimuksia eri osapuolten kesken, työsopimuksista lähtien. Perinteisesti niin osto- ja myyntisopimukset, alihankintasopimukset kuin yhteistyösopimuksetkin on arkistoitu mappeihin ja komeroihin, mutta pölyttyneiden kansioiden aika on auttamatta ohi. Sähköinen sopimushallinta tuo sopimukset nykypäivään tietoturvaa unohtamatta.
Pelkkä digitaaliseen muotoon tallennettu sopimus ei kuitenkaan itsessään riitä. Tärkeää on, että yritys pystyy oikeasti hallinnoimaan ja seuraamaan sopimuksen toteutumista. Valitsemalla luotettavan sähköisen sopimushallinnan palveluntuottajan, organisaatio saa uudesta järjestelmästä parhaan hyödyn irti. Asiantunteva kumppani tunnistaa yrityksen tarpeet ja toimittaa tarpeita vastaavat palvelut ja ohjelmistot.
Cloudian palvelujohtaja Outi Tuohimetsä muistuttaa, kuinka sopimushallinta on tärkeä osa strategista liiketoimintaa.
– Riskienhallinnan lisäksi sopimushallinnan avulla voidaan parantaa toiminnan laatua ja tuottavuutta. Kukapa ei haluaisi voida ennustaa sisäisiä ja ulkoisia kustannuksia tai varmistaa, että sovituista ehdoista pidetään sopimuskauden aikana myös kiinni.
Sopimustenhallinta sähköisesti hyödyttää yritystä
Sopimusten koko elinkaari on hallinnassa. Sopimustieto on helposti saavutettavissa ja hallinnoitavissa sopimuksen laatimisesta sähköiseen allekirjoitukseen sekä koko sopimuksen voimassaolon ajan.
Sähköinen sopimushallinta tehostaa toimintaa. Sopimustenhallintajärjestelmän ansiosta sopimusten laatimiseen ja käsittelyyn liittyvä manuaalinen työ vähenee. Sopimukset ja niihin liittyvä tarvittava tieto löytyy nopeasti, ja pääsy sopimuksiin onnistuu omalta työpisteeltä. Sopimustieto on myös paremmin hyödynnettävissä erilaisia muistutuksia ja raportteja luomalla.
Sopimusriskien hallinta helpottuu. Sopimusten voimassaolon aikaisia toimenpiteitä, hyväksyttyjä toimittajia ja yhteistyökumppanin suoritusta on helppo seurata. Sopimuksiin liittyvät tärkeät päivämäärät eivät mene ohi järjestelmän muistuttaessa niistä automaattisesti. Lisäksi sopimusten säilyttäminen ja pääsynhallinta täyttää tietoturvavaatimukset.
Sähköisen sopimushallinnan ansiosta sopimukset ovat luontainen ja hallittu osa jokapäiväistä työtä. Toimiva sopimushallintaratkaisu mahdollistaa sen, että ajantasainen sopimustieto on kaikkien asianosaisten saatavilla välittömästi.
Sopimuksen elinkaaren hallinta on helpompaa sähköisesti
Sopimuksen koko elinkaari kattaa valmistelun ja sopimusneuvottelut allekirjoituksineen, voimassaolon valvonnan, reklamaatiot sekä sopimusten purkamisen, päättymisen ja uusimisen. Klikkaa otsikko auki nähdäksesi tarkemmin, mitä etuja sähköinen sopimushallintajärjestelmä tuo jokaiseen vaiheeseen perinteiseen sopimushallintaan verrattuna.
Perinteinen: Sopimusten valmisteluun perinteisessä sopimushallinnassa sisältyy esimerkiksi tulostamista, skannaamista, versionhallintaa ja allekirjoitusten hankkimista. Tämä prosessi saatetaan käydä läpi monta kertaa, ennen kuin lopulliseen sopimukseen on saatu kaikkien allekirjoitukset.
Sähköinen: Kaikki sopimusten valmisteluun liittyvät prosessit voidaan toteuttaa reaaliaikaisesti verkossa sähköistä sopimushallintajärjestelmää hyödyntäen. Sopimuksen laadinta- ja neuvotteluvaihe allekirjoitukseen saakka tapahtuu digitaalisesti ja jokaisella osapuolella on saatavilla sopimuksen uusin, päivitetty versio. Järjestelmästä saatavat valmiit sopimusmallit nopeuttavat sopimusten laatimista entisestään. Sähköisen sopimushallinnan ansiosta saatavilla on myös ajantasainen tieto siitä, ketkä sopimuksen ovat jo hyväksyneet.
Perinteinen: Perinteisessä sopimushallinnassa sopimusten valvonta on haasteellista, sillä allekirjoitusten jälkeen sopimukset unohdetaan usein arkistoihin. Sopimustiedon hyödyntäminen on työntekijöiden muistin ja heidän käyttämiensä työkalujen varassa. Työntekijät voivat myös vaihtua kesken sopimuskauden, jolloin osa sopimustiedosta saattaa lähteä heidän mukanaan.
