Data-analytiikka tunnistaa hankintojen huonot omenat

Osallistuin jokin aika sitten Amsterdamissa Digital Procurement World -konferenssiin, jossa koolla olivat kaikki hankinta-alan isot nimet. Kaksipäiväisen konferenssin aikana ehdin päästä tukevasti kärryille siitä, mitä uutta on luvassa hankinta-alan digitalisaatioon liittyen. Ironista kyllä, mieleenpainuvinta katsausta ei tarjonnut minulle yksikään hankinta-alan huipuista vaan käyttäytymistieteiden asiantuntija Niro Sivanathan, joka toimii apulaisprofessorina London Business Schoolissa. Kiinnitin erityisesti huomiota hänen ajatuksiinsa tiedon kehystämisestä ja muutoksessa navigoimisesta.

Keskustellessani asiakkaiden kanssa hankintaohjelmistoista näen erittäin konkreettisesti, miten vaikeaa ihmisten on muuttaa tapojaan varsinkin silloin, kun muutos liittyy jollakin tavalla digitaalisiin järjestelmiin. Sivanathanin presentaatiossa vaikutuksen teki etenkin seuraava lause: Jos haluat saada toiset uskomaan, että kannattaa valita appelsiinin sijasta omena, vie näytille pilaantunut omena. Käytännössä siis esittelemällä huonomman omenan saat nostettua oman omenasi arvoa.

Koti-Suomessa saatiin tänä syksynä ennätysmäinen omenasato, joten en nyt välittäisi pilata omenien mainetta. Silti ajatus huonoista omenista ei jätä rauhaan. Hankinta-alalla pari huonoa omenaa voi nimittäin tulla kalliiksi tai keikauttaa nurin jopa yrityksen koko omenakorin.

Katse menneeseen on avain tulevaisuuteen

Uusin tulokas hankintajärjestelmiimme on Cloudia Analytiikka, jota lähdimme kehittämään puhtaasti asiakastarpeen pohjalta. Työkalu tarjoaa hankintojen parissa työskenteleville välineet, joilla aikaisempaa suoritustasoa voidaan tarkastella ja analysoida siten, että tulevaisuuden toimintatavat varmasti muuttuvat – ja samalla voidaan myös jatkuvasti mitata onnistumista. Kaikki lähtee liikkeelle tärkeän tiedon tunnistamisesta, käyttämisestä ja jakamisesta selkeällä tavalla, joka ymmärretään koko organisaatiossa.

Monilla hankinta-alan toimijoilla on yhä tapana kerätä tietoja Excel-taulukoihin tai muihin yhtä hankalasti käytettäviin lomakkeisiin osastokohtaisesti, eli erikseen esimerkiksi talous-, myynti- ja HR-osastoilta. Se, millaista kollektiivista tietoa yrityksessä on, ei useinkaan ole selvää, koska kokonaiskuvaa on hankala hahmottaa. Uusi työkalumme on vastaus tähän. Yhdistämällä Cloudian palvelujen tarjoama data ja asiakkaan omista lähteistä, kuten talous- ja laskutusosastoilta, saatava tieto, saadaan tarkka käsitys hankintojen kaikista vaiheista ja myös siitä, mitkä osa-alueet kaipaavat kehittämistä. Visuaalisesti koostetut raportit sisältävät tietoa esimerkiksi ostojen summasta sopimuskohtaisesti, ostolaskujen jakautumisesta kustannusyksiköittäin, toimittajien kärkikymmeniköstä ostolaskujen kokonaissumman perusteella, sopimusten ennakoiduista arvoista kuukausitasolla ja hankintojen kokonaismääristä tai keskimääräisistä kilpailutusajoista.

Kun asiakas on hyvin perillä koko omenatarhansa tilasta, huonot omenat on helpompi huomata ja heittää pois.

Huonojen omenien visualisointi ja analysointi – miten se tehdään

Yksi esimerkki huonosta omenasta hankintaprosessissa on sopimusten ulkopuoliset ostot. Selkeän ostohistorian tarkastelu paljastaakin, onko asiaankuulumattomia tilauksia tehty tai ketkä työntekijöistä ovat virheellisesti tehneet ostoja sopimusten ulkopuolelta. Suurissa organisaatioissa kyse voi olla miljoonien eurojen säästöistä.

Organisaation menojen analysointi voi paljastaa omenoiden pilaantumisen syyksi myös korkeat kokonaiskustannukset hankintojen todellisiin hintoihin nähden. Kokonaiskustannuksia voivat nostaa esimerkiksi toimituksen ja käsittelyn aiheuttamat piilokustannukset tai tuotteiden varastointiin ja varastomääriin liittyvät elinkaarikustannukset. Entä montako toimittajaa meillä olikaan? Joissain organisaatioissa analyysi paljastaa, että toimittajia on aivan liikaa, eikä sopimus yhdenkään toimittajan kanssa ole siksi paras mahdollinen. Tietyltä toimittajalta saatetaan hankkia kalliiseen hintaan samat tuotteet, jotka toinen toimittaja tarjoaisi edullisemmin.

Miten omenasatoa voi parantaa

Kun datalukutaitoa on kehitetty, huonot omenat huomattu ja syitäkin pohdittu, ollaan silti vasta puolitiessä. Dataseurannasta ja laatuanalyyseistä ei ole hyötyä, ellei niiden myötä päädytä konkreettisiin ratkaisuihin ja muutoksiin tulevaisuuden toimintatavoissa. Forresterin tutkimuksen mukaan 74 prosenttia yrityksistä pyrkii olemaan tiedolla johdettuja, mutta silti vain 29 prosenttia niistä hyödyntää data-analytiikkaansa käytännössä.

Jos siis vastaat organisaatiosi hankinnoista ja omenatarhasi sato jäi huonoksi, poimi pilaantuneet omenat erilleen ja ryhdy valjastamaan haasteitasi kannattavaksi liiketoiminnaksi. Mistä sitten aloittaa? Pyrkisitkö ensin leikkaamaan turhia menoja, alentamaan kustannuksia vai nopeuttamaan hankintasykliä? Data-analytiikka auttaa hankinnan mittaamisessa ja tavoitteiden asettamisessa sekä KPI-mittareiden seuraamisessa. Karsi siis sinäkin pilaantuneet omenat koristasi – vaikkapa Cloudia Analytiikan avulla.

Outi Tuohimetsä
palvelujohtaja
Cloudia Oy

Lue lisää hankintojen visualisoinnista ja analysoinnista tai tutustu miten tekoäly ja muut uudet teknologiat vaikuttavat hankintatiedolla johtamiseen.