Sähköinen: Sähköinen sopimushallintajärjestelmä hälyttää automaattisesti esimerkiksi sopimusajan päättyessä tai silloin, kun sopimusehtoja tulee muuttaa. Automaattisten hälytysten ansiosta sopimusten toteutumista on helpompi valvoa. Kaikki sopimukseen liittyvä tieto on samassa paikassa ja helposti kaikkien saavutettavissa, jolloin sopimustietoa on helpompi analysoida ja ylläpitää.
Perinteinen: Reklamaatioihin reagointi on hidasta, eikä rikkeitä välttämättä huomata ajoissa perinteistä sopimushallintaa käyttäessä. Todisteiden kerääminen on manuaalista ja aikaa vievää, eikä reklamaatiota välttämättä ehditä toimittaa ajoissa.
Sähköinen: Sähköisen sopimushallinnan ansiosta reklamaatioiden korvausaikataulu lyhenee, sillä järjestelmän avulla käyttäjä pystyy tekemään välittömän reklamaation rikkomuksen havaitessaan. Myös aiheutuneiden vahinkojen osoittaminen ja reklamaatioon liittyvien sopimusehtojen ilmoittaminen on helppoa. Järjestelmän avulla yksityiskohtaisen ja selkeän luettelon laatiminen reklamaatioon liittyvistä sopimuskohdista onnistuu vaivattomasti. Osapuolten väliset keskustelut jäävät järjestelmään automaattisesti talteen. Järjestelmästä mahdollistaa myös valmiiden mallipohjien käytön, joiden avulla reklamaatioon liittyvät tärkeät huomiot eivät jää kirjaamatta ja korvausvaatimusten läpimeno tehostuu.
Perinteinen: Perinteisessä sopimushallinnassa sopimuksiin liittyviin päivämääriin ei välttämättä muisteta reagoida. Tällöin yritys saattaa huomaamattaan maksaa jo päättyneestä sopimuksesta tai unohtaa uusia vanhentuneen sopimuksen.
Sähköinen: Sopimuksiin liittyvät tärkeät päivämäärät eivät unohdu ja niihin ehditään reagoida ajoissa. Sähköinen sopimusjärjestelmä muistuttaa sopimuksen vastuuhenkilöitä automaattisesti sopimusten uusimis- tai päättymisajankohdista. Sopimuksen uusiminen tai uuden sopimuksen luominen onnistuu ketterästi.
Sopimushallintajärjestelmä yrityksen tarpeiden mukaan
Sähköisestä sopimustenhallinnasta hyötyvät niin pienet kuin suuretkin organisaatiot. Keskitetty ja automatisoitu sopimushallinta tuo etuja yrityksille toimialaan katsomatta.
Uuden sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto saattaa mietityttää. Usein prosessin kuvitellaan vievän paljon aikaa ja että sopimusten järjestelmään tuominen on vaivalloista. Todellisuudessa sopimusten digitalisointi asiantuntevan kumppanin kanssa on yksinkertaista. Pilvipalveluna toteutettu käyttöönottoprojekti on vaivaton ja nopea, vaikka arkistoitavia sopimuksia olisikin suuri määrä.
Pienyritysten saamat hyödyt sähköisestä sopimustenhallinnasta
Pienemmissä yrityksissä vallalla saattaa olla ajatus, että yrityksen sisällä on aina joku, joka tietää ja muistaa sopimusten sisällöt. Sopimusten määrä kasvaa kuitenkin nopeasti ja sopimuksiin liittyvien tärkeiden päivämäärien muistaminen vaikeutuu.
Pienille yrityksille on myös ominaista, että sopimuksia säilytetään koskemattomina kassakaapissa tai staattisesti levylle tallennettuna. Tällöin sopimustietoon käsiksi pääseminen on vaikeaa eikä sopimusten noudattamista pystytä seuraamaan tehokkaasti.
Siirtyminen sähköiseen sopimushallintaan mahdollistaa sen, että pienikin yritys pystyy helposti hallinnoimaan sopimustietoa vahvistaen omaa liiketoimintaansa. Aikaa säästyy myös ydintyöhön.
Suurten yritysten saamat hyödyt sähköisestä sopimustenhallinnasta
Suurissa yrityksissä sopimusten määrä on niin huomattava, että ilman keskitettyä sopimustenhallintaa, sopimustiedon ajan tasalla pysyminen on lähes mahdotonta. Kokonaiskuvan rakentaminen siitä, millaisia sopimuksia yrityksissä solmitaan on haasteellista ja sopimusten noudattamisen seuranta on vaikeaa perinteisen sopimushallinnan keinoin.
Sähköisen sopimushallinnan avulla eri osastojen erilaiset sopimuskäytänteet yhtenäistyvät, minkä ansiosta kokonaisuuden hallinta helpottuu. Sopimusten pitäminen yhtenäisenä myös silloin, kun sopimuslauseke tai liitepohja päivitetään ei tuota ongelmia sähköistä sopimushallintajärjestelmää käytettäessä.
Ihmisten vaihtuvuus ei myöskään sopimushallintajärjestelmän ansiosta vaikuta sopimustiedon löydettävyyteen.
Sopimustieto on turvassa sähköisiä dokumentteja käytettäessä
Sopimusten tietoturvallinen säilyttäminen on ensiarvoisen tärkeää. Sopimustietoa ja käyttöoikeuksia tulee aina hallinnoida tietosuoja-asetusten ja -lakien edellyttämällä tavalla.
– Yksi pilvipalvelun eduista on, että tietoon pääsee käsiksi missä ja milloin tahansa. Tämän täytyy kuitenkin toteutua tietoturvasta tinkimättä. Meille Cloudialla pilvipalveluidemme tietoturvataso on erittäin tärkeää. Olemme jo toimintamme alusta asti kiinnittäneet huomiota asiakkaidemme henkilötietojen luotettavaan ja turvalliseen käsittelyyn, Tuohimetsä kertoo.
Kun valitaan kumppania sopimushallinnan sähköistämiseen on hyvä varmistaa, että palveluntarjoajalla on luotettavia suojausominaisuuksia. Vähimmäisvaatimukset tietoturvaa lisäävistä ominaisuuksista ovat kaksivaiheinen tunnistautuminen, toiminnallisuudet luottamuksellisen tiedon käsittelyyn ja rajattu pääsy sopimustietoon. Rajatun pääsyn ansiosta sopimuksia tai niiden osia voidaan määritellä näkyviksi vain tietyille henkilöille, jolloin esimerkiksi henkilötiedot voidaan piilottaa.
Sähköinen allekirjoitustapa lisää tietoturvaa, sillä sähköisesti allekirjoitetun sopimuksen allekirjoittaja, allekirjoitusaika ja sopimuksen sisältö ovat todennettavissa. Sähköisesti allekirjoitettu sopimus ei voi myöskään vahingossa kadota samalla tavalla kuin manuaalisesti allekirjoitetulle sopimukselle voi käydä.
Sopimusriskien hallinta tehostuu
Sopimusten huolellinen valmistelu, sopimus itsessään ja sopimusten toteutumisen aktiivinen seuranta ovat sopimusriskien hallinnan kannalta keskeisiä. Sähköinen sopimushallintajärjestelmä antaa organisaatiolle tehokkaita keinoja sopimusriskien hallintaan.
Millaisia riskejä sopimuksiin liittyy?
Sopimuksiin liittyviä riskejä ovat esimerkiksi sopimuksen tekemättä jättäminen, se ettei sopimus toteudu tai ettei se toteudu ajallaan. Sopimusriski voi liittyä myös sopimuksen syntytapaan, sopimuskumppaniin, tarjouksen tekemiseen, yleisiin sopimusehtoihin, sopimussakkoon tai vahingonkorvaukseen.
Sopimusosapuolet voivat tulkita sopimuksen ehtoja eri tavalla tai toinen osapuoli voi tehdä tietoisen sopimusrikkomuksen.
Myös inhimilliset tai huolimattomuuteen liittyvät virheet voivat aiheuttaa sopimusriskin. Tällaisia virheitä ovat esimerkiksi sopimuksiin jäävät vanhat ehdot, väärät päivämäärät tai väärien yritysten tiedot.
Miten sähköinen sopimushallintajärjestelmä auttaa sopimusriskien hallinnassa?
Huolellisesti valmisteltu kirjallinen sopimus on avainasemassa sopimusriskien hallinnassa.
Valmiita ja ajantasaisia sopimusmalleja hyödyntämällä sopimusehtoihin liittyvät yksityiskohdat ja muut merkitykselliset seikat on helppo ottaa huomioon sopimusta laatiessa. Sähköisen järjestelmän ansiosta sopimushallintaan liittyvä manuaalinen työ vähenee, mikä vähentää inhimillisten ja huolimattomuuteen liittyvien sopimusriskien mahdollisuutta.
Sähköisen allekirjoituksen ansiosta sopimuksen syntymisajankohta ja se, kuka sopimuksen on allekirjoittanut voidaan kiistattomasti todentaa.
Kun sopimus on solmittu, sopimuksen toteutumista ja olosuhteiden muutoksia on syytä seurata sopimusriskien välttämiseksi. Sähköistä järjestelmää käyttävällä organisaatiolla on aina ajantasaista tietoa siitä, mitä velvoitteita voimassa olevat sopimukset asettavat. Järjestelmän automaattiset toiminnot, kuten sopimuksen raukeamisesta ilmoittaminen, tukevat sitä, ettei yritys esimerkiksi joudu vahingossa laittomaan tai kokonaan sopimuksettomaan tilanteeseen.
Haluatko tietää lisää sähköisestä sopimushallinnasta? Tutustu aiheeseen tarkemmin lataamalla sähköisen sopimushallintajärjestelmän opas.
Lue myös, miten sähköinen sopimushallinta parantaa sopimustiedon löydettävyyttä ja saatavuutta.